Відмінності між версіями «ЕДО - Електронний документообіг»

ЕДО
	; Система документообігу установи
Технічні умови роботи
Платформа ресурсу	Ресурс працює через доступ до Інтернету у браузері Google-Chromе
	За інформаційну безпеку та технічне обслуговування відповідає відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
Консультації та навчання
Викладач	Назарук Віталій Дмитрович
	Цей шаблон: переглянути; обговорити; редагувати;

Поточна версія на 17:55, 19 вересня 2024

Вступна частина

Система електронного документообігу (далі - СЕДО), яка впроваджена в НУВГП, розроблена компанією "іCorе" і має назву "іDoc НУВГП". