ЕДО - Електронний документообіг
Вступна частина
Інформаційний ресурс та програмне забезпечення для можливості документообігу в національному університеті водного господарства та природокористування надано АТ КБ «Приватбанк» відповідно до укладеного договору між користувачем (НУВГП) та власником системи (АТ КБ «Приватбанк»). Відповідальність за забезпечення захисту інформації в системі покладається на власника системи.
Преамбула
Необхідно прийняти до уваги, що зазначена система є WEB-орієнтованою і крім НУВГП нею користується Приватбанк та ряд інших організацій та установ (1133 компаній).
Загальна інформація
Порядок підготовки та роботи в системі
Авторизація в системі
Для входу в систему необхідно в браузері користувача набрати Укрдок, або ввійти за адресою http://doc.pb.ua
Мал.1
Мал.2
Мал.3
Мал.4
Алгоритм авторизації в системі
- Заходимо на сторінку http://doc.pb.ua
- Поле "Логін" - видається Адміністратором сиситеми УкрДок (надсилається листом персонально)(Мал.1)
- Поле "Пароль" - первинний пароль для всіх однаковий Password1(Мал.1)
- Натискаємо кнопку "Продовжити"(Мал.1)
- Випадає запит внесення бранчу (Мал.2)
- Для НУВГП визначено єдиний бранч DNH0 великими літерами (Мал.2)
- Із списку варіантів додаткового захисту вибрати пароль із СМС (Мал.2), натискаємо відправити. Протягом 2 хвилин надходить СМС з паролем
- Необхідно ввести пароль та нажати клавішу продовжити (Мал.2)
- Якщо вхід був первинний - відкривається вікно зміни пароля (Мал.3), якщо пароль був вже змінений - виконується вхід в систему (Мал.4)
Вимоги до пароля
Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні). Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему, відправки бранч, зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється.
Таблиця доступних шаблонів
Всі документи створюються, погоджуються, підписуються, затверджуються відправляються і отримуються за допомогою відповідних шаблонів.
| № шаблона УкрДок | Назва шаблона | Можливості шаблона |
|---|---|---|
| 23 | Шаблон розпорядження по бізнесу організації-партнера | Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення розпорядження по університету, інституту, коледжу, підрозділу. Передбачено контроль виконання та делегування для виконання іншим користувачам |
| 24 | Шаблон приказа организации-партнера | Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення накази по університету, інституту, коледжу контролювати їх виконання. |
| 202 | Протокол очного совещания по подразделению ГО/филиалу | Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення протоколи нарад, конференцій, вчених рад, засідань кафедри. |
| 10624 | С/з со схемой автор - утверждающий (для организаций-партнеров) | Шаблон дозволяє створювати, редагувати, затверджувати службову записку, лист, інформаційне повідомлення, супровідний лист, завдання, тощо без погодження з іншим користувачем. Як автор, так і затверджуючий або виконавець завдання можуть ознайомлювати із змістом зазначеного документа при необхідності інших користувачів. |
| 8540 | НОВАЯ вертикальная служебная записка с заданиями | Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), службові записки, які потребують погодження, затвердження, призначення контролюючих, призначення виконавців, доведення до відома, надсилання копій. Із змістом записки можна ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам |
| 8563 | Вертикальная служебная записка с заданиями (для сторонних организаций) | Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), службові записки, які потребують погодження, затвердження та доведення до відома. Із змістом записки можна ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам |
| 8646 | Заявка на подключение роли референта | Шаблон дозволяє створювати та погоджувати призначення тимчасово виконуючого обов’язки виконавця документів в системі УкрДок. Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача необхідно підготувати заявку за шаблоном "8646 - Заявка на подключение роли референта" Дану заявку можна створити, зайшовши в УкрДок з браузера «Mozilla Firefox». Підготувати заявку може будь-який користувач (бажано той, хто буде виконувати обов’язки), але затверджувати повинен користувач, який на час своєї відсутності призначає референта. |
Порядок створення документу на прикладі Шаблона №8540
Мал.5
Мал.6
Мал.7
- Для створення документа необхідно натиснути на «+Створити» (Мал.5). В командній строці «Створити документ» достатньо набрати літери «служ», або номер 8540, і в запропонованих варіантах вибрати шаблон «8540 Новая вертикальная служебная записка с заданием». (Мал.5)
- У правій частині нового документу обрати Адресата (Мал.6)
- Здійснюємо заповнення обов’язкових полів шаблона відповідно до змісту та задіяних працівників університету (зареєстрованих в УкрДок). (Мал.7)
- Заповнювати блок ЕКБ з персональними даними не потрібно
- Після перевірки правильності заповнення форм і змісту натиснути «Зберегти». Якщо не заповнити всі необхідні поля, то документ підсвітить порожні поля червоним кольором
- У розділі Завдання є можливість створити Завдання на основі документу Виконавцю, та відслідковувати етапи виконання в системі ЕСК (Електронна Система Контролю)
- Обов'язкові поля є "Затверджуючі", "Погоджуючі", "Довести до", "Контроль", "Виконавці"
- Після збереження документ необхідно відправити на погодження та затвердження, натиснувши послідовно «Створено» та «На погодження».
