Відмінності між версіями «ЕДО - Електронний документообіг»

Матеріал з Wikiситет
Перейти до навігації Перейти до пошуку
 
(Не показані 485 проміжних версій 6 користувачів)
Рядок 1: Рядок 1:
{{Картка
|ім'я        = Картка/документація
|стиль_тіла  =
|стиль_назви  =
|угорі        = '''ЕДО'''
|зображення  = [[Файл:Ворк-Флов.PNG|600px]]
|стиль_зображення =
|підпис      = Система документообігу установи
|стиль_підпису =
|стиль_заголовків = background:#ccf;
|стиль_міток  = background:#ddf;
|стиль_тексту =
|заголовок1 = Технічні умови роботи 
|мітка1  =
|текст1  = Серверно-клієнтська частина розташована на ресурсах Національного університету вдного господарства та природокористування.Введено  в експлуатацію  з 01.01.2019 року.
|заголовок2 =
|мітка2  = Платформа ресурсу
|текст2  = Ресурс працює через доступ до Інтернету у браузері Google-Chromе
|заголовок3 =
|мітка3  =
|текст3  = За інформаційну безпеку  та технічне обслуговування відповідає відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
|заголовок4 = Консультації та навчання
|мітка4  = Усі три (мітка)
|текст4  = Усі три (дані)
|заголовок5 =
|мітка5  = Відділ "ІТ"
|текст5  =
|мітка6  = Викладач
|текст6  = [[Назарук Віталій Дмитрович]]
}}
==Вступна частина==
==Вступна частина==
Інформаційний ресурс та програмне забезпечення для можливості документообігу в національному університеті водного господарства та природокористування  надано АТ КБ «Приватбанк» відповідно до укладеного договору між користувачем (НУВГП) та власником системи (АТ КБ «Приватбанк»). Відповідальність за забезпечення захисту інформації в системі покладається на власника системи.
 
===Преамбула===
Система електронного документообігу (далі - СЕДО), яка впроваджена в НУВГП, розроблена компанією "іCorе" і має назву "іDoc НУВГП". Інформаційний ресурс СЕДО розміщено на серверних потужностях Національного університету водного господарства та природокористування. З 27.04.2019 р. реалізована нова версія програмного комплексу "іDoc НУВГП".  
Необхідно прийняти до уваги, що зазначена система є WEB-орієнтованою і крім НУВГП нею користується Приватбанк та ряд інших організацій та установ (1133 компаній).
Організація електонного документообігу в НУВГП  здійснюється відповідно до вимог Закону України від 22.05.2003 № 851-IV Про електронні документи та електронний документообіг: [http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/851-15] та Постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.18 № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності": [http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF].
Відповідальність за організацію електронного документообігу в НУВГП покладено на загальний відділ. Відповідальність за технічну експлуатацію СЕДО та забезпечення захисту інформації в системі покладено  на відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
 
===Реєстрація та внесення змін в облікові дані користувачів СЕДО===
Для реєстрації користувачів  у системі електронного документообігу керівники підрозділів подають заявки з розширенням .xls або .xlsx.  Форма для заповнення даних знаходиться  в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti].
 
Для вилучення користувача із СЕДО керівники підрозділів подають заявки із зазначенням прізвища, імені, по-батькові користувача,  номеру та дати наказу на звільнення.
 
Для внесення змін в облікові дані користувачів керівники подають заявки у довільній формі із зазначенням дати та номером наказу та відповідних змін у посадах, підпорядкуванні, прізвищах тощо.
 
Для внесення змін у випадку реорганізації чи створення нових підрозділів, керівники подають заявки з розширенням .xls або .xlsx.  Форма для заповнення даних знаходиться  в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti].
 
Усі заявки подаються через єдиний сервіс надання інформаційних послуг НУВГП: [http://help.nuwm.edu.ua/] у категорію "Електронний документообіг"
 
===Загальна інформація===
===Загальна інформація===
'''Обов'язки користувачів'''
Користувачі ЕДО НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією  та дотримуватись її вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку ЕДО  для виконання наявних документів.
Відеоінструкція розробників системи знаходиться за посиланням: https://www.youtube.com/watch?v=H77lr56ITr4
==Порядок підготовки та роботи в системі==
==Порядок підготовки та роботи в системі==
===Авторизація в системі===
===Авторизація в системі===
Для входу в систему необхідно в браузері користувача набрати Укрдок, або ввійти за адресою http://doc.pb.ua<br>
Для входу в систему необхідно в командному рядку браузера користувача набрати https://idoc.nuwm.edu.ua/login , або натиснути на [https://idoc.nuwm.edu.ua/login] даної інструкції, або натиснути на зображення "Електронний документообіг" у вкладці "Працівник" головної сторінки сайту університету.
<gallery>
<center>
Файл:Скрин2.png|Мал.1
[[Файл:Вхід_з_порталу.PNG|700px]]
Файл:Скрин_3.png|Мал.2
</center>
Файл:Скрин_4.png|Мал.3
У вікні авторизації:
Файл:Скрин_5.png|Мал.4
<center>
</gallery>
[[Файл:Авторизація.PNG|700px]]
Алгоритм авторизації в системі
</center>
# Заходимо на сторінку http://doc.pb.ua
У рядок «Логін» ввести персональний логін, створений шляхом транслітерації ініціалів та прізвища  користувача, наприклад:  v.s.koval (для користувачів , підключених в 2018 р.), та nuwm_v.s.koval (для користувачів, підключених з 2019 р.).  В командному рядку  «Пароль» ввести пароль, потім натиснути «Увійти», в результаті чого відкривається сторінка персонального кабінету користувача.
# Поле "Логін" - видається Адміністратором сиситеми УкрДок (надсилається листом персонально)(Мал.1)
<center>
# Поле "Пароль" - первинний пароль для всіх однаковий '''Password1'''(Мал.1)
[[Файл:Персональний_каб.PNG|700px]]
# Натискаємо кнопку "Продовжити"(Мал.1)
</center>
# Випадає запит внесення бранчу (Мал.2)
 
# Для НУВГП визначено єдиний бранч '''DNH0''' великими літерами (Мал.2)
Зміна пароля здійснюється в меню "Мій профіль" в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч) .
# Із списку варіантів додаткового захисту вибрати пароль із СМС (Мал.2), натискаємо відправити. Протягом 2 хвилин надходить СМС з паролем
<center>
# Необхідно ввести пароль та нажати клавішу продовжити (Мал.2)
[[Файл:Заміна_пароля.PNG|400px]]
# Якщо вхід був первинний - відкривається вікно зміни пароля (Мал.3), якщо пароль був вже змінений - виконується вхід в систему (Мал.4)
</center>
====Вимоги до пароля====
Після відкривання вікна зміни пароля необхідно здійснити процедуру вводу Вашого індивідуального пароля.
Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні). Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему, відправки бранч, зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження.
 
Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється.
Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему,  зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні).
===Таблиця доступних шаблонів===
Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється. Пароль необхідно запам'ятати, або записати на недоступний для інших осіб носій.
Всі документи створюються, погоджуються, підписуються, затверджуються відправляються і отримуються за допомогою відповідних шаблонів.
 
{| class="standart"
===Відновлення пароля===
|+Таблиця доступних шаблонів та їх можливостей
Якщо користувач не може пригадати свій пароль,  він повинен його відновити  через кнопку "Забули пароль"
<center>
[[Файл:Забули_пароль.PNG|400px]]
</center>
Після натискання кнопки Забули пароль відкривається меню відновлення пароля. У верхній рядок необхідно внести логін в ЕДО (наприклад v.s.koval, а в нижній рядок - логін персональної електроннної пошти в домені nuwm.edu.ua, наприклад: v.s.koval@nuwm.edu.ua та натиснути кнопку Отримати пароль. На електронну скриньку користувача надійде тимчасовий пароль, який необхідно змінити зазначеним вище способом
<center>
[[Файл:Отримати_пароль.PNG|400px]]
</center>
===Загальні вимоги по роботі в системі===
1. Користувачам рекомендується регулярна очистка файлів куки і кешу (п. 3.1.1)<br>
2. <b>Наполегливо рекомендуємо</b> внести СЕД у винятки розширень браузера, які блокують рекламу. Дані розширення можуть блокувати критично важливі функції документообігу.<br>
3. Рекомендуємо оновлювати пароль кожні 3 місяця для покращення безпеки користувача.
 
==Порядок роботи з документами==
===Загальні вимоги при роботі з документами===
Логіка бізнеспроцесів підготовки документів зображена на нижченаведеній блок-схемі. Узгоджуючих, затверджуючих, адресатів, ознайомлювачів необхідно вибирати залежно від змісту документа
'''[https://drive.google.com/open?id=0B7mewYRz7NWJMVJUSEllV0dqZ2s Порядок роботи з документом із  погодженням]'''
При вставці cкопійованого тексту в поле документу слід використовувати комбінацію <b>ctrl+shift+v</b><br>
На друк документи виводяться з оформленням згідно брендбуку та закону України.
====3.1.1 Очистка файлів куків та кешу====
Перед кожним сеансом роботи в системі необхідно видаляти накопичені файли куків. Для цього в командному рядку браузера натиснути на значок замка, вибрати необхідні файли куків, послідовно натиснути  Видалити та Готово.
<center>
[[Файл:Куки.png|1000px]]
</center>
<center>
[[Файл:Видалення_куків.png|900px]]
</center>
Після вибору шаблону для створення документа необхідно скинути кеш та обновити сторінку
<center>
[[Файл:Скинути_кеш.png|900px]]
</center>
Порядок роботи  приведено на прикладі шаблона наказу і стосується всіх інших документів.
 
====Створення документа.====
У персональному  кабінеті IDoc НУВГП  натиснути на клавішу «Створити документ», у випадаючому меню вибрати Наказ.
 
'''Заповнити шаблон за наступною схемою:'''
<center>
[[Файл:Назва_наказу.PNG|700px]]
</center>
В поле "Назва документу" необхідно внести коротку назву наказу.
В поле "Констатуюча частина" необхідно внести коротку преамбулу, підставу.
В поле "Наказую" необхідно внести текст наказу. В поля "Констатуюча частина" та "Наказую" можна імпортувати підготовлені тексти, які містяться в інших файлах, натиснувши кнопку "Імпорт doc-файлу".
*При внесенні тексту в поля дотримуватись наступних вимог: вирівнювання тектсу з обох сторін, абзацні відступи виставляти вручну пробілами.
*Рядок для підпису ректора не вносити - він підтягується автоматично.
<center>
[[Файл:Тіло_наказу.PNG|700px]]
</center>
При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву  та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".
====Узгодження документа.Ознайомлення з документом====
Вибір узгоджуючих здійснюється відповідно до змісту наказу. Автоматично підтягуються на узгодження: безпосередній керівник автора документу, начальник юридичного відділу, начальник відділу запобігання та виявлення корупції, коректор.
Якщо в процесі узгодження проекту документу виникає необхідність додати узгоджуючого, то це необхідно виконувати в режимі Редагування, натиснувши на кнопку "Зняти з візування". Після заповнення всіх полів необхідно натиснути кнопки "Зберегти" та "Створити" ("Підписати").
<center>
[[Файл:Узгодження.PNG|700px]]
</center>
Вибір користувачів, яким необхідно довести наказ, може  здійснюється автором під час створення, узгодження та затвердження документу, але до моменту натискання ним кнопки "Ознайомитись". Для цього необхідно відкрити документ та в рядку "Ознайомлення" вибрати необхідних користувачів.Ознайомлення здійснюється індивідуально, або за ролями.
 
Індикатором кроку, на якому знаходиться документ (узгодження, затвердження, ознайомлення), є жовта вертикальна лінія праворуч від реквізитів користувачів.
<center>
[[Файл:Лінія_узгодження.png|700px]]
</center>
 
====Додавання узгоджуючого на кроці Затвердження ====
Якщо на кроці Затвердження  було отримано зауваження щодо необхідності додати особу на попередній крок, то автору необхідно взяти документ на редагування,
<center>
[[Файл:Додавання узгоджуючого.png|700px]]
</center>
додати необхідного підписанта. Поставити галочку в полі “Повернути на узгодження”, потім  натиснути на кнопку “Повернути на візування” або “Повернути на візування та зняти підписи”
<center>
[[Файл:Повернення на узгодження.png|700px]]
</center>
 
====Прикріплення файлів додатків до документа.====
*Натиснути на клавішу «Зберегти», перевірити правопис.
*Натиснути на клавішу «Редагувати».
*При необхідності виправити помилки.
При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву  та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".
<center>
[[Файл:Прикріплення_додатків.PNG|700px]]
</center>
 
'''Дозволені формати  додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб. Використовувати коми, крапки, пробіли в назвах документів ЗАБОРОНЕНО. Рекомендовано називати додатки ЛАТИНИЦЕЮ'''
 
====Додавання файлів на редагуванні====
В разі неможливості прикріплення додатків слід натиснути ПКМ у виділеному полі та зняти галочку "Тільки читання"
<center>
[[Файл:Ronly.png|700px]]
</center>
 
====Вставка гіперпосилання на документ іDoc====
 
Для вставки гіперпосилання необхідно в текст документа, який створюється,  внести назву документа, на який буде гіперпосилання та виділити його. В сусідній вкладці браузера відкрити  документ, на який буде гіперпосилання та  з командного рядка  скопіювати посилання.
Повернутись до створюваного документа, на панелі інструментів натиснути  значок гіперпосилання. У запропонованому меню натиснути на клавішу «Вставити посилання», скопійоване посилання вставити в рядок  «URL» та натиснути на клавішу Ok.
<center>
[[Файл:Вставка_гіперпосилання.PNG|700px]]
</center>
 
==== Відправлення документа. ====
В меню роботи із збереженим документом натиснути клавішу «Створити». Документ надходить до папки "Очікують мене" адресата (угоджуючого, затверджуючого, ознайомлювача).
 
