ЕДО - Електронний документообіг

Вступна частина

Інформаційний ресурс та програмне забезпечення для можливості документообігу в національному університеті водного господарства та природокористування надано АТ КБ «Приватбанк» відповідно до укладеного договору між користувачем (НУВГП) та власником системи (АТ КБ «Приватбанк»). Відповідальність за забезпечення захисту інформації в системі покладається на власника системи.

Преамбула

Необхідно прийняти до уваги, що зазначена система є WEB-орієнтованою і крім НУВГП нею користується Приватбанк та ряд інших організацій та установ (1133 компаній).

Порядок підготовки та роботи в системі

Авторизація в системі

Для входу в систему необхідно в браузері користувача набрати Укрдок, або ввійти за адресою http://doc.pb.ua

• 

  Мал.1

• 

  Мал.2

• 

  Мал.3

• 

  Мал.4

Алгоритм авторизації в системі

1. Заходимо на сторінку http://doc.pb.ua
2. Поле "Логін" - видається Адміністратором сиситеми УкрДок (надсилається листом персонально)(Мал.1)
3. Поле "Пароль" - первинний пароль для всіх однаковий Password1(Мал.1)
4. Натискаємо кнопку "Продовжити"(Мал.1)
5. Випадає запит внесення бранчу (Мал.2)
6. Для НУВГП визначено єдиний бранч DNH0 великими літерами (Мал.2)
7. Із списку варіантів додаткового захисту вибрати пароль із СМС (Мал.2), натискаємо відправити. Протягом 2 хвилин надходить СМС з паролем
8. Необхідно ввести пароль та нажати клавішу продовжити (Мал.2)
9. Якщо вхід був первинний - відкривається вікно зміни пароля (Мал.3), якщо пароль був вже змінений - виконується вхід в систему (Мал.4)

Вимоги до пароля

Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні). Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему, відправки бранч, зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється.

Таблиця доступних шаблонів

Всі документи створюються, погоджуються, підписуються, затверджуються відправляються і отримуються за допомогою відповідних шаблонів.

Таблиця доступних шаблонів та їх можливостей

№ шаблона УкрДок	Назва шаблона	Можливості шаблона
23	Шаблон розпорядження по бізнесу організації-партнера	Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення розпорядження по університету, інституту, коледжу, підрозділу. Передбачено контроль виконання та делегування для виконання іншим користувачам
24	Шаблон приказа организации-партнера	Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення накази по університету, інституту, коледжу контролювати їх виконання.
202	Протокол очного совещания по подразделению ГО/филиалу	Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення протоколи нарад, конференцій, вчених рад, засідань кафедри.
10624	С/з со схемой автор - утверждающий (для организаций-партнеров)	Шаблон дозволяє створювати, редагувати, затверджувати службову записку, лист, інформаційне повідомлення, супровідний лист, завдання, тощо без погодження з іншим користувачем. Як автор, так і затверджуючий або виконавець завдання можуть ознайомлювати із змістом зазначеного документа при необхідності інших користувачів.
8540	НОВАЯ вертикальная служебная записка с заданиями	Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), службові записки, які потребують погодження, затвердження, призначення контролюючих, призначення виконавців, доведення до відома, надсилання копій. Із змістом записки можна ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам
8563	Вертикальная служебная записка с заданиями (для сторонних организаций)	Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), службові записки, які потребують погодження, затвердження та доведення до відома. Із змістом записки можна ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам
8646	Заявка на подключение роли референта	Шаблон дозволяє створювати та погоджувати призначення тимчасово виконуючого обов’язки виконавця документів в системі УкрДок. Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача необхідно підготувати заявку за шаблоном "8646 - Заявка на подключение роли референта" Дану заявку можна створити, зайшовши в УкрДок з браузера «Mozilla Firefox». Підготувати заявку може будь-який користувач (бажано той, хто буде виконувати обов’язки), але затверджувати повинен користувач, який на час своєї відсутності призначає референта.