До адресата документ потрапить лише після того, коли його погодять працівники, зазначені у відповідних строках, а до виконавців – після підпису і затвердження. Погоджуючі можуть вносити свої зауваження до документа, а також повертати його на доопрацювання. Створений, підписаний та затверджений документ потрапляє у вибрану систему контролю. Якщо документ не виконано у вказаний термін, то система блокує виконання всіх інших документів.
Порядок прикріплення файлів до документів створених у доступних шаблонах
До збереженого документа, у якого є номер картки, можна прикріпити додаток:
- Виділіть текст, який повинен бути гіперпосиланням.
- Натисніть на панелі редагування "вставити / редагувати посилання".
- Через № Огляд знайдіть потрібний файл – «Ok».
- Натисніть кнопку «Завантажити» – «Ok».
- При необхідності введіть назву файлу, цільову аудиторію, обмежте доступ додатковою групою Sset.
- Внизу натисніть – «Ok».
- У правому верхньому кутку з'явиться системне повідомлення "Файл завантажений".
Дозволені формати додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб
Обов'язкі користувачів
Користувачі УкрДок НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та інструкціями, наданими розробниками УкрДок https://sites.google.com/a/privatbank.ua/ukrdok/ і дотримуватись їх вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку УкрДок для виконання наявних документів.
Порядок виходу із системи
Вихід із сеансу системи УкрДок здійснюється через кнопку «Ім’я, прізвище» користувача, після натискання на яке випадає меню. Натисканням на кнопку «Вихід» здійснюється повний вихід із системи УкрДок. Для наступного входу в систему необхідно авторизуватись, ввівши пароль та код з SMS чи QR-код
Якщо в процесі роботи вийти із системи шляхом закриття вкладки, то при наступному відкритті вкладки УкрДок із того ж браузера того ж робочого місця авторизуватись не потрібно – відкривається одразу персональна сторінка. Проте дана опція діє лише до кінця доби. На наступний день знову необхідно авторизуватись.
Роль ЕСК в системі УкрДок
Мал.8
Мал.9
Створений, підписаний та затверджений документ потрапляє у вибрану систему контролю.(Мал.8) Якщо документ не виконано у вказаний термін, то система блокує виконання всіх інших документів. Електронна система контролю відкривається шляхом натискання на клавішу розширення меню, яка знаходиться у правому верхньому кутку персональної сторінки, обравши там функцію ЕСК або за такими посиланнями: https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabOut, чи https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabIn
Крім контролю виконання документів система ЕСК дозволяє керівникам ставити завдання підпорядкованим працівникам. Для цього необхідно зайти в систему ЕСК, натиснути на клавішу. Добавить задание» (Мал.9), у випадаючому вікні написати завдання та встановити термін виконання. Працівник, якому поставлено завдання зобов’язаний після його виконання написати звіт, а також у відповідній строці системи ЕСК надати посилання (з командної строки браузера ) на документ УкрДок.