==== Видалення документа. ====
Якщо в процесі створення, редагування, візування  документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути на кнопку зі стрілкою та вибрати пункт «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.
<center>
[[Файл:idoc_remove.png|1000px]]
</center>
 
==== Відпрацювання документа. ====
Документи, надіслані користувачу в роботу, потраплять йому в папку "Очікують мене". Користувачу необхідно відкрити документ, озайомитись із змістом та, залежно від змісту, відпрацювати: узгодити, затвердити, додати адресата, додати ознайомлювача, делегувати, написати зауваження чи коментар. Якщо користувач написав зауваження, то документ повертається до автора, котрий повинен внести корективи в документ та написати відповідь.
<center>
[[Файл:Тест_зауваження.PNG|700px]]
</center>
<center>
[[Файл:Тест_відповіді.PNG|700px]]
</center>
====Ознайомлення з документом інших користувачів.====
Для ознайомлення з документом в рядку "Ознайомлення" необхідно натиснути на значок "+", набрати прізвище користувача та  натиснути на рядок з  його даними.
Для ознайомлення з документом групи користувачів, яким присвоєні певні ролі, необхідно в рядку "Ознайомлення"  натиснути на значок "+ силует" та вибрати групу користувачів з відповідними ролями.
<center>
[[Файл:Ознайомлення_кор.PNG|700px]]
</center>
<center>
[[Файл:Ознайомлення_ролі.PNG|700px]]
</center>
 
====Прикріплення завдання.====
До кожного документа можна прикріпити завдання з контролем. Для цього необхідно натиснути на кнопку "Додати завдання" і заповнити всі необхідні поля.
 
<center>
[[Файл:Додавання_завдання.PNG|700px]]
</center>
 
У контролюючого це завдання появиться в папці "Я контролюю", у виконапця - в паці "Мене контролюють".  
 
====Створення папок та додавання документів до папок====
В процесі роботи всі створені користувачем  документи  в хронологічному порядку поміщаються до папки  «Мої документи». Всі відпрацьовані користувачем документи, в  т.ч. отримані, але не відпрацьовані іншими користувачами, потрапляють в папку "Інші" Документи, відпрацьовані усіма, без виключення користувачами, переміщаються із папки "Інші" до папки "Історія".
Необхідні для подальшого використання документи користувач може додавати до персональних папок
<center>
[[Файл:Створення_папок.PNG|700px]]
</center>
Для додавання документа до папки необхідно його позначити галочкою (ліворуч від назви), натиснути на значок "Позначити як", дати назву папки , та натиснути значок +:
 
====Делегування документів.====
 
Делегування документа означає передачу права авторства на документ. Делегування можливе в межах одного підрозділу між працівниками, або по вертикальній підпорядкованості.
 
'''Заборонено''' делегувати документ вказаним автором документа користувачам, які виконують роль погоджуючого, затверджуючого, адресата, додаткового виконавця.
 
В межах одного підрозділу вхідний документ може бути делегований, якщо за змістом документ належить до виконання іншим працівником, відповідно до покладених функціональних обов’язків.
Керівник може делегувати вхідний документ на виконання працівнику підпорядкованого підрозділу.
<center>
[[Файл:Делегування.PNG|700px]]
</center>
 
====Пошук документів.====
Пошук документів здійснюється в меню пошуку за допомогою наступних способів.
*Пошук за допомогою системного номера документа
<center>
[[Файл:ПОшук_за_сист._№.PNG|700px]]
</center>
 
*Пошук за допомогою порядкового номера,або назви документа
<center>
[[Файл:Пошук_за_назвою.PNG|700px]]
</center>
 
*Пошук за допомогою інших атрибутів документа
<center>
[[Файл:Пощук_док.PNG|700px]]
</center>
 
====Генерація документу з КЕП та його верифікація====
Для верифікації накладеного КЕП на документ його необхідно завантажити (значок завантаження в правій частині екрану під прізвищем)
<center>
[[Файл:VerECP.png|верифікація пдф]]
</center>
та скористатись сервісами перевірки КЕП [https://sign.diia.gov.ua/verify Верифікація Дія]
 
====Друк документів.====
Відповідальними за реєстрацію підрозділами обов'язково роздруковуються в одному примірнику лише ті документи, які в подальшому будуть передані до архіву.
Для друку спочатку через меню перегляду необхідно вибрати, що саме необхідно друкувати - текст документу, чи аркуш погодження. Аркуш погодження роздруковується на звороті останнього аркуша розпорядчого документу.
<center>
[[Файл:Друк_наказу.PNG|700px]]
</center>
 
Далі необхідно натиснути на значок принтера
<center>
[[Файл:Принтер.PNG|700px]]
</center>
 
Натиснути кнопку "Роздрукувати"
<center>
[[Файл:Принтер_вивід.PNG|700px]]
</center>
 
Натиснути кнопку "Друк". В налаштуваннях принтера необхідно встановити показані на рисунку параметри
<center>
[[Файл:Налаштування_принтера.PNG|700px]]
</center>
 
====Автоматичний перехід на наступний документ====
Для вимкнення функції автоматичного переходу на наступний документ необхідно перейти в меню налаштування та натиснути необхідний чекбокс
<center>
[[Файл:Autochange.png|300px]]
</center>
 
====Відкладення підписання з КЕП з мобільних пристроїв====
Для того, що відкласти підписання з КЕП з мобільних пристроїв, необхідно:
 
Авторизуватись в системі <br>
Перейти за посиланням https://idoc.nuwm.edu.ua/tools/profile<br>
Увімкнути режим “Комп’ютерної версії сайту”
<center>
[[Файл:ecpmob_1.jpg|300px]]
</center>
<center>
[[Файл:ecpmob_2.jpg|300px]]
</center>
Натиснути відповідну галочку
<center>
[[Файл:ecpmob_3.jpg|300px]]
</center>
 
===Особливості використання окремих бізнеспроцесів (шаблонів) при підготовці документів===
 
====Накази за категоріями====
Окрім шаблона Наказ, за допомогою якого готуються накази з основної діяльності, розроблено ряд інших шаблонів, за допомогою яких готуються накази  за наступними видами діяльності.
*Наказ аспірантура
*Наказ НДЧ
*Наказ кадри
*Наказ відпустки
*Наказ відрядження
*Наказ студенти
*Наказ приймальна комісія
*Наказ ІПО кадри
*Наказ ІПО студенти
 
Реєстрація затверджених наказів за порядковими номерами, створеними автоматично системою, здійснюється відповідальними підрозділами. Доступ до зазначених шаблонів надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг"
'''[http://help.nuwm.edu.ua/]'''
 
====Розпорядження====
Бізнеспроцес "Розпорядження" має таку ж логіку створення, узгодження, затвердження та ознайомлення, що й наказ. Автоматично на узгодження підтягюються безпосередній керівник автора проекту розпорядження та коректор. Доступ до  шаблону надається  користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг"
'''[http://help.nuwm.edu.ua/]'''
 
====Заява====
В меню вибору БП необхідно вибрати "Заява".
<center>
[[Файл:Вибір_заяви.PNG|200px]]
</center>
 
Поля необхідно заповнити згідно змісту (або імпортувати з doc-файла).  
Вибирати, згідно змісту заяви, узгоджуючих, затверджуючого, адресата/тів (хто буде обробляти заяву) та, при необхідності -  ознайомлювачів. При необхідності прикріпити додатки. Автоматично підтягуються: в узгоджуючі безпосередній керівник автора та начальник відділу кадрів; в ознайомлювачі – діловод загального відділу, яка веде облік заяв.
 
<center>
[[Файл:Поля_Заяви.PNG|700px]]
</center>
 
 
Натиснути кнопку "На підпис". Підтягується меню ЕЦП - необхідно вибрати АЦСК, де генерувався ЕЦП, вибрати файл, на якому він зберігається та ввести пароль доступу до файлу та підписати з ЕЦП.  (Якщо обов’язкові поля не заповнено, або немає ЕЦП  – документ не створиться)
<center>
[[Файл:Накладення_ЕЦП.PNG|700px]]
</center>
 
====Заявка на виконуючого обов'язки====
В меню вибору БП вибираємо "Заявка на виконуючого обов'язків". Заповнюємо необхідні поля: підстава, ПІБ основного користувача (той, хто передає права), В.о. (той, хто приймає права), дату початку та дату кінця.
<center>
[[Файл:Vo.png|700px]]
</center>
Та натискаємо "На підпис".
Необхідні підписанти підтягнуться автоматично.
Після присвоєння прав для в. о. слід перезайти в систему для коректного відпрацювання системою.
 
=====Перехід до документів користувача=====
<center>
[[Файл:Vo2.png|700px]]
</center>
Натискаємо на Ваше прізвище та обираємо необхідну особу. Далі робота із документами не відрізняється від звичного процесу.
 
====Протокол====
В меню вибору БП необхідно вибрати "Протокол". Доступ до шаблону надається згідно заявок діловодам кафедр, секретарям зборів та колегіальних органів.
Протокол створюється в день проведення засідань чи зборів. Дата протоколу підтягується автоматично. Номер протоколу проставляється згідно журналу реєстрації.
<center>
[[Файл:Протокол створення.PNG|700px]]
</center>
 
====Табель обліку використання робочого часу ====
Бізнеспроцес «Табель обліку» призначений для використання  працівниками усіх підрозділів університету.
Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність створення таблиці табелю в форматі .doc, .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc.
Документ із зразком таблиці додається окремим файлом: Табель обліку
 
[https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti Шаблони]
 
<center>
[[Файл:Табель обліку.png|600px]]
</center>
 
Таблицю потрібно заповнити в програмі Word  і зберегти на комп’ютері окремим файлом. 
Для використання зазначеного бізнеспроцесу необхідно натиснути на кнопку Створити документ і вибрати Табель обліку.
 
<center>
[[Файл:Вибір БП Табель обліку.png|500px]]
</center>
 
В шаблоні документа внести назву, наприклад, Табель, відділ/центр/кафедра, місяць. Натиснути кнопку Імпорт doc-файлу, вибрати збережений файл таблиці та завантажити його.
 
<center>
[[Файл:Імпорт файла табель.png|700px]]
</center>
Файл вантажиться до 1 хвилини і матиме наступний вигляд.
 
<center>
[[Файл:Табель обліку html.png|600px]]
</center>
Натиснути кнопку «На підпис» та підписати документ з ЕЦП.
За достовірність внесених даних відповідає автор документу. Примітка. Всі узгоджувачі, затверджуючий та адресат  додаються автоматично.
 
====Акт НДЧ====
Бізнеспроцес “Акт НДЧ” призначений для використання працівниками науково - дослідної частини. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність заповнення підготовлених документів в форматі .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc: <br>
Акт НДЧ
<center>
[[Файл:Aktndch0.png|Тіло документу]]
</center>
Табель обліку
<center>
[[Файл:Aktndch6.png|Табель]]
</center>
Перед початком роботи в СЕДО iDoc необхідно заповнити документи формату .docx
 
<b>Порядок роботи з СЕДО</b>
 
Для роботи з документом в СЕДО iDoc необхідно:
<center>
[[Файл:Aktndch1.png|Створення документу]]
</center>
1. Натиснути “Створити документ” та вибрати “Акт НДЧ”
<center>
[[Файл:Aktndch2.png|Заповнення полів]]
[[Файл:Aktndch3.png|Селект]]
</center>
2. Заповнити обов’язкові поля документу.  Слід звернути увагу на те, що “Керівник роботи” вибирається через поле селекту
<center>
[[Файл:Aktndch4.png|Імпорт]]
</center>
3. Натиснути “Імпорт doc-файлу” в полях “Табель” та “Тіло документу”
<center>
[[Файл:Aktndch5.png]]
</center>
4. Натиснути кнопку “На підпис” та накласти візу ЕЦП <br>
Всі необхідні підписанти підтягнуться автоматично
 
====Контракт====
Натискаємо “Створити документ” та обираємо “Контракт”
<center>
[[Файл:ctr1.png|Створення]]
</center>
Імпортуємо заповнений шаблон контракту згідно категорії, що доступний за посиланням (буде прикріплено після публікації на порталі). При потребі додаємо підписантів на крок “Погодження”.
<center>
[[Файл:Ctr2.png|Наповнення документу]]
</center>
Натискаємо “За візами” та накладаємо візу КЕП
<center>
[[Файл:ctr3.png|ECP]]
</center>
 
====Звіт по контракту====
В папці “Мої документи” відкриваємо підписаний контракт та натискаємо
<center>
[[Файл:rct1.png|створення]]
</center>
"Похідний" <br>
Обираємо категорію “Звіт по контракту”
<center>
[[Файл:rct2.png|похідний]]
</center>
Імпортуємо дані з doc - файлу <br>
В поле “До документу” вставляємо системний номер (70-хххххххх) або шукаємо по ключових словах: Контракт Прізвище Ім’я. Обираємо Ваш документ.
<center>
[[Файл:rct4.png|похідний]]
</center>
Натискаємо “За візами” <br>
Для перегляду всіх супутних до контракту документів необхідно натиснути на “Дерево”
<center>
[[Файл:rct5.png|похідний]]
</center>
 
====Акти прийому - передачі====
Шаблони “Акт приймання - передачі основних засобів” та “Акт приймання - передачі запасів” призначені матеріально відповідальним особам для документального оформлення передачі матеріальних цінностей. Документ створює особа, яка <b> ПЕРЕДАЄ</b> матеріальні цінності.
 