Порядок створення документу на прикладі Шаблона №8540

• 

  Мал.5

• 

  Мал.6

• 

  Мал.7

1. Для створення документа необхідно натиснути на «+Створити» (Мал.5). В командній строці «Створити документ» достатньо набрати літери «служ», або номер 8540, і в запропонованих варіантах вибрати шаблон «8540 Новая вертикальная служебная записка с заданием». (Мал.5)
2. У правій частині нового документу обрати Адресата (Мал.6)
3. Здійснюємо заповнення обов’язкових полів шаблона відповідно до змісту та задіяних працівників університету (зареєстрованих в УкрДок). (Мал.7)
4. Заповнювати блок ЕКБ з персональними даними не потрібно
5. Після перевірки правильності заповнення форм і змісту натиснути «Зберегти». Якщо не заповнити всі необхідні поля, то документ підсвітить порожні поля червоним кольором
6. У розділі Завдання є можливість створити Завдання на основі документу Виконавцю, та відслідковувати етапи виконання в системі ЕСК (Електронна Система Контролю)
7. Обов'язкові поля є "Затверджуючі", "Погоджуючі", "Довести до", "Контроль", "Виконавці"
8. Після збереження документ необхідно відправити на погодження та затвердження, натиснувши послідовно «Створено» та «На погодження».

До адресата документ потрапить лише після того, коли його погодять працівники, зазначені у відповідних строках, а до виконавців – після підпису і затвердження. Погоджуючі можуть вносити свої зауваження до документа, а також повертати його на доопрацювання. Створений, підписаний та затверджений документ потрапляє у вибрану систему контролю. Якщо документ не виконано у вказаний термін, то система блокує виконання всіх інших документів.

Порядок прикріплення файлів до документів створених у доступних шаблонах

До збереженого документа, у якого є номер картки, можна прикріпити додаток:

1. Виділіть текст, який повинен бути гіперпосиланням.
2. Натисніть на панелі редагування "вставити / редагувати посилання".
3. Через № Огляд знайдіть потрібний файл – «Ok».
4. Натисніть кнопку «Завантажити» – «Ok».
5. При необхідності введіть назву файлу, цільову аудиторію, обмежте доступ додатковою групою Sset.
6. Внизу натисніть – «Ok».
7. У правому верхньому кутку з'явиться системне повідомлення "Файл завантажений".

Дозволені формати додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб

Обов'язкі користувачів

Користувачі УкрДок НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та інструкціями, наданими розробниками УкрДок https://sites.google.com/a/privatbank.ua/ukrdok/ і дотримуватись їх вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку УкрДок для виконання наявних документів.

Порядок виходу із системи

Вихід із сеансу системи УкрДок здійснюється через кнопку «Ім’я, прізвище» користувача, після натискання на яке випадає меню. Натисканням на кнопку «Вихід» здійснюється повний вихід із системи УкрДок. Для наступного входу в систему необхідно авторизуватись, ввівши пароль та код з SMS чи QR-код
Якщо в процесі роботи вийти із системи шляхом закриття вкладки, то при наступному відкритті вкладки УкрДок із того ж браузера того ж робочого місця авторизуватись не потрібно – відкривається одразу персональна сторінка. Проте дана опція діє лише до кінця доби. На наступний день знову необхідно авторизуватись.

Роль ЕСК в системі УкрДок

• 

  Мал.8

• 

  Мал.9

Створений, підписаний та затверджений документ потрапляє у вибрану систему контролю.(Мал.8) Якщо документ не виконано у вказаний термін, то система блокує виконання всіх інших документів. Електронна система контролю відкривається шляхом натискання на клавішу розширення меню, яка знаходиться у правому верхньому кутку персональної сторінки, обравши там функцію ЕСК або за такими посиланнями: https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabOut, чи https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabIn
Крім контролю виконання документів система ЕСК дозволяє керівникам ставити завдання підпорядкованим працівникам. Для цього необхідно зайти в систему ЕСК, натиснути на клавішу. Добавить задание» (Мал.9), у випадаючому вікні написати завдання та встановити термін виконання. Працівник, якому поставлено завдання зобов’язаний після його виконання написати звіт, а також у відповідній строці системи ЕСК надати посилання (з командної строки браузера ) на документ УкрДок.