Інструкція по підготовці заявки на призначення ролі референта
Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача необхідно підготувати заявку за шаблоном «8646 - Заявка на подключение роли референта»
Дану заявку можна створити, зайшовши в УкрДок з браузера «Mozilla Firefox». Підготувати заявку може будь-який користувач, але затверджувати повинен користувач, який на час своєї відсутності призначає референта. Для цього в меню «Створити документ / пошук шаблона» необхідно набрати «8646» і заповнити запропонований бланк (Мал.10, Мал.11)
Мал.10
Мал.11
- Натиснувши клавішу «Выбрать», необхідно вибрати користувача, який виконуватиме роль референта.
- Натиснувши клавішу «Добавить», необхідно вибрати користувача який буде тимчасово відсутній.
- Обов’язково необхідно заповнити графи початку і закінчення виконання ролі референта.
- Графу «Введите номер карточки разъясняемого документа» заповнювати не обов’язково.
- Після заповнення обов’язкових граф натиснути на кнопки «сохранить», «за визами»
Доступ до вхідних документів основного користувача на визначений в таблиці заявки період часу матиме він і той, хто призначений референтом.
Для того, щоб основний користувач на цей час не мав доступу до своїх вхідних документів, необхідно подавати додаткову заявку до сектору ІТ університету.
Таблиця авторизованих користувачів
| Структура університету/дата підключення | Прізвище, ім'я, по батькові | Посада | Логін авторизації | Структурний підрозділ |
|---|---|---|---|---|
| 23.02.16 | Лагоднюк Олег Анатолійович | проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи | PA070275LOA | Ректорат |
| 23.02.16 | Хоменчук Олександр Анатолійович | Завідувач | PA100982KOA | Сектор Інформаційних технологій |
| 23.02.16 | Матвієнко Марія Дмитрівна | Головний бухгалтер | PA030171MMD | Бухгалтерія |
| 23.02.16 | Ковальчук Наталія Сергіївна | Завідувач відділу | PA300476KNS | Навчально-методичний відділ |
| 23.02.16 | Марчук Микола Миколайович | Начальник відділу | PA110583MMM | Планово-фінансовий відділ |
| 23.02.16 | Матіяш Маргарита Вікторівна | Начальник відділу кадрів | PA080462MMV | Відділ кадрів |
| 23.02.16 | Конопуд Любов Миколаївна | Начальник юридичного відділу | PA141152KLM | Юридичний відділ |
| 23.02.16 | Бескід Ніна Олександрівна | начальник відділу | PA180556BNO | Загальний відділ |
| 23.02.16 | Покладньов Євген Іванович | Начальник відділу | PA130676PEI | Відділ технічних засобів навчання та навчальних комп’ютерних технологій |
| 23.02.16 | Назарук Віталій Дмитрович | провідний інженер | PA280262NVD | Сектор інформаційних технологій |
| 23.02.16 | Василів Володимир Богданович | Доцент, к.т.н. кафедри економічної кібернетики | PA290374VVB | Кафедра економічної кібернетики |
| 02.03.16 | Яцкова Ірина Дмитрівна | Помічник ректора | PA010167JID | |
| 02.03.16 | Гулюк Тетяна Миколаївна | Провідний фахівець відділу | PA170883GTM | С |
| 02.03.16 | Кондратюк Тетяна Іванівна | заст. зав. відділу | PA280883KTI | С |
| 06.04.16 | Гаврищак Сергій Ярославович | Провідний інженер | PA200681GSJ | Сектор ІТ |
| 06.04.16 | Клімов Сергій Васильович | провідний інженер | PA141073KSV | Сектор ІТ |
| 06.04.16 | Прокопець Віталій Едуардович | Завідувач сектору | PA031092PVE | Сектор зв’язків з громадськістю |