[http://nuwm.edu.ua/files/650/--/1MjJxdkVD69GF-yAuYRGnX4UE8TZKbwJG/---.docx Шаблони]
 
Робота в СЕД iDoc
 
1. Створюємо на комп’ютері файл за зразком, що подано нижче, заповнюємо відповідно до обраної категорії та зберігаємо у  форматі .doc
<center>
[[Файл:Aktppzapas.png|шаблон]]
[[Файл:Aktpposn.png|шаблон]]
</center>
2. Натискаємо “Створити документ”
3. Обираємо “Акт ПП” необхідної категорії
<center>
[[Файл:Aktpp1.png|створення]]
</center>
4.Заповнюємо назву документу та імпортуємо підготовлений .doc файл
<center>
[[Файл:Aktpp2.png|наповнення]]
</center>
5. На крок “Узгодження” додаємо особу, яка <b>ПРИЙМАЄ</b> матеріальні цінності
<center>
[[Файл:Aktpp3.png|кроки]]
</center>
6. На крок “Затвердження” додаємо проректора за напрямом діяльності та натискаємо “На підпис”
 
====Заява на звільнення====
Бізнеспроцес “Заява на звільнення” доступна всім користувачам ЕДО та призначена для забезпечення процесу звільнення працівників НУВГП. Разом із заявою підписанти накладають візу на обхідний лист особи, що звільняється.
Порядок роботи:
Обираємо БП “Заява на звільнення” в списку шаблонів
<center>
[[Файл:zz1.png|створення]]
</center>
В назву документу автоматично підставляться необхідні дані. Слід заповнити тіло документу
<center>
[[Файл:zz2.png|наповнення]]
</center>
Натискаємо “На підпис” та накладаємо ЕЦП.
Необхідні підписанти підтягнуться автоматично
 
====Затвердження====
Шаблон бізнеспроцесу “Затвердження” доступний для всіх науково-педагогічних працівників та керівного складу університету,  призначений для затвердження різного роду документів, які не мають окремої процедури підписання.
Створюємо документ:
<center>
[[Файл:Ag1.png|створення]]
</center>
Заповнити назву та тіло документу відповідно до змісту. За необхідностю можна імпортувати документ та завантажити додатки
<center>
[[Файл:Ag2.png|створення]]
</center>
Погодження не є обов’язковим кроком та не має автоматично прикріплених осіб. Підписання є обов’язковим полем та не має осіб, які будуть підтягуватись автоматично. Передбачено  ручне додавання
<center>
[[Файл:Ag3.png|створення]]
</center>
Накласти КЕП
<center>
[[Файл:Ag4.png|створення]]
</center>
Для завантаження файлу з КЕП можна скористатись кнопкою “Завантажити"
<center>
[[Файл:Ag5.png|створення]]
</center>
 
====Силабус====
Шаблон "Силабус" доступний для всіх науково-педагогічних працівників, призначений для затвердження Силабусів нормативних та вибіркових дисциплін. <br>
Шаблон для заповнення .docx документу знаходиться за посиланням [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/nmv/sektor-znp/dokumenty Макет силабусу] <br>
=====Наповнення шаблону=====
Додавання фото відбувається через <strong>Вставлення > зображення</strong> <br>[[Файл:Syllabus_photo.jpg|фото]] <br> Для вставки інформації в макет силабусу використовуємо комбінацію клавіш <strong>Ctrl + Shift + V</strong> або <strong>Права Кнопка Миші (далі - ПКМ) > Вставити без форматування</strong>. <br>
<strong>Заборонено</strong> вставляти таблиці в таблиці, використовувати довгі покликання (використовуйте гіперпосилання), вставляти текст зі збереженням форматування.<br>
Необхідні посилання оформлюємо через <strong>гіперпосилання:</strong> <br>
1. Пишемо "Посилання" <br>
2. Виділяємо текст<br>
3. ПКМ > Посилання > Вставити посилання <br>
[[Файл:Syllabus hyper1.jpg|додати гіперпосилання]]<br>
4. Вставляємо посилання в поле "Адреса" та натискаємо "Ок"<br>
[[Файл:Syllabus hyper2.jpg|додати гіперпосилання]]<br>
 
=====Робота в СЕДО=====
Створюємо документ, заповнюємо поля (вказуємо назву силабусу, ННІ, тіло документу)
<center>
[[Файл:syllabus1.png| 900px |створення]]
</center>
Імпортуємо тіло документу <strong>використовуючи браузер [https://www.mozilla.org/uk/firefox/new/ Firefox] </strong>. <br>
<strong>ВАЖЛИВО:</strong> документ для імпорту повинен мати розширення <strong>.docx</strong>
<br><strong>ВАЖЛИВО:</strong> документ для імпорту повинен починатись з <strong>ШИФРУ СИЛАБУСУ</strong>. Шапка та ННІ заповнюється користувачем в окремих полях.<br>
"Національний університет водного господарства та природокористування" підтягується автоматично в прінтформу
<center>
[[Файл:syllabus2.png|підписанти]]
</center>
В погодження освітньої компоненти додаємо:<br>
Керівник освітньої програми, секретар НМР з якості ННІ, голова
(директор) НМР з якості ННІ.<br>
Для погодження <strong>вибіркової освітньої компоненти</strong> необхідно додати:<br>
Секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ, Вчений
секретар НМР НУВГП.<br>
Сорока В.С., проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи, голова науково-методичної ради НУВГП до <strong>підписання</strong> додається <strong>автоматично.</strong>
Після заповнення документу відправляємо на підписання та накладаємо
КЕП.
 
====Паспорт санітарно-технічного стану приміщення====
 
Перед початком роботи в СЕД необхідно заповнити [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti шаблон]
<center>
[[Файл:idoc_passport_1.png|створення]]
</center>
Обираємо процес “Паспорт СТС” у вікні створення документу
<center>
[[Файл:idoc_passport_2.png|наповнення]]
</center>
Наповнюємо необхідні поля з наданого переліку. Обираємо ННІ та кафедру
<center>
[[Файл:idoc_passport_3.png|кафедра]]
</center>
При виборі кафедри <b> обов’язково </b>починати пошук зі слова “кафедра”
<center>
[[Файл:idoc_passport_4.png|імпорт]]
</center>
Імпортуємо завчасно підготовлений шаблон паспорту приміщення через функцію “Імпорт doc-файлу”
 
На погодження вручну додаємо директора ННІ, на розгляд - завідувача кафедри. Документ готовий до роботи.</br>
<b>Шапка документу автоматично створюється системою і не потребує додаткового наповнення наданого шаблону даними шапки документу</b>
 
==Система завдань та електронного контролю==
Система завдань та електронного контролю призначена для здійснення контролю виконанння у встановлені терміни. Для встановлення контролю виконання документа, до нього необхідно прикріпити завдання.
<center>
[[Файл:Додати_завдання.PNG|800px]]
</center>
Для створення автономного завдавдання та моніторингу існуючого контролю використовується вкладка Завдання
<center>
[[Файл:Вкладка_Завдання.PNG|800px]]
</center>
При створенні завдання заповнюються всі обов'язкові поля, вибираються виконавці, контролюючі, спостерігачі (при потребі), визначається форма звіту.
<center>
[[Файл:Додавання_завдання.PNG|800px]]
</center>
Контроль стану виконання завдань контролюючим здійснюється у вкладці Я контролюю
<center>
[[Файл:Я_контролюю.PNG|900px]]
</center>
Контроль стану виконання завдання виконавцем здійснюється у вкладці Мене контролюють
<center>
[[Файл:Мене_контролюють.PNG|900px]]
</center>
 
==Порядок звернень в службу технічної підтримки==
 
При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки '''Help Desk'''.
 
Порядок звернень наступний.
*Перейти на сайт НУВГП, натиснути на вкладки Працівник та Help Desk http://help.nuwm.edu.ua/.
 
<center>[[Файл:Хелп_Деск.png|700px]]</center>
 
*Необхідно авторизуватись через аккаунт службової пошти НУВГП.
*Вибрати категорію Електронний документообіг. В тексті заявки детально описати суть проблеми та прикріпити файл із скрином помилки (при її наявності).
 
 
==Порядок виходу із системи==
Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється  через кнопку  «Вихід» в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч).
 
 
==Рекомендації щодо  підготовки і відпрацювання окремих документів в університеті==
 
 
<p style="text-align:right;">Додаток 1</p>
<center>'''Рекомендації щодо змісту та маршрутизації типових документів НУВГП'''</center>
 
 
''По даному розділу приймаються доповнення, та пропозиції, які необхідно подавати в категорію Електронний документообіг через Єдиний сервіс надання інформаційних послуг http://help.nuwm.edu.ua/
 
{| class="wikitable"
|-
|-
! № шаблона УкрДок !! Назва шаблона !! Можливості шаблона
! № з/п !! Назва та короткий зміст  !! Узгоджуючі !! Затверджуючий !! Адресат !! Ознайомлення
|-
|-
! 23
| <big>'''1''' || <big>'''Заяви''' ||  || ||  ||  
| Шаблон розпорядження по бізнесу організації-партнера
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення розпорядження по університету, інституту, коледжу, підрозділу. Передбачено контроль виконання та делегування для виконання іншим користувачам
|-
|-
! 24
| 1.1 || На щорічну відпустку ''Прізвище І.П. (В тексті вказувати за який період роботи має бути надана відпустка) || Безпосередній керівник || Ректор  чи проректор за напрямом діяльності || Начальник відділу кадрів||
| Шаблон приказа организации-партнера
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення накази по університету, інституту, коледжу контролювати їх виконання.
|-
|-
! 202
| 1.2|| На житлову комісію ''Прізвище І.П.
| Протокол очного совещания по подразделению ГО/филиалу
В тексті вказати (для проживаючих в гуртожитку) - № кімнати і гуртожитку та перелік членів сім’ї, термін дії контракту
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення протоколи нарад, конференцій, вчених рад, засідань кафедри.
|| Голова  студентського профкому,
Директор студентського містечка
|| Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Директор студентського містечка ||
|-
|-
! 10624
| 1.3 || На погодинну оплату ''Прізвище І.П. назва документа для завантаження -  10.01_Заява_на_роботу_викл
| С/з со схемой автор - утверждающий (для организаций-партнеров)
 