---

Інструкція по підготовці заявки на призначення ролі референта

Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача необхідно підготувати заявку за шаблоном «8646 - Заявка на подключение роли референта»
Дану заявку можна створити, зайшовши в УкрДок з браузера «Mozilla Firefox». Підготувати заявку може будь-який користувач, але затверджувати повинен користувач, який на час своєї відсутності призначає референта. Для цього в меню «Створити документ / пошук шаблона» необхідно набрати «8646» і заповнити запропонований бланк (Мал.10, Мал.11)

• 

  Мал.10

• 

  Мал.11

1. Натиснувши клавішу «Выбрать», необхідно вибрати користувача, який виконуватиме роль референта.
2. Натиснувши клавішу «Добавить», необхідно вибрати користувача який буде тимчасово відсутній.
3. Обов’язково необхідно заповнити графи початку і закінчення виконання ролі референта.
4. Графу «Введите номер карточки разъясняемого документа» заповнювати не обов’язково.
5. Після заповнення обов’язкових граф натиснути на кнопки «сохранить», «за визами»

Доступ до вхідних документів основного користувача на визначений в таблиці заявки період часу матиме він і той, хто призначений референтом.
Для того, щоб основний користувач на цей час не мав доступу до своїх вхідних документів, необхідно подавати додаткову заявку до сектору ІТ університету.

Таблиця авторизованих користувачів

Таблиця користувачів сортування по даті підключення до системи УкрДок

Дата підключення	Прізвище, ім'я, по батькові	Посада	Логін авторизації	Структурний підрозділ
23.02.16	Лагоднюк Олег Анатолійович	проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи	PA070275LOA	Ректорат
23.02.16	Хоменчук Олександр Анатолійович	Завідувач	PA100982KOA	Сектор Інформаційних технологій
23.02.16	Матвієнко Марія Дмитрівна	Головний бухгалтер	PA030171MMD	Бухгалтерія
23.02.16	Ковальчук Наталія Сергіївна	Завідувач відділу	PA300476KNS	Навчально-методичний відділ
23.02.16	Марчук Микола Миколайович	Начальник відділу	PA110583MMM	Планово-фінансовий відділ
23.02.16	Матіяш Маргарита Вікторівна	Начальник відділу кадрів	PA080462MMV	Відділ кадрів
23.02.16	Конопуд Любов Миколаївна	Начальник юридичного відділу	PA141152KLM	Юридичний відділ
23.02.16	Бескід Ніна Олександрівна	начальник відділу	PA180556BNO	Загальний відділ
23.02.16	Покладньов Євген Іванович	Начальник відділу	PA130676PEI	Відділ технічних засобів навчання та навчальних комп’ютерних технологій
23.02.16	Назарук Віталій Дмитрович	провідний інженер	PA280262NVD	Сектор інформаційних технологій
23.02.16	Василів Володимир Богданович	Доцент, к.т.н. кафедри економічної кібернетики	PA290374VVB	Кафедра економічної кібернетики
02.03.16	Яцкова Ірина Дмитрівна	Помічник ректора	PA010167JID
02.03.16	Гулюк Тетяна Миколаївна	Провідний фахівець відділу	PA170883GTM	С
02.03.16	Кондратюк Тетяна Іванівна	заст. зав. відділу	PA280883KTI	С
06.04.16	Гаврищак Сергій Ярославович	Провідний інженер	PA200681GSJ	Сектор ІТ
06.04.16	Клімов Сергій Васильович	провідний інженер	PA141073KSV	Сектор ІТ
06.04.16	Прокопець Віталій Едуардович	Завідувач сектору	PA031092PVE	Сектор зв’язків з громадськістю
06.04.16	Пархомчук Наталія Вікторівна	Провідний фахівець	PA230775PNV	Сектор зв’язків з громадськістю
14.04.16	Мошинський Віктор Степанович	Ректор	PA290965MVS	Ректорат
14.04.16	Сорока Валерій Степанович	проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи	PA120363SVS	Ректорат
14.04.16	Савіна Наталія Борисівна	проректор з наукової роботи та міжнародних зв’язків	PA280364SNB	Ректорат
14.04.16	Дмитренко Олександр Олександрович	проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи	PA290461DOO	Ректорат
14.04.16	Ящук Світлана Валеріївна	Коректор	PA060374JSV	Загальний відділ