| 06.04.16 | Пархомчук Наталія Вікторівна | Провідний фахівець | PA230775PNV | Сектор зв’язків з громадськістю |
| 14.04.16 | Мошинський Віктор Степанович | Ректор | PA290965MVS | Ректорат |
| 14.04.16 | Сорока Валерій Степанович | проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи | PA120363SVS | Ректорат |
| 14.04.16 | Савіна Наталія Борисівна | проректор з наукової роботи та міжнародних зв’язків | PA280364SNB | Ректорат |
| 14.04.16 | Дмитренко Олександр Олександрович | проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи | PA290461DOO | Ректорат |
| 14.04.16 | Ящук Світлана Валеріївна | Коректор | PA060374JSV | Загальний відділ |
| ННІБА | Макаренко Руслан Миколайович | Директор | EO260176MRM | Інститут |
| ННІБА | Корнійчук Олександр Іванович | заступник директора | EO020983KOI | Інститут |
| ННІБА | Кудрявцева Оксана Іванівна | Старший диспетчер | EO250473KOI | Інститут |
| ННІБА | Хрестецька Наталія | Методист заочної форми | EO020871KNB | Інститут |
| ННІБА | Кузло Микола Трохимович | завідувач кафедри, професор | EO140159KMT | Кафедра автомобільних доріг, основ та фундаментів |
| ННІБА | Багінська Вікторія Василівна | діловод | EO020378BVV | Кафедра автомобільних доріг, основ та фундаментів |
| ННІБА | Михайлищин Ольга Леонідівна | Завідувач кафедри, професор | EO311068MOL | Кафедра автомобільних доріг, основ та фундаментів |
| ННІБА | Караван Наталія Іванівна | старший лаборант | EO230675KNI | Кафедра автомобільних доріг, основ та фундаментів |
| ННІБА | Орлов Валерій Олегович | завідувач кафедри, професор | EO271145OVO | Кафедра водопостачання, водовідведення та бурової справи |
| ННІБА | Плетюк Оксана Василівна | діловод | EO180772POV | Кафедра водопостачання, водовідведення та бурової справи |
| ННІБА | Ткачук Олександр Андрійович | завідувач кафедри, професор | EO031055TOA | Кафедра міського будівництва та господарства |
| ННІБА | Лойко Світлана Борисівна | старший лаборант | EO030586LSB | Кафедра міського будівництва та господарства |
| ННІБА | Трач Володимир Мирославович | завідувач кафедри, професор | EO130851TVM | Кафедра мостів і тунелів, опору матеріалів і будівельної механіки |
| ННІБА | Тіток Олена Петрівна | старший лаборант | EO041260TOP | Кафедра мостів і тунелів, опору матеріалів і будівельної механіки |
| ННІБА | Ромашко Василь Миколайович | завідувач кафедри, професор | EO010660RVM | Кафедра основ архітектурного проектування, конструювання та графіки |
| ННІБА | Сєдова Оксана Михайлівна | діловод | EO090673SOM | Кафедра основ архітектурного проектування, конструювання та графіки |
| ННІБА | Филипчук Віктор Леонідович | завідувач кафедри, професор | EO020746FVL | Кафедра охорони праці і безпеки життєдіяльності |
| ННІБА | Романчук Валентина Степанівна | старший лаборант | EO190663RVS | Кафедра охорони праці і безпеки життєдіяльності |
| ННІБА | Бабич Євгеній Михайлович | завідувач кафедри, професор | EO090138BEM | Кафедра промислового, цивільного будівництва та інженерних споруд |
| ННІБА | Полюшко Лілія Миколаївна | старший лаборант | EO100173PLM | Кафедра промислового, цивільного будівництва та інженерних споруд |