| Шаблон дозволяє створювати, редагувати, затверджувати службову записку, лист, інформаційне повідомлення, супровідний лист, завдання, тощо без погодження з іншим користувачем. Як автор, так і затверджуючий або виконавець завдання  можуть ознайомлювати із змістом зазначеного документа при необхідності інших користувачів.
посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/publichna-informacija/normativni-dokumenti/zrazki-zajav-ta-zvernenj
|| Завідувач кафедри, Начальник навчально-методичного відділу || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Начальник відділу кадрів ||
|-
|-
! 8540
| 1.4 || На матеріальну допомогу ''Прізвище І.П. || Голова профкому,
| НОВАЯ вертикальная служебная записка с заданиями
Начальник планово-фінансового відділу
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати),  службові записки, які потребують погодження, затвердження, призначення контролюючих, призначення виконавців, доведення до відома, надсилання копій.  Із змістом записки  можна  ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам
  || Ректор || Начальник відділу кадрів ||
|-
|-
! 8563
| 1.5 ||
| Вертикальная служебная записка с заданиями (для сторонних организаций)
Заяви щодо прийняття за основним місцем роботи, сумісництвом та за погодинною оплатою праці (зовнішніми) подаються із переліком необхідних документів. Заяви на прийняття за сумісництвом (внутрішнім), за погодинною оплатою праці (внутрішньою), всіх видів звільнення та переведення, всіх видів відпусток, а також будь яких звернень з кадрового діловодства подаються за допомогою системи IDoc.
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати),  службові записки, які потребують погодження, затвердження та доведення до відома. Із змістом записки  можна  ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам
    ||згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями
|-
! 8646
| Заявка на подключение роли референта
| Шаблон дозволяє створювати та погоджувати призначення тимчасово виконуючого обов’язки виконавця документів в системі УкрДок. Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача необхідно підготувати заявку за шаблоном "8646 -  Заявка на подключение роли референта" Дану заявку можна створити, зайшовши в УкрДок з браузера  «Mozilla Firefox». Підготувати заявку може будь-який користувач (бажано той, хто буде виконувати обов’язки), але затверджувати  повинен користувач, який на час своєї відсутності призначає референта.
|}
===Порядок створення документу на прикладі Шаблона №8540 ===
<gallery>
Файл:Скрин_6.png|Мал.5
Файл:Скрин_7.png|Мал.6
Файл:Скрин_8.png|Мал.7
</gallery>
# Для створення документа  необхідно натиснути на «+Створити» (Мал.5). В командній строці «Створити документ» достатньо набрати літери «служ», або номер 8540, і в запропонованих варіантах вибрати шаблон «8540 Новая вертикальная служебная записка с заданием». (Мал.5)
# У правій частині нового документу обрати Адресата (Мал.6)
# Здійснюємо заповнення обов’язкових полів шаблона відповідно до змісту та задіяних працівників університету (зареєстрованих в УкрДок). (Мал.7)
# '''Заповнювати блок ЕКБ з персональними даними не потрібно'''
# Після перевірки правильності заповнення форм і змісту натиснути  «Зберегти». Якщо не заповнити всі необхідні поля, то документ підсвітить порожні поля червоним кольором
# У розділі '''Завдання''' є можливість створити Завдання на основі документу Виконавцю, та відслідковувати етапи виконання в системі '''ЕСК (Електронна Система Контролю)'''
# Обов'язкові поля є "Затверджуючі", "Погоджуючі", "Довести до", "Контроль", "Виконавці"
# Після збереження документ необхідно відправити на погодження та затвердження, натиснувши послідовно «Створено» та «На погодження».
До адресата документ потрапить лише після того, коли його погодять працівники, зазначені у відповідних строках, а до виконавців – після підпису і затвердження. Погоджуючі можуть вносити свої зауваження до документа, а також повертати його на доопрацювання.
Створений, підписаний та затверджений документ потрапляє у вибрану систему контролю. Якщо документ не виконано у вказаний термін, то система блокує виконання всіх інших документів.
====Порядок прикріплення файлів до документів створених у доступних шаблонах====
До збереженого документа, у якого є номер картки, можна прикріпити додаток:
# Виділіть текст, який повинен бути гіперпосиланням.
# Натисніть на панелі редагування "вставити / редагувати посилання".
# Через № Огляд знайдіть потрібний файл – «Ok».
# Натисніть кнопку «Завантажити» – «Ok».
# При необхідності введіть назву файлу, цільову аудиторію, обмежте доступ додатковою групою Sset.
# Внизу натисніть  – «Ok».
# У правому верхньому кутку з'явиться системне повідомлення "Файл завантажений".
'''Дозволені формати  додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб'''
====Обов'язкі користувачів====
Користувачі УкрДок НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та інструкціями, наданими розробниками УкрДок https://sites.google.com/a/privatbank.ua/ukrdok/ і дотримуватись їх вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку УкрДок  для виконання наявних документів.
====Порядок виходу із системи====
Вихід із сеансу системи УкрДок здійснюється  через кнопку «Ім’я, прізвище» користувача, після натискання на яке випадає меню. Натисканням на кнопку «Вихід» здійснюється повний вихід із системи УкрДок. Для наступного входу в систему необхідно авторизуватись, ввівши пароль та код з SMS чи QR-код<br>
Якщо в процесі роботи вийти із системи шляхом закриття вкладки, то при наступному відкритті вкладки УкрДок із того ж браузера того ж робочого місця авторизуватись не потрібно – відкривається одразу персональна сторінка. Проте дана опція діє лише до кінця доби. На наступний день знову необхідно авторизуватись.
===Роль ЕСК в системі УкрДок===
<gallery>
Файл:Скрин_13.jpg|Мал.8
Файл:Скрин12.jpg|Мал.9
</gallery>
Створений, підписаний та затверджений документ потрапляє у вибрану систему контролю.(Мал.8) Якщо документ не виконано у вказаний термін, то система блокує виконання всіх інших документів. Електронна система контролю відкривається шляхом натискання на клавішу розширення меню, яка знаходиться у правому верхньому кутку персональної сторінки, обравши там функцію ЕСК або за такими посиланнями: https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabOut, чи https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabIn<br>
Крім контролю виконання документів система ЕСК дозволяє керівникам ставити завдання підпорядкованим працівникам. Для цього необхідно зайти в систему ЕСК, натиснути на клавішу. Добавить задание» (Мал.9), у випадаючому вікні написати завдання та встановити термін виконання. Працівник, якому поставлено завдання зобов’язаний після його виконання написати звіт, а також у відповідній строці системи ЕСК надати посилання (з командної строки браузера ) на документ УкрДок.
----
===Інструкція по підготовці заявки на призначення ролі референта===
Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача необхідно підготувати заявку за шаблоном «8646 -  Заявка на подключение роли референта»<br>
Дану заявку можна створити, зайшовши в УкрДок з браузера  «Mozilla Firefox». Підготувати заявку може будь-який користувач, але затверджувати  повинен користувач, який на час своєї відсутності призначає референта. Для цього в меню «Створити документ / пошук шаблона» необхідно набрати «8646» і заповнити запропонований бланк (Мал.10, Мал.11)
<gallery>
Файл:Pic1.png|Мал.10
Файл:Pic2.png|Мал.11
</gallery>
# Натиснувши клавішу «Выбрать»,  необхідно вибрати користувача, який виконуватиме роль референта.
# Натиснувши клавішу «Добавить», необхідно вибрати користувача який буде тимчасово відсутній.
# Обов’язково необхідно заповнити графи початку і закінчення виконання ролі референта.
# Графу  «Введите номер карточки  разъясняемого документа»    заповнювати не обов’язково. 
# Після заповнення обов’язкових граф  натиснути на кнопки «сохранить»,  «за визами»


Доступ до вхідних документів основного користувача на визначений в таблиці заявки  період часу матиме він і той, хто призначений референтом.<br>
назва документа для завантаження - Наказ про розподіл обов’язків між ректором та проректорами
'''Для того, щоб основний користувач на цей час не мав доступу до своїх вхідних документів, необхідно подавати додаткову заявку до сектору ІТ університету.'''


==Таблиця авторизованих користувачів==
посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/law/ndu
{| class="standart"
    || згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями  || Начальник відділу кадрів  ||
|+Таблиця користувачів сортування по даті підключення до системи УкрДок
|-
|-
! Структура університету/дата підключення !! Прізвище, ім'я, по батькові !! Посада !! Логін авторизації !! Структурний підрозділ 
| 1.6 ||    ||    ||    ||    || 
|-
|-
! 23.02.16
| <big>'''2''' || <big>'''Службові записки'''||    ||  ||    || 
| [[Лагоднюк Олег Анатолійович]]
| проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи
| PA070275LOA
| Ректорат
|-
|-
! 23.02.16
| 2.1 || На заправку та відновлення картриджів, ремонт принтерів. || Безпосередній керівник || Проректор з науково-педагогічної, методичної  та виховної  роботи || Директор інформаційно-обчислювального центру ||  
| Хоменчук Олександр Анатолійович
| Завідувач
| PA100982KOA
| Сектор Інформаційних технологій
|-
|-
! 23.02.16
| 2.2 || На закупівлю периферії та комплектуючих комп’ютерної техніки || Директор інформаційно-обчислювального центру,
| Матвієнко Марія Дмитрівна
Начальник планово-фінансового відділу,
| Головний бухгалтер
Проректор з науково-педагогічної, методичної  та виховної  роботи
| PA030171MMD
|| Ректор || Директор інформаційно-обчислювального центру, Начальник відділу закупівель || Заступник начальника планово-фінансового відділу 
| Бухгалтерія
|-
|-
! 23.02.16
| 2.3 || На розміщення нових сторінок на сайті Університету та внесення змін в структуру сайту || Начальник відділу інформаційних технологій || Проректор з науково-педагогічної, методичної  та виховної  роботи || Директор інформаційно-обчислювального центру || 
| Ковальчук Наталія Сергіївна
| Завідувач відділу
| PA300476KNS
| Навчально-методичний відділ
|-
|-
! 23.02.16
| 2.4 || На відрядження ''Прізвище І.П.
| Марчук Микола Миколайович
(вказувати джерело фінансування: за кошти університету, за рахунок приймаючої сторони. тощо)
| Начальник відділу  
|| Безпосередній керівник,
| PA110583MMM
Начальник планово-фінансового відділу
| Планово-фінансовий відділ
|| Ректор || Начальник загального відділу||  
|-
|-
! 23.02.16
| 2.5 || На відрядження за кордон ''Прізвище І.П.
| Матіяш Маргарита Вікторівна
Згідно Положення про службові відрядження за кордон працівників та осіб, які навчаються в НУВГП
| Начальник відділу кадрів
|| Безпосередній керівник,
| PA080462MMV
Начальник планово-фінансового відділу,
| Відділ кадрів
Провідний фахівець з інформаційного та протокольно-візового забезпечення (Туз М.В.)
|| Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків || Начальник загального відділу ||
|-
|-
! 23.02.16
| 2.6 || На преміювання Прізвище І.П. || Безпосередній керівник, Голова профкому,
| Конопуд Любов Миколаївна
Головний бухгалтер, Начальник планово-фінансового відділу,
| Начальник юридичного відділу
Проректор за напрямом діяльності
| PA141152KLM
|| Ректор || Начальник відділу кадрів ||  
| Юридичний відділ
|-
|-
! 23.02.16
| 2.7 || Проведення ремонтних робіт || Директор ННІ, Начальник ПФВ. || Проректор з НП та АГР || Начальник ЕТВ ||  
| Бескід Ніна Олександрівна
| начальник відділу
| PA180556BNO
| Загальний відділ
|-
|-
! 23.02.16
| 2.8 || Закупівля госп. товарів, комплектуючих, будівельних матеріалів,запчастин тощо. || Начальник планово-фінансового відділу, Головний бухгалтер, Проректор з НП та АГР. || Ректор || Начальник ВМТЗ ||  
| Покладньов Євген Іванович
| Начальник відділу
| PA130676PEI
| Відділ технічних засобів навчання та навчальних комп’ютерних технологій
|-
|-
! 23.02.16
| 2.9 || Щодо перевірки на плагіат (методичних вказівок) || Безпосередній керівник автора || Директор ІОЦ || Начальник відділу ЗІТН ||  
| Назарук Віталій Дмитрович
| провідний інженер
| PA280262NVD
| Сектор інформаційних технологій
|-
|-
! 23.02.16
| 2.10 ||  ||  ||  || ||  
| Василів Володимир Богданович
| Доцент, к.т.н. кафедри економічної кібернетики
| PA290374VVB
| Кафедра економічної кібернетики
|-
|-
! 02.03.16
| <big>'''3''' || <big>'''Заявка на призначення виконуючим обов’язки''' ||  ||  ||  ||  
| Яцкова Ірина Дмитрівна
| Помічник ректора
| PA010167JID
|  
|-
|-
! 02.03.16
| 3.1 || Вибираються: основний користувач та користувач, який буде виконувати обов’язки; дати початку та закінчення виконання обов’язків. || - || - ||  - ||  
| Гулюк Тетяна Миколаївна
| Провідний фахівець відділу
| PA170883GTM
| С
|-
|-
! 02.03.16
| <big>'''4''' || <big>'''Протокол''' ||  ||  ||  ||  
| Кондратюк Тетяна Іванівна
| заст. зав. відділу
| PA280883KTI
| С
|-
|-
! 06.04.16
| 4.1 || Протокол засідання (зборів) колегіального органу ||  || Головуючий || ||  
| Гаврищак Сергій Ярославович
| Провідний інженер
| PA200681GSJ
| Сектор ІТ
|-
|-
! 06.04.16
| <big>'''5''' || <big>'''Розпорядження''' ||  ||  ||  ||  
| Клімов Сергій Васильович
| провідний інженер
| PA141073KSV
| Сектор ІТ
|-
|-
! 06.04.16
| 5.1 ||  ||  ||  || ||
| Прокопець Віталій Едуардович
| Завідувач сектору
| PA031092PVE
| Сектор зв’язків з громадськістю
|-
|-
! 06.04.16
| <big>'''6''' || <big>'''Накази''' || || || ||  
| Пархомчук Наталія Вікторівна
| Провідний фахівець
| PA230775PNV
| Сектор зв’язків з громадськістю
|-
! 14.04.16
| Мошинський Віктор Степанович
| Ректор
| PA290965MVS
| Ректорат
|-
! 14.04.16
| Сорока Валерій Степанович
| проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи
| PA120363SVS
| Ректорат
|-
! 14.04.16
| Савіна Наталія Борисівна
| проректор з наукової роботи та міжнародних зв’язків
| PA280364SNB
| Ректорат
|-
! 14.04.16
| Дмитренко Олександр Олександрович
| проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи
| PA290461DOO
| Ректорат
|-
! 14.04.16
| Ящук Світлана Валеріївна
| Коректор
| PA060374JSV
| Загальний відділ
|-
! ННІБА
| Макаренко Руслан Миколайович
| Директор
| EO260176MRM
| Інститут
|-
! ННІБА
| Корнійчук Олександр Іванович
| заступник директора
| EO020983KOI
| Інститут
|-
! ННІБА
| Кудрявцева Оксана Іванівна
| Старший диспетчер
| EO250473KOI
| Інститут
|-
! ННІБА
| Хрестецька Наталія
| Методист заочної форми
| EO020871KNB
| Інститут
|-
! ННІБА
| Кузло Микола Трохимович
| завідувач кафедри, професор
| EO140159KMT
| Кафедра автомобільних доріг, основ та фундаментів
|-
! ННІБА
| Багінська Вікторія Василівна
| діловод
| EO020378BVV
| Кафедра автомобільних доріг, основ та фундаментів
|-
! ННІБА
| Михайлищин Ольга Леонідівна
| Завідувач кафедри, професор
| EO311068MOL
| Кафедра автомобільних доріг, основ та фундаментів
|-
! ННІБА
| Караван Наталія Іванівна
| старший лаборант
| EO230675KNI
| Кафедра автомобільних доріг, основ та фундаментів
|-
! ННІБА
| Орлов Валерій Олегович
| завідувач кафедри, професор
| EO271145OVO
| Кафедра водопостачання, водовідведення та бурової справи
|-
! ННІБА
| Плетюк Оксана Василівна
| діловод
| EO180772POV
| Кафедра водопостачання, водовідведення та бурової справи
|-
! ННІБА
| Ткачук Олександр Андрійович
| завідувач кафедри, професор
| EO031055TOA
| Кафедра міського будівництва та господарства
|-
! ННІБА
| Лойко Світлана Борисівна
| старший лаборант
| EO030586LSB
| Кафедра міського будівництва та господарства
|-
! ННІБА
| Трач Володимир Мирославович
| завідувач кафедри, професор
| EO130851TVM
| Кафедра мостів і тунелів, опору матеріалів і будівельної механіки
|-
! ННІБА
| Тіток Олена Петрівна
| старший лаборант
| EO041260TOP
| Кафедра мостів і тунелів, опору матеріалів і будівельної механіки
|-
! ННІБА
| Ромашко Василь Миколайович
| завідувач кафедри, професор
| EO010660RVM
| Кафедра основ архітектурного проектування, конструювання та графіки
|-
! ННІБА
| Сєдова Оксана Михайлівна
| діловод
| EO090673SOM
| Кафедра основ архітектурного проектування, конструювання та графіки
|-
! ННІБА
| Филипчук Віктор Леонідович
| завідувач кафедри, професор
| EO020746FVL
| Кафедра охорони праці і безпеки життєдіяльності
|-
! ННІБА
| Романчук Валентина Степанівна
| старший лаборант
| EO190663RVS
| Кафедра охорони праці і безпеки життєдіяльності
|-
! ННІБА
| Бабич Євгеній Михайлович
| завідувач кафедри, професор
| EO090138BEM
| Кафедра промислового, цивільного будівництва та інженерних споруд
|-
! ННІБА
| Полюшко Лілія Миколаївна
| старший лаборант
| EO100173PLM
| Кафедра промислового, цивільного будівництва та інженерних споруд
|-
! ННІБА
| Кізєєв Микола Дмитрович
| в.о. зав. кафедри, доцент
| EO170158KMD
| Кафедра теплогазопостачання, вентиляції та санітарної техніки
|-
! ННІБА
| Чичелюк Анжела Іванівна
| діловод
| EO131093CAI
| Кафедра теплогазопостачання, вентиляції та санітарної техніки
|-
! ННІБА
| Дворкін Леонід Йосипович
| завідувач кафедри, професор
| EO110140DLJ
| Кафедра технології будівельних виробів і матеріалознавства
|-
! ННІБА
| Мацько Лариса Анатоліївна
| діловод
| EO140860MLA
| Кафедра технології будівельних виробів і матеріалознавства
|-
! ННІЕМ
| Валюх Андрій Миколайович
| Директор
| EO190676VAM
| Інститут
|-
! ННІЕМ
| Кроль Віта Вікторівна
| Старший диспетчер
| EO051088KVV
| Інститут
|-
! ННІЕМ
| Самолюк Наталія Миколаївна
| Заступник директора ННІЕМ з навчально-методичної діяльності заочної форми
| EO040582SNM
| Інститут
|-
! ННІЕМ
| Дорошенко Олена Олександрівна
| Заступник директора ННІЕМ з навчально-методичної діяльності денної форми
| EO040884DOO
| Інститут
|-
! ННІЕМ
| Зощук Наталія Володимирівна
| Заступник директора ННІЕМ з виховної та організаційної діяльності
| EO231080ZNV
| Інститут
|-
! ННІЕМ
| Кушнір Ніна Борисівна
| Завідувач кафедри, професор
| EO250960KNB
| Кафедра Економіки підприємства
|-
! ННІЕМ
| Красько Ілона Іванівна
| Діловод
| EO290185KII
| Кафедра Економіки підприємства
|-
! ННІЕМ
| Грицюк Петро Михайлович
| Діловод
| EO290185KII
| Кафедра Економічної кібернетики
|-
! ННІЕМ
| Грицюк Марія Василівна
| Завідувач кафедри, професор
| EO050557GPM
| Кафедра Економічної кібернетики
|-
! ННІЕМ
| Нікитенко Дмитро Валерійович
| Завідувач кафедри, доцент
| EO061078NDV
| Кафедра Економічної теорії
|-
! ННІЕМ
| Тадеєва Марія Іванівна
| Завідувач кафедри, професор
| EO110859TMI
| Кафедра Іноземних мов
|-
! ННІЕМ
| Мальчик Мар'яна Василівна
| Завідувач кафедри, професор
| EO290776MMV
| Кафедра Маркетингу
|-
! ННІЕМ
| Мельник Тетяна Дмитрівна
| Діловод
| EO081074MTD
| Кафедра Маркетингу
|-
! ННІЕМ
| Кожушко Леонід Федорович
| Завідувач кафедри, професор
| EO020250KLF
| Кафедра менеджменту
|-
! ННІЕМ
| Андрійцьо-Рузаєва Алла Юріївна
| Діловод
| EO260480AAJ
| Кафедра менеджменту
|-
! ННІЕМ
| Сазонець Ольга Миколаївна
| Завідувач кафедри, професор
| EO190764SOM
| Кафедра Міжнародної економіки
|-
! ННІЕМ
| Кедись Олена Якимівна
| Діловод
| EO281266KOJ
| Кафедра Міжнародної економіки
|-
! ННІЕМ
| Лазаришина Інна Дмитрівна
| Завідувач кафедри, професор
| EO090760LID
| Кафедра Обліку і аудиту
|-
! ННІЕМ
| Безтелесна Людмила Іванівна
| Завідувач кафедри, професор
| EO121069BLI
| Кафедра Трудових ресурсів і підприємництва
|-
! ННІЕМ
| Похно Тетяна Вікторівна
| Діловод
| EO130465PTV
| Кафедра Трудових ресурсів і підприємництва
|-
! ННІЕМ
| Малевич Леся Дмитрівна
| Завідувач кафедри, доцент
| EO171067MLD
| Кафедра Українознавства
|-
! ННІЕМ
| Шевчук Наталія Миколаївна
| Діловод
| EO160779SNM
| Кафедра Українознавства
|-
! ННІЕМ
| Наконечна Ольга Павлівна
| Завідувач кафедри, професор
| EO290555NOP
| Кафедра Філософії
|-
! ННІЕМ
| Гнатюк Едуард Миколайович
| Діловод
| EO151287GEM
| Кафедра Філософії
|-
! ННІЕМ
| Мельник Лариса Михайлівна
| В.о. завідувача кафедри, доцент
| EO170564MLM
| Кафедра Фінансів та економіки природокористування
|-
! ННІЕМ
| Тімофєєва Олена Валентинівна
| Діловод
| EO220671TOV
| Кафедра Фінансів та економіки природокористування
|-
! ННІАЗ
| Статник Ігор Іванович
| Заступник директора ННІ АЗ
| EO170674SII
| Інститут
|-
! ННІАЗ
| Брежицька Олена Анатоліївна
| Заступник директора ННІ АЗ
| EO220183BOA
| Кафедра
|-
! ННІАЗ
| Окунєва Ірина Генріхівна
| Старший диспетчер
| EO260254OIG
| Кафедра
|-
! ННІАЗ
| Вознюк Степан Тихонович
| Завідувач кафедрою
| EO310727VST
| Кафедра Агрохімії, ґрунтознавства та агроекології
|-
! ННІАЗ
| Кучерова Алла Вікторівна
| Заступник зав. кафедрою
| EO020468KAV
| Кафедра
|-
! ННІАЗ
| Булак Тетяна Сергіївна
| Діловод
| EO200383BTS
| Кафедра
|-
! ННІАЗ
| Сондак Василь Володимирович
| Завідувач кафедрою
| EO090555SVV
| Кафедра Водних біоресурсів
|-
! ННІАЗ
| Аркуліч Світлана Вікторівна
| Діловод
| EO101065ASV
| Кафедра
|-
! ННІАЗ
| Янчук Руслан Миколайович
| Завідувач кафедрою
| EO300575JRM
| Кафедра Геодезії та картографії
|-
! ННІАЗ
| Кахнич Алла Василівна
| Діловод
| EO251266KAV
| Кафедра Геодезії та картографії
|-
! ННІАЗ
| Кахнич Алла Василівна
| Діловод
| EO251266KAV
| Кафедра Геодезії та картографії
|-
! ННІАЗ
| Прищепа Алла Миколаївна
| Завідувач кафедрою
| EO190969PAM
| Кафедра Екології
|-
! ННІАЗ
| Євгейчук Наталія Григорівна
| Діловод
| EO181093ENG
| Кафедра
|-
! ННІАЗ
| Григус Ігор Михайлович
| Завідувач кафедрою
| EO181093ENG
| Кафедра Здоров’я людини і фізичної реабілітації
|-
! ННІАЗ
| Ліщинський Анатолій Георгійович
| Заступник зав. кафедрою
| EO210663LAG
| Кафедра Землеустрою, кадастру, моніт.земель та геоінформатики
|-
! ННІАЗ
| Музика Роман Миколайович
| Діловод
| EO230783MRM
| Кафедра Землеустрою, кадастру, моніт.земель та геоінформатики
|-
! ННІАЗ
| Коротун Сергій Ігорович
| Завідувач кафедрою
| EO310166KSI
| Кафедра Туризму
|-
! ННІАЗ
| Гаращенко В’ячеслав Іванович
| Завідувач кафедрою
| EO140849GVI
| Кафедра Хімії та фізики
|-
! ННІАЗ
| Нестерчук Наталія Євгеніївна
| Завідувач кафедрою
| EO041272NNE
| Кафедра Теорії та методики фізичного виховання
|-
! ННІАЗ
| Ніколенко Олександр Іванович
| Діловод
| EO010591NOI
| Кафедра Теорії та методики фізичного виховання
|-
! ННІВГП
| Хлапук Микола Миколайович
| Директор
| EO251151KMM
| Кафедра
|-
! ННІВГП
| Турченюк Василь Оленксандрович
| заступник директора
| EO060161TVO
| Інститут
|-
! ННІВГП
| Парасіна Наталія Миколаївна
| Старший диспетчер
| EO061177SNM
| Інститут
|-
! ННІВГП
| Герасімова Наталія Юріївна
| Методист заоч.відділення
| EO140271GNJ
| Інститут
|-
! ННІВГП
| Ніколайчук Олег Миколайович
| заступник директора
| EO261181NOM
| Інститут
|-
! ННІВГП
| Кір’янов Віктор Миколайович
| Завідувач кафедри, професор
| EO010150KVM
| Кафедра Водогосподарського будівництва та експлуатації гідромеліоративних систем
|-
! ННІВГП
| Дяденчук Світлана Андріївна
| Діловод
| EO180282DSA
| Кафедра Водогосподарського будівництва та експлуатації гідромеліоративних систем
|-
! ННІВГП
| Гопчак Ігор Васильович
| Заст. завідувача кафедри
| EO280379GIV
| Кафедра Водогосподарської екології, гідрології та гідравліки
|-
! ННІВГП
| Рябенко Олександр Антонович
| Завідувач кафедри, професор
| EO040741ROA
| Кафедра Гідроенергетики, теплоенергетики та гідравлічних машин
|-
! ННІВГП
| Мосійчук Надія Іванівна
| Діловод
| EO120574MNI
| Кафедра Гідроенергетики, теплоенергетики та гідравлічних машин
|-
! ННІВГП
| Шинкарук Любомир Антонович
| В.о. завідувача кафедри, доцент
| EO070351SLA
| Кафедра Гідротехнічного будівництва
|-
! ННІВГП
| Мельничук Віктор Григорович
| Завідувач кафедри, професор
| EO150358MVG
| Кафедра Інженерної геології та гідрогеології
|-
! ННІВГП
| Рокочинський Анатолій Миколайович
| Завідувач кафедри, професор
| EO121054RAM
| Кафедра Природооблаштуван-ня та гідромеліорацій
|-
! ННІВГП
| Гаврищак Валентина Петрівна
| Діловод
| EO270154GVP
| Кафедра Природооблаштуван-ня та гідромеліорацій
|-
! ННІВГП
| Коптюк Роман Миколайович
| Доцент
| EO160578KRM
| Кафедра
|-
! ННІВГП
|
|
|
| Кафедра
|-
! ННІВГП
|
|
|
| Кафедра
|-
! ННІВГП
|
|  
|  
| Кафедра
|-
! ННІВГП
|  
|  
|  
| Кафедра
|-
|-
| 6.1 || ||  || ||  ||
|-}
{| class="wikitable"
|}
|}
----
 