| ННІБА | Кізєєв Микола Дмитрович | в.о. зав. кафедри, доцент | EO170158KMD | Кафедра теплогазопостачання, вентиляції та санітарної техніки |
| ННІБА | Чичелюк Анжела Іванівна | діловод | EO131093CAI | Кафедра теплогазопостачання, вентиляції та санітарної техніки |
| ННІБА | Дворкін Леонід Йосипович | завідувач кафедри, професор | EO110140DLJ | Кафедра технології будівельних виробів і матеріалознавства |
| ННІБА | Мацько Лариса Анатоліївна | діловод | EO140860MLA | Кафедра технології будівельних виробів і матеріалознавства |
| ННІЕМ | Валюх Андрій Миколайович | Директор | EO190676VAM | Інститут |
| ННІЕМ | Кроль Віта Вікторівна | Старший диспетчер | EO051088KVV | Інститут |
| ННІЕМ | Самолюк Наталія Миколаївна | Заступник директора ННІЕМ з навчально-методичної діяльності заочної форми | EO040582SNM | Інститут |
| ННІЕМ | Дорошенко Олена Олександрівна | Заступник директора ННІЕМ з навчально-методичної діяльності денної форми | EO040884DOO | Інститут |
| ННІЕМ | Зощук Наталія Володимирівна | Заступник директора ННІЕМ з виховної та організаційної діяльності | EO231080ZNV | Інститут |
| ННІЕМ | Кушнір Ніна Борисівна | Завідувач кафедри, професор | EO250960KNB | Кафедра Економіки підприємства |
| ННІЕМ | Красько Ілона Іванівна | Діловод | EO290185KII | Кафедра Економіки підприємства |
| ННІЕМ | Грицюк Петро Михайлович | Діловод | EO290185KII | Кафедра Економічної кібернетики |
| ННІЕМ | Грицюк Марія Василівна | Завідувач кафедри, професор | EO050557GPM | Кафедра Економічної кібернетики |
| ННІЕМ | Нікитенко Дмитро Валерійович | Завідувач кафедри, доцент | EO061078NDV | Кафедра Економічної теорії |
| ННІЕМ | Тадеєва Марія Іванівна | Завідувач кафедри, професор | EO110859TMI | Кафедра Іноземних мов |
| ННІЕМ | Мальчик Мар'яна Василівна | Завідувач кафедри, професор | EO290776MMV | Кафедра Маркетингу |
| ННІЕМ | Мельник Тетяна Дмитрівна | Діловод | EO081074MTD | Кафедра Маркетингу |
| ННІЕМ | Кожушко Леонід Федорович | Завідувач кафедри, професор | EO020250KLF | Кафедра менеджменту |
| ННІЕМ | Андрійцьо-Рузаєва Алла Юріївна | Діловод | EO260480AAJ | Кафедра менеджменту |
| ННІЕМ | Сазонець Ольга Миколаївна | Завідувач кафедри, професор | EO190764SOM | Кафедра Міжнародної економіки |
| ННІЕМ | Кедись Олена Якимівна | Діловод | EO281266KOJ | Кафедра Міжнародної економіки |
| ННІЕМ | Лазаришина Інна Дмитрівна | Завідувач кафедри, професор | EO090760LID | Кафедра Обліку і аудиту |
| ННІЕМ | Безтелесна Людмила Іванівна | Завідувач кафедри, професор | EO121069BLI | Кафедра Трудових ресурсів і підприємництва |
| ННІЕМ | Похно Тетяна Вікторівна | Діловод | EO130465PTV | Кафедра Трудових ресурсів і підприємництва |
| ННІЕМ | Малевич Леся Дмитрівна | Завідувач кафедри, доцент | EO171067MLD | Кафедра Українознавства |
| ННІЕМ | Шевчук Наталія Миколаївна | Діловод | EO160779SNM | Кафедра Українознавства |
| ННІЕМ | Наконечна Ольга Павлівна | Завідувач кафедри, професор | EO290555NOP | Кафедра Філософії |
| ННІЕМ | Гнатюк Едуард Миколайович | Діловод | EO151287GEM | Кафедра Філософії |
| ННІЕМ | Мельник Лариса Михайлівна | В.о. завідувача кафедри, доцент | EO170564MLM | Кафедра Фінансів та економіки природокористування |
| ННІЕМ | Тімофєєва Олена Валентинівна | Діловод | EO220671TOV | Кафедра Фінансів та економіки природокористування |