===Таблиця порядку підготовки документів (сценарії роботи з документами)===
<p style="text-align:right;">Додаток 3</p>
{| class="standart"
===<center>Заявка на підключення користувачів НУВГП до системи електронного документообігу</center>===
|+Варіанти порядку підготовки документів університету в системі електронного документообігу
 
|-
[https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti Шаблон заявки на підключення до СЕДО]
! Тип документу !! Назва документу !! Шаблон документу !! З ким необхідно погодити !! Хто затверджує !! Кому адресується !! Виконавці !! Контролюючий
 
|-
Заявки подавати в категорію Електронний документообіг через єдиний сервіс надання інформаційних послуг прикріпленим файлом, авторизувавшись з електронної пошти підрозділу, або керівника підрозділу.
! Загальна службова
| Службова записка щодо  відрядження
| 8563
| Головний бухгалтер Матвійчук М.Д.
|  --
| Проректор за напрямком діяльності
| Завідувач загального відділу Бескід Н.О (вносить проект наказу)
|  --
|-
! Загальна службова
| Службова записка щодо закупівлі та ремонту оргтехніки
| 8540
| Головний бухгалтер Матвійчук М.Д.
| Проректор Лагоднюк О.А.
| Проректор Лагоднюк О.А.
| Начальник відділу ТЗН Покладньов Є.І.
| Проректор Лагоднюк О.А.
|-
! Загальна службова
| Службова записка щодо закупівлі канцтоварів
| 8540
| Головний бухгалтер Матвійчук М.Д.
| Проректор Лагоднюк О.А.
| Проректор Лагоднюк О.А.
| Начальник відділу матеріально-технічного забезпечення Марачук Л.С.
| Проректор Лагоднюк О.А.
|-
! ННІ
| Службова записка про підвищення кваліфікації
| 10624
|  --
|  --
| Ректор Мошинський В.С.
|  --
|  --
|-
! ННІ
| Службова записка про призначення заступника завідувача кафедри
| 10624
|  --
|  --
| Проректор Сорока В.С.
|  --
|  --
|-
! Структурні підрозділи
| Про закупівлю спецодягу, спецвзуття, засобів захисту, іншого для забезпечення охорони праці в університеті
| 8540
| Головний бухгалтер Матвієнко М.Д.
|  --
| Проректор Сорока В.С.
| Начальник відділу матеріально-технічного забезпечення Марачук Л.С.
| Начальник служби охорони праці Савицька Т.Й.
|-
! Структурні підрозділи
| Про закупівлю засобів для пожежогасіння, перевірку пожежних гідрантів та іншого для забезпечення пожежної безпеки в університеті
| 8540
| Головний бухгалтер Матвієнко М.Д.
|  --
| Проректор Сорока В.С.
| Начальник відділу матеріально-технічного забезпечення Марачук Л.С.
| Начальник служби охорони праці Савицька Т.Й.
|-
! Структурні підрозділи
| Про порушення правил охорони праці та пожежної безпеки у підрозділах, що становить загрозу життю працівників та студентів
| 8540
|  --
|  --
| Проректор Сорока В.С.
| Керівники підрозділів
| Начальник служби охорони праці Савицька Т.Й.
|-
! Структурні підрозділи
| Службова записка
| 8563
| Керівники за напрямками діяльності
|  --
| Ректор Мошинський В.С.
| Керівники підрозділів
|  --
|-
! Структурні підрозділи
| Службова записка щодо встановлення надбавок та преміювання
| 8563
| Головний бухгалтер Матвієнко М.Д.<br>Начальник планово-фінансового відділу Марчук М.М.<br>Голова ППО Погребняк Н.Д.
| Ректор Мошинський В.С.
| Ректор Мошинський В.С.
| Начальник ВК Матіяш М.В.
|  --
|-
! Накази, проекти для кафедр
| Наказ про проведення конференцій
| 24
| Проректор Сорока В.С.<br>Проректор Лагоднюк О.А.<br>Проректор Савіна Н.Б.<br>Проректор Дмитренко О.О.<br>Коректор
|  --
|  --
|  --
|  --
|-
! Накази, проекти кафедр
| Наказ про затвердження тем дипломних робіт
| 24
| Проректор Сорока В.С.<br>Директор ННІ АКОТ Тадеєв П.О.<br>Начальник відділу кадрів Матіяш М.В.<br>Начальник юридичного відділу Конопуд Л.М.<br>Завідувач навчально-методичного відділу  Ковальчук Н.С.<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.
|  --
|  --
|  --
|-
! ННІ
| Накази про студентський склад (відрахування, зміна прізвища, надання академічних відпусток, вихід з академічних відпусток, призначення стипендії, матеріальної допомоги, преміювання, перевід з курсу на курс, видача дублікатів залікових книжок, студентських квитків, перевід на держбюджет та ін.)
| 24
| Проректор Сорока В.С.<br>Проректор Савіна Н.Б.<br>Головний бухгалтер Матвієнко М.Д.<br>Начальник планово-фінансового відділу Марчук М.М.<br>Провідний бухгалтер Лавтен Т.О.<br> Завідувач навчально-методичного відділу Ковальчук Н.С.<br>Начальник юридичного відділу Конопуд Л.М.<br>Начальник ВК Матіяш М.В.<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.<br>або<br>Проректор Сорока В.С.
| --
| --
| Проректор Сорока В.С.
|-
! Структурні підрозділи
| Накази про відпустки працівникам НУВГП
| 24
| Проректор Дмитренко О.О.<br>Проректор Лагоднюк О.А.<br>Проректор Сорока В.С.<br>Проректор Савіна Н.Б.<br>Головний бухгалтер Матвійчук М.Д.<br>Начальник планово-фінансового відділу Марчук М.М.<br>Начальник юридичного відділу Конопуд Л.М.<br>Начальник відділу кадрів Матіяш М.В.<br>Голова ППО Погребняк Н.Д.<br>Коректор
| --
| --
| --
| --
|-
! Структурні підрозділи
| Накази з основної діяльності
| 24
| Проректор Дмитренко О.О.<br>Проректор Лагоднюк О.А.<br>Проректор Сорока В.С.<br>Проректор Савіна Н.Б.<br>Головний бухгалтер Матвійчук М.Д.<br>Начальник планово-фінансового відділу Марчук М.М.<br>Начальник юридичного відділу Конопуд Л.М.<br>Начальник відділу кадрів Матіяш М.В.<br>Голова ППО Погребняк Н.Д.<br>Коректор
| --
| --
| --
| --
|-
! Структурні підрозділи
| Наказ про плату за навчання бакалаврів, спеціалістів, магістрів
| 24
| Проректор Сорока В.С.<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальний юридичного відділу Л.М. Конопуд<br>Директори інститутів<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.
| --
| Начальник ПФВ М.М. Марчук<br>головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>приймальна комісія, директори інститутів
| Ректор Мошинський В.С.<br>головний бухгалтер М.Д. Матвієнко
|-
! Структурні підрозділи
| Наказ про плату за навчання аспірантів і докторантів
| 24
| Проректор Н.Б. Савіна<br>Завідувач аспірантурою  Н.Е. Белоконь<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальник юридичного відділy Л.М. Конопуд<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.
| --
| Начальник ПФВ М.М. Марчук<br>головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>приймальна комісія
| Ректор Мошинський В.С.<br>головний бухгалтер М.Д. Матвієнко
|-
! Структурні підрозділи
| Наказ про  зміну розмірів стипендій студентам
| 24
| Проректор Сорока В.С.<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальний юридичного відділу Л.М. Конопуд<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.
| --
| Начальник ПФВ М.М. Марчук<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>директори інститутів
| головний бухгалтер М.Д. Матвієнко
|-
! Структурні підрозділи
| Наказ про  зміну розмірів стипендій аспірантам і докторантам
| 24
| Проректор Н.Б. Савіна<br>Завідувач аспірантурою  Н.Е. Белоконь<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальник юридичного відділy Л.М. Конопуд<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.
| бухгалтерія по нарахуванню стипендій<br>плано-во-фінансовий відділ<br>завідувач аспірантурою
| Начальник ПФВ М.М. Марчук<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>завідувач аспірантурою
| Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко
|-
! Структурні підрозділи
| Наказ про  встановлення посадових окладів
| 24
| Проректор Сорока В.С.<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальний юридичного відділу Л.М. Конопуд<br>Начальник відділу кадрів М.В. Матіяш<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.
| бухгалтерія по зарплаті<br>планово-фінансовий відділ<br>відділ кадрів
| Начальник ПФВ М.М. Марчук<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальник відділу кадрів Матіяш М.В
| Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко
|-
! Структурні підрозділи
| Наказ про  встановлення розміру погодинної оплати праці
| 24
| Проректор Сорока В.С.<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальний юридичного відділу Л.М. Конопуд<br>Начальник відділу кадрів М.В. Матіяш<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.
| --
| Начальник ПФВ М.М. Марчук<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальник відділу кадрів Матіяш М.B.<br>Начальник навчально-методичного відділу Ковальчук Н.С
| Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко
|-
! Структурні підрозділи
| Наказ про  встановлення розміру оплати за проживання в студентських гуртожитках
| 24
| Проректор О.О. Дмитренко<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Начальний юридичного відділу Л.М. Конопуд<br>Коректор
| Ректор Мошинський В.С.
| --
| Начальник ПФВ М.М. Марчук<br>Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко<br>Директор студмістечка
| Головний бухгалтер М.Д. Матвієнко
|-
! Структурні підрозділи
| Накази по охороні праці та пожежній безпеці  ( про затвердження інструкцій з охорони праці, про створення пожежно-технічної комісії,  про затвердження персонального складу членів
пожежної дружини, про розслідування нещасних випадків,  про порядок огляду приміщень після закінчення робочого дня та ін.)
| 24
| Начальник юридичного відділу Л.М. Конопуд
| --
| --
| Керівники підрозділів університету
| Головний інженер Цімох В.М.<br>служба охорони праці
|-
! Загальні службові
| Розпорядження (із загальних питань)
| 23
| Начальник юридичного відділу Л.М. Конопуд
| Ректор Мошинський В.С.
| Відповідно до змісту розпорядження
| --
| Відповідно до змісту розпорядження
|-
! Загальні службові ННІ
| Розпорядження щодо діяльності інституту
| 23
| Заступники директора інституту<br>завідувачі кафедрами
| Директор ННІ
| Відповідно до змісту розпорядження
| --
| Відповідно до змісту розпорядження
|-
! Листи
| Лист –запрошення на конференцію
| 10624
| --
| Ректор Мошинський В.С.
| --
| --
| --
|-
! Листи
| Лист-заявка на участь в олімпіадах і конкурсах
| 10624
| --
| Ректор Мошинський В.С.
| --
| --
| --
|-
! Засідання, наради
| Протокол засідання кафедри
| 202
| --
| Завідувач кафедри
| --
| За окремим списком
| Завідувач кафедри
|-
! Засідання, наради
| Протокол засідання методичної комісії
| 202
| Секретар методичної комісії
| Директор ННІ
| --
| За окремим списком
| --
|-
! Засідання, наради
| Протокол Вченої Ради ННІЕМ
| 202
| Директор ННІ А.М. Секретар Вченої Ради ННІ
| Директор ННІ
| --
| За окремим списком
| --
|}

Поточна версія на 17:55, 19 вересня 2024

ЕДО
Ворк-Флов.PNG
Система документообігу установи
Технічні умови роботи
Платформа ресурсу Ресурс працює через доступ до Інтернету у браузері Google-Chromе
За інформаційну безпеку та технічне обслуговування відповідає відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
Консультації та навчання
Викладач Назарук Віталій Дмитрович
Цей шаблон:

Вступна частина

Система електронного документообігу (далі - СЕДО), яка впроваджена в НУВГП, розроблена компанією "іCorе" і має назву "іDoc НУВГП". Інформаційний ресурс СЕДО розміщено на серверних потужностях Національного університету водного господарства та природокористування. З 27.04.2019 р. реалізована нова версія програмного комплексу "іDoc НУВГП". Організація електонного документообігу в НУВГП здійснюється відповідно до вимог Закону України від 22.05.2003 № 851-IV Про електронні документи та електронний документообіг: [1] та Постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.18 № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності": [2]. Відповідальність за організацію електронного документообігу в НУВГП покладено на загальний відділ. Відповідальність за технічну експлуатацію СЕДО та забезпечення захисту інформації в системі покладено на відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.

Реєстрація та внесення змін в облікові дані користувачів СЕДО

Для реєстрації користувачів у системі електронного документообігу керівники підрозділів подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [3].

Для вилучення користувача із СЕДО керівники підрозділів подають заявки із зазначенням прізвища, імені, по-батькові користувача, номеру та дати наказу на звільнення.

Для внесення змін в облікові дані користувачів керівники подають заявки у довільній формі із зазначенням дати та номером наказу та відповідних змін у посадах, підпорядкуванні, прізвищах тощо.

Для внесення змін у випадку реорганізації чи створення нових підрозділів, керівники подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [4].

Усі заявки подаються через єдиний сервіс надання інформаційних послуг НУВГП: [5] у категорію "Електронний документообіг"

Загальна інформація

Обов'язки користувачів

Користувачі ЕДО НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та дотримуватись її вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку ЕДО для виконання наявних документів. Відеоінструкція розробників системи знаходиться за посиланням: https://www.youtube.com/watch?v=H77lr56ITr4

Порядок підготовки та роботи в системі

Авторизація в системі

Для входу в систему необхідно в командному рядку браузера користувача набрати https://idoc.nuwm.edu.ua/login , або натиснути на [6] даної інструкції, або натиснути на зображення "Електронний документообіг" у вкладці "Працівник" головної сторінки сайту університету.

Вхід з порталу.PNG

У вікні авторизації:

Авторизація.PNG

У рядок «Логін» ввести персональний логін, створений шляхом транслітерації ініціалів та прізвища користувача, наприклад: v.s.koval (для користувачів , підключених в 2018 р.), та nuwm_v.s.koval (для користувачів, підключених з 2019 р.). В командному рядку «Пароль» ввести пароль, потім натиснути «Увійти», в результаті чого відкривається сторінка персонального кабінету користувача.

Персональний каб.PNG

Зміна пароля здійснюється в меню "Мій профіль" в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч) .

Заміна пароля.PNG

Після відкривання вікна зміни пароля необхідно здійснити процедуру вводу Вашого індивідуального пароля.

Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему, зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні). Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється. Пароль необхідно запам'ятати, або записати на недоступний для інших осіб носій.

Відновлення пароля

Якщо користувач не може пригадати свій пароль, він повинен його відновити через кнопку "Забули пароль"

Забули пароль.PNG

Після натискання кнопки Забули пароль відкривається меню відновлення пароля. У верхній рядок необхідно внести логін в ЕДО (наприклад v.s.koval, а в нижній рядок - логін персональної електроннної пошти в домені nuwm.edu.ua, наприклад: v.s.koval@nuwm.edu.ua та натиснути кнопку Отримати пароль. На електронну скриньку користувача надійде тимчасовий пароль, який необхідно змінити зазначеним вище способом

Отримати пароль.PNG

Загальні вимоги по роботі в системі

1. Користувачам рекомендується регулярна очистка файлів куки і кешу (п. 3.1.1)
2. Наполегливо рекомендуємо внести СЕД у винятки розширень браузера, які блокують рекламу. Дані розширення можуть блокувати критично важливі функції документообігу.
3. Рекомендуємо оновлювати пароль кожні 3 місяця для покращення безпеки користувача.

Порядок роботи з документами

Загальні вимоги при роботі з документами

Логіка бізнеспроцесів підготовки документів зображена на нижченаведеній блок-схемі. Узгоджуючих, затверджуючих, адресатів, ознайомлювачів необхідно вибирати залежно від змісту документа Порядок роботи з документом із погодженням При вставці cкопійованого тексту в поле документу слід використовувати комбінацію ctrl+shift+v
На друк документи виводяться з оформленням згідно брендбуку та закону України.

3.1.1 Очистка файлів куків та кешу

Перед кожним сеансом роботи в системі необхідно видаляти накопичені файли куків. Для цього в командному рядку браузера натиснути на значок замка, вибрати необхідні файли куків, послідовно натиснути Видалити та Готово.

Куки.png

Видалення куків.png

Після вибору шаблону для створення документа необхідно скинути кеш та обновити сторінку

Скинути кеш.png

Порядок роботи приведено на прикладі шаблона наказу і стосується всіх інших документів.

Створення документа.

У персональному кабінеті IDoc НУВГП натиснути на клавішу «Створити документ», у випадаючому меню вибрати Наказ.

Заповнити шаблон за наступною схемою:

Назва наказу.PNG

В поле "Назва документу" необхідно внести коротку назву наказу. В поле "Констатуюча частина" необхідно внести коротку преамбулу, підставу. В поле "Наказую" необхідно внести текст наказу. В поля "Констатуюча частина" та "Наказую" можна імпортувати підготовлені тексти, які містяться в інших файлах, натиснувши кнопку "Імпорт doc-файлу".

  • При внесенні тексту в поля дотримуватись наступних вимог: вирівнювання тектсу з обох сторін, абзацні відступи виставляти вручну пробілами.
  • Рядок для підпису ректора не вносити - він підтягується автоматично.

Тіло наказу.PNG

При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".

Узгодження документа.Ознайомлення з документом

Вибір узгоджуючих здійснюється відповідно до змісту наказу. Автоматично підтягуються на узгодження: безпосередній керівник автора документу, начальник юридичного відділу, начальник відділу запобігання та виявлення корупції, коректор. Якщо в процесі узгодження проекту документу виникає необхідність додати узгоджуючого, то це необхідно виконувати в режимі Редагування, натиснувши на кнопку "Зняти з візування". Після заповнення всіх полів необхідно натиснути кнопки "Зберегти" та "Створити" ("Підписати").

Узгодження.PNG

Вибір користувачів, яким необхідно довести наказ, може здійснюється автором під час створення, узгодження та затвердження документу, але до моменту натискання ним кнопки "Ознайомитись". Для цього необхідно відкрити документ та в рядку "Ознайомлення" вибрати необхідних користувачів.Ознайомлення здійснюється індивідуально, або за ролями.

Індикатором кроку, на якому знаходиться документ (узгодження, затвердження, ознайомлення), є жовта вертикальна лінія праворуч від реквізитів користувачів.

Лінія узгодження.png

Додавання узгоджуючого на кроці Затвердження

Якщо на кроці Затвердження було отримано зауваження щодо необхідності додати особу на попередній крок, то автору необхідно взяти документ на редагування,

Додавання узгоджуючого.png

додати необхідного підписанта. Поставити галочку в полі “Повернути на узгодження”, потім натиснути на кнопку “Повернути на візування” або “Повернути на візування та зняти підписи”

Повернення на узгодження.png

Прикріплення файлів додатків до документа.

  • Натиснути на клавішу «Зберегти», перевірити правопис.
  • Натиснути на клавішу «Редагувати».
  • При необхідності виправити помилки.

При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".

Прикріплення додатків.PNG

Дозволені формати додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб. Використовувати коми, крапки, пробіли в назвах документів ЗАБОРОНЕНО. Рекомендовано називати додатки ЛАТИНИЦЕЮ

Додавання файлів на редагуванні

В разі неможливості прикріплення додатків слід натиснути ПКМ у виділеному полі та зняти галочку "Тільки читання"

Ronly.png

Вставка гіперпосилання на документ іDoc

Для вставки гіперпосилання необхідно в текст документа, який створюється, внести назву документа, на який буде гіперпосилання та виділити його. В сусідній вкладці браузера відкрити документ, на який буде гіперпосилання та з командного рядка скопіювати посилання. Повернутись до створюваного документа, на панелі інструментів натиснути значок гіперпосилання. У запропонованому меню натиснути на клавішу «Вставити посилання», скопійоване посилання вставити в рядок «URL» та натиснути на клавішу Ok.

Вставка гіперпосилання.PNG

Відправлення документа.

В меню роботи із збереженим документом натиснути клавішу «Створити». Документ надходить до папки "Очікують мене" адресата (угоджуючого, затверджуючого, ознайомлювача).

Видалення документа.

Якщо в процесі створення, редагування, візування документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути на кнопку зі стрілкою та вибрати пункт «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.

Idoc remove.png

Відпрацювання документа.

Документи, надіслані користувачу в роботу, потраплять йому в папку "Очікують мене". Користувачу необхідно відкрити документ, озайомитись із змістом та, залежно від змісту, відпрацювати: узгодити, затвердити, додати адресата, додати ознайомлювача, делегувати, написати зауваження чи коментар. Якщо користувач написав зауваження, то документ повертається до автора, котрий повинен внести корективи в документ та написати відповідь.

Тест зауваження.PNG

Тест відповіді.PNG

Ознайомлення з документом інших користувачів.

Для ознайомлення з документом в рядку "Ознайомлення" необхідно натиснути на значок "+", набрати прізвище користувача та натиснути на рядок з його даними. Для ознайомлення з документом групи користувачів, яким присвоєні певні ролі, необхідно в рядку "Ознайомлення" натиснути на значок "+ силует" та вибрати групу користувачів з відповідними ролями.

Ознайомлення кор.PNG

Ознайомлення ролі.PNG

Прикріплення завдання.

До кожного документа можна прикріпити завдання з контролем. Для цього необхідно натиснути на кнопку "Додати завдання" і заповнити всі необхідні поля.

Додавання завдання.PNG

У контролюючого це завдання появиться в папці "Я контролюю", у виконапця - в паці "Мене контролюють".  

Створення папок та додавання документів до папок

В процесі роботи всі створені користувачем документи в хронологічному порядку поміщаються до папки «Мої документи». Всі відпрацьовані користувачем документи, в т.ч. отримані, але не відпрацьовані іншими користувачами, потрапляють в папку "Інші" Документи, відпрацьовані усіма, без виключення користувачами, переміщаються із папки "Інші" до папки "Історія". Необхідні для подальшого використання документи користувач може додавати до персональних папок

Створення папок.PNG

Для додавання документа до папки необхідно його позначити галочкою (ліворуч від назви), натиснути на значок "Позначити як", дати назву папки , та натиснути значок +:

Делегування документів.

Делегування документа означає передачу права авторства на документ. Делегування можливе в межах одного підрозділу між працівниками, або по вертикальній підпорядкованості.

Заборонено делегувати документ вказаним автором документа користувачам, які виконують роль погоджуючого, затверджуючого, адресата, додаткового виконавця.

В межах одного підрозділу вхідний документ може бути делегований, якщо за змістом документ належить до виконання іншим працівником, відповідно до покладених функціональних обов’язків. Керівник може делегувати вхідний документ на виконання працівнику підпорядкованого підрозділу.

Делегування.PNG

Пошук документів.

Пошук документів здійснюється в меню пошуку за допомогою наступних способів.

  • Пошук за допомогою системного номера документа

ПОшук за сист. №.PNG

  • Пошук за допомогою порядкового номера,або назви документа

Пошук за назвою.PNG

  • Пошук за допомогою інших атрибутів документа

Пощук док.PNG

Генерація документу з КЕП та його верифікація

Для верифікації накладеного КЕП на документ його необхідно завантажити (значок завантаження в правій частині екрану під прізвищем)

верифікація пдф

та скористатись сервісами перевірки КЕП Верифікація Дія

Друк документів.

Відповідальними за реєстрацію підрозділами обов'язково роздруковуються в одному примірнику лише ті документи, які в подальшому будуть передані до архіву. Для друку спочатку через меню перегляду необхідно вибрати, що саме необхідно друкувати - текст документу, чи аркуш погодження. Аркуш погодження роздруковується на звороті останнього аркуша розпорядчого документу.

Друк наказу.PNG

Далі необхідно натиснути на значок принтера

Принтер.PNG

Натиснути кнопку "Роздрукувати"

Принтер вивід.PNG

Натиснути кнопку "Друк". В налаштуваннях принтера необхідно встановити показані на рисунку параметри

Налаштування принтера.PNG

Автоматичний перехід на наступний документ

Для вимкнення функції автоматичного переходу на наступний документ необхідно перейти в меню налаштування та натиснути необхідний чекбокс

Autochange.png

Відкладення підписання з КЕП з мобільних пристроїв

Для того, що відкласти підписання з КЕП з мобільних пристроїв, необхідно:

Авторизуватись в системі
Перейти за посиланням https://idoc.nuwm.edu.ua/tools/profile
Увімкнути режим “Комп’ютерної версії сайту”

Ecpmob 1.jpg

Ecpmob 2.jpg

Натиснути відповідну галочку

Ecpmob 3.jpg

Особливості використання окремих бізнеспроцесів (шаблонів) при підготовці документів

Накази за категоріями

Окрім шаблона Наказ, за допомогою якого готуються накази з основної діяльності, розроблено ряд інших шаблонів, за допомогою яких готуються накази за наступними видами діяльності.

  • Наказ аспірантура
  • Наказ НДЧ
  • Наказ кадри
  • Наказ відпустки
  • Наказ відрядження
  • Наказ студенти
  • Наказ приймальна комісія
  • Наказ ІПО кадри
  • Наказ ІПО студенти

Реєстрація затверджених наказів за порядковими номерами, створеними автоматично системою, здійснюється відповідальними підрозділами. Доступ до зазначених шаблонів надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг" [7]

Розпорядження

Бізнеспроцес "Розпорядження" має таку ж логіку створення, узгодження, затвердження та ознайомлення, що й наказ. Автоматично на узгодження підтягюються безпосередній керівник автора проекту розпорядження та коректор. Доступ до шаблону надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг" [8]

Заява

В меню вибору БП необхідно вибрати "Заява".

Вибір заяви.PNG

Поля необхідно заповнити згідно змісту (або імпортувати з doc-файла). Вибирати, згідно змісту заяви, узгоджуючих, затверджуючого, адресата/тів (хто буде обробляти заяву) та, при необхідності - ознайомлювачів. При необхідності прикріпити додатки. Автоматично підтягуються: в узгоджуючі безпосередній керівник автора та начальник відділу кадрів; в ознайомлювачі – діловод загального відділу, яка веде облік заяв.

Поля Заяви.PNG


Натиснути кнопку "На підпис". Підтягується меню ЕЦП - необхідно вибрати АЦСК, де генерувався ЕЦП, вибрати файл, на якому він зберігається та ввести пароль доступу до файлу та підписати з ЕЦП. (Якщо обов’язкові поля не заповнено, або немає ЕЦП – документ не створиться)

Накладення ЕЦП.PNG

Заявка на виконуючого обов'язки

В меню вибору БП вибираємо "Заявка на виконуючого обов'язків". Заповнюємо необхідні поля: підстава, ПІБ основного користувача (той, хто передає права), В.о. (той, хто приймає права), дату початку та дату кінця.

Vo.png

Та натискаємо "На підпис". Необхідні підписанти підтягнуться автоматично. Після присвоєння прав для в. о. слід перезайти в систему для коректного відпрацювання системою.

Перехід до документів користувача

Vo2.png

Натискаємо на Ваше прізвище та обираємо необхідну особу. Далі робота із документами не відрізняється від звичного процесу.

Протокол

В меню вибору БП необхідно вибрати "Протокол". Доступ до шаблону надається згідно заявок діловодам кафедр, секретарям зборів та колегіальних органів. Протокол створюється в день проведення засідань чи зборів. Дата протоколу підтягується автоматично. Номер протоколу проставляється згідно журналу реєстрації.

Протокол створення.PNG

Табель обліку використання робочого часу

Бізнеспроцес «Табель обліку» призначений для використання працівниками усіх підрозділів університету. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність створення таблиці табелю в форматі .doc, .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc. Документ із зразком таблиці додається окремим файлом: Табель обліку

Шаблони

Табель обліку.png

Таблицю потрібно заповнити в програмі Word і зберегти на комп’ютері окремим файлом. Для використання зазначеного бізнеспроцесу необхідно натиснути на кнопку Створити документ і вибрати Табель обліку.

Вибір БП Табель обліку.png

В шаблоні документа внести назву, наприклад, Табель, відділ/центр/кафедра, місяць. Натиснути кнопку Імпорт doc-файлу, вибрати збережений файл таблиці та завантажити його.

Імпорт файла табель.png

Файл вантажиться до 1 хвилини і матиме наступний вигляд.

Табель обліку html.png

Натиснути кнопку «На підпис» та підписати документ з ЕЦП. За достовірність внесених даних відповідає автор документу. Примітка. Всі узгоджувачі, затверджуючий та адресат додаються автоматично.

Акт НДЧ

Бізнеспроцес “Акт НДЧ” призначений для використання працівниками науково - дослідної частини. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність заповнення підготовлених документів в форматі .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc:
Акт НДЧ

Тіло документу

Табель обліку

Табель

Перед початком роботи в СЕДО iDoc необхідно заповнити документи формату .docx

Порядок роботи з СЕДО

Для роботи з документом в СЕДО iDoc необхідно:

Створення документу

1. Натиснути “Створити документ” та вибрати “Акт НДЧ”

Заповнення полів Селект

2. Заповнити обов’язкові поля документу. Слід звернути увагу на те, що “Керівник роботи” вибирається через поле селекту

Імпорт

3. Натиснути “Імпорт doc-файлу” в полях “Табель” та “Тіло документу”

Aktndch5.png

4. Натиснути кнопку “На підпис” та накласти візу ЕЦП
Всі необхідні підписанти підтягнуться автоматично

Контракт

Натискаємо “Створити документ” та обираємо “Контракт”

Створення

Імпортуємо заповнений шаблон контракту згідно категорії, що доступний за посиланням (буде прикріплено після публікації на порталі). При потребі додаємо підписантів на крок “Погодження”.

Наповнення документу

Натискаємо “За візами” та накладаємо візу КЕП

ECP

Звіт по контракту

В папці “Мої документи” відкриваємо підписаний контракт та натискаємо

створення

"Похідний"
Обираємо категорію “Звіт по контракту”

похідний

Імпортуємо дані з doc - файлу
В поле “До документу” вставляємо системний номер (70-хххххххх) або шукаємо по ключових словах: Контракт Прізвище Ім’я. Обираємо Ваш документ.

похідний

Натискаємо “За візами”
Для перегляду всіх супутних до контракту документів необхідно натиснути на “Дерево”

похідний

Акти прийому - передачі

Шаблони “Акт приймання - передачі основних засобів” та “Акт приймання - передачі запасів” призначені матеріально відповідальним особам для документального оформлення передачі матеріальних цінностей. Документ створює особа, яка ПЕРЕДАЄ матеріальні цінності.

Шаблони

Робота в СЕД iDoc

1. Створюємо на комп’ютері файл за зразком, що подано нижче, заповнюємо відповідно до обраної категорії та зберігаємо у форматі .doc

шаблон шаблон

2. Натискаємо “Створити документ” 3. Обираємо “Акт ПП” необхідної категорії

створення

4.Заповнюємо назву документу та імпортуємо підготовлений .doc файл

наповнення

5. На крок “Узгодження” додаємо особу, яка ПРИЙМАЄ матеріальні цінності

кроки

6. На крок “Затвердження” додаємо проректора за напрямом діяльності та натискаємо “На підпис”

Заява на звільнення

Бізнеспроцес “Заява на звільнення” доступна всім користувачам ЕДО та призначена для забезпечення процесу звільнення працівників НУВГП. Разом із заявою підписанти накладають візу на обхідний лист особи, що звільняється. Порядок роботи: Обираємо БП “Заява на звільнення” в списку шаблонів

створення

В назву документу автоматично підставляться необхідні дані. Слід заповнити тіло документу

наповнення

Натискаємо “На підпис” та накладаємо ЕЦП. Необхідні підписанти підтягнуться автоматично

Затвердження

Шаблон бізнеспроцесу “Затвердження” доступний для всіх науково-педагогічних працівників та керівного складу університету, призначений для затвердження різного роду документів, які не мають окремої процедури підписання. Створюємо документ:

створення

Заповнити назву та тіло документу відповідно до змісту. За необхідностю можна імпортувати документ та завантажити додатки

створення

Погодження не є обов’язковим кроком та не має автоматично прикріплених осіб. Підписання є обов’язковим полем та не має осіб, які будуть підтягуватись автоматично. Передбачено ручне додавання

створення

Накласти КЕП

створення

Для завантаження файлу з КЕП можна скористатись кнопкою “Завантажити"

створення

Силабус

Шаблон "Силабус" доступний для всіх науково-педагогічних працівників, призначений для затвердження Силабусів нормативних та вибіркових дисциплін.
Шаблон для заповнення .docx документу знаходиться за посиланням Макет силабусу

Наповнення шаблону

Додавання фото відбувається через Вставлення > зображення
фото
Для вставки інформації в макет силабусу використовуємо комбінацію клавіш Ctrl + Shift + V або Права Кнопка Миші (далі - ПКМ) > Вставити без форматування.
Заборонено вставляти таблиці в таблиці, використовувати довгі покликання (використовуйте гіперпосилання), вставляти текст зі збереженням форматування.
Необхідні посилання оформлюємо через гіперпосилання:
1. Пишемо "Посилання"
2. Виділяємо текст
3. ПКМ > Посилання > Вставити посилання
додати гіперпосилання
4. Вставляємо посилання в поле "Адреса" та натискаємо "Ок"
додати гіперпосилання

Робота в СЕДО

Створюємо документ, заповнюємо поля (вказуємо назву силабусу, ННІ, тіло документу)

створення

Імпортуємо тіло документу використовуючи браузер Firefox .
ВАЖЛИВО: документ для імпорту повинен мати розширення .docx
ВАЖЛИВО: документ для імпорту повинен починатись з ШИФРУ СИЛАБУСУ. Шапка та ННІ заповнюється користувачем в окремих полях.
"Національний університет водного господарства та природокористування" підтягується автоматично в прінтформу

підписанти

В погодження освітньої компоненти додаємо:
Керівник освітньої програми, секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ.
Для погодження вибіркової освітньої компоненти необхідно додати:
Секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ, Вчений секретар НМР НУВГП.
Сорока В.С., проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи, голова науково-методичної ради НУВГП до підписання додається автоматично. Після заповнення документу відправляємо на підписання та накладаємо КЕП.

Паспорт санітарно-технічного стану приміщення

Перед початком роботи в СЕД необхідно заповнити шаблон

створення

Обираємо процес “Паспорт СТС” у вікні створення документу

наповнення

Наповнюємо необхідні поля з наданого переліку. Обираємо ННІ та кафедру

кафедра

При виборі кафедри обов’язково починати пошук зі слова “кафедра”

імпорт

Імпортуємо завчасно підготовлений шаблон паспорту приміщення через функцію “Імпорт doc-файлу”

На погодження вручну додаємо директора ННІ, на розгляд - завідувача кафедри. Документ готовий до роботи.
Шапка документу автоматично створюється системою і не потребує додаткового наповнення наданого шаблону даними шапки документу

Система завдань та електронного контролю

Система завдань та електронного контролю призначена для здійснення контролю виконанння у встановлені терміни. Для встановлення контролю виконання документа, до нього необхідно прикріпити завдання.

Додати завдання.PNG

Для створення автономного завдавдання та моніторингу існуючого контролю використовується вкладка Завдання

Вкладка Завдання.PNG

При створенні завдання заповнюються всі обов'язкові поля, вибираються виконавці, контролюючі, спостерігачі (при потребі), визначається форма звіту.

Додавання завдання.PNG

Контроль стану виконання завдань контролюючим здійснюється у вкладці Я контролюю

Я контролюю.PNG

Контроль стану виконання завдання виконавцем здійснюється у вкладці Мене контролюють

Мене контролюють.PNG

Порядок звернень в службу технічної підтримки

При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки Help Desk.

Порядок звернень наступний.

  • Перейти на сайт НУВГП, натиснути на вкладки Працівник та Help Desk http://help.nuwm.edu.ua/.
Хелп Деск.png
  • Необхідно авторизуватись через аккаунт службової пошти НУВГП.
  • Вибрати категорію Електронний документообіг. В тексті заявки детально описати суть проблеми та прикріпити файл із скрином помилки (при її наявності).


Порядок виходу із системи

Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється через кнопку «Вихід» в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч).


Рекомендації щодо підготовки і відпрацювання окремих документів в університеті

Додаток 1

Рекомендації щодо змісту та маршрутизації типових документів НУВГП


По даному розділу приймаються доповнення, та пропозиції, які необхідно подавати в категорію Електронний документообіг через Єдиний сервіс надання інформаційних послуг http://help.nuwm.edu.ua/

№ з/п Назва та короткий зміст Узгоджуючі Затверджуючий Адресат Ознайомлення
1 Заяви
1.1 На щорічну відпустку Прізвище І.П. (В тексті вказувати за який період роботи має бути надана відпустка) Безпосередній керівник Ректор чи проректор за напрямом діяльності Начальник відділу кадрів
1.2 На житлову комісію Прізвище І.П.

В тексті вказати (для проживаючих в гуртожитку) - № кімнати і гуртожитку та перелік членів сім’ї, термін дії контракту

Голова студентського профкому,

Директор студентського містечка

Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Директор студентського містечка
1.3 На погодинну оплату Прізвище І.П. назва документа для завантаження - 10.01_Заява_на_роботу_викл

посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/publichna-informacija/normativni-dokumenti/zrazki-zajav-ta-zvernenj

Завідувач кафедри, Начальник навчально-методичного відділу Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Начальник відділу кадрів
1.4 На матеріальну допомогу Прізвище І.П. Голова профкому,

Начальник планово-фінансового відділу

Ректор Начальник відділу кадрів
1.5

Заяви щодо прийняття за основним місцем роботи, сумісництвом та за погодинною оплатою праці (зовнішніми) подаються із переліком необхідних документів. Заяви на прийняття за сумісництвом (внутрішнім), за погодинною оплатою праці (внутрішньою), всіх видів звільнення та переведення, всіх видів відпусток, а також будь яких звернень з кадрового діловодства подаються за допомогою системи IDoc.

згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями

назва документа для завантаження - Наказ про розподіл обов’язків між ректором та проректорами

посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/law/ndu

згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями Начальник відділу кадрів
1.6
2 Службові записки
2.1 На заправку та відновлення картриджів, ремонт принтерів. Безпосередній керівник Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Директор інформаційно-обчислювального центру
2.2 На закупівлю периферії та комплектуючих комп’ютерної техніки Директор інформаційно-обчислювального центру,

Начальник планово-фінансового відділу, Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи

Ректор Директор інформаційно-обчислювального центру, Начальник відділу закупівель Заступник начальника планово-фінансового відділу
2.3 На розміщення нових сторінок на сайті Університету та внесення змін в структуру сайту Начальник відділу інформаційних технологій Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Директор інформаційно-обчислювального центру
2.4 На відрядження Прізвище І.П.

(вказувати джерело фінансування: за кошти університету, за рахунок приймаючої сторони. тощо)

Безпосередній керівник,

Начальник планово-фінансового відділу

Ректор Начальник загального відділу
2.5 На відрядження за кордон Прізвище І.П.

Згідно Положення про службові відрядження за кордон працівників та осіб, які навчаються в НУВГП

Безпосередній керівник,

Начальник планово-фінансового відділу, Провідний фахівець з інформаційного та протокольно-візового забезпечення (Туз М.В.)

Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків Начальник загального відділу
2.6 На преміювання Прізвище І.П. Безпосередній керівник, Голова профкому,

Головний бухгалтер, Начальник планово-фінансового відділу, Проректор за напрямом діяльності

Ректор Начальник відділу кадрів
2.7 Проведення ремонтних робіт Директор ННІ, Начальник ПФВ. Проректор з НП та АГР Начальник ЕТВ
2.8 Закупівля госп. товарів, комплектуючих, будівельних матеріалів,запчастин тощо. Начальник планово-фінансового відділу, Головний бухгалтер, Проректор з НП та АГР. Ректор Начальник ВМТЗ
2.9 Щодо перевірки на плагіат (методичних вказівок) Безпосередній керівник автора Директор ІОЦ Начальник відділу ЗІТН
2.10
3 Заявка на призначення виконуючим обов’язки
3.1 Вибираються: основний користувач та користувач, який буде виконувати обов’язки; дати початку та закінчення виконання обов’язків. - - -
4 Протокол
4.1 Протокол засідання (зборів) колегіального органу Головуючий
5 Розпорядження
5.1
6 Накази
6.1

Додаток 3

Заявка на підключення користувачів НУВГП до системи електронного документообігу

Шаблон заявки на підключення до СЕДО

Заявки подавати в категорію Електронний документообіг через єдиний сервіс надання інформаційних послуг прикріпленим файлом, авторизувавшись з електронної пошти підрозділу, або керівника підрозділу.

Отримано з https://wiki.nuwm.edu.ua/index.php?title=ЕДО_-_Електронний_документообіг&oldid=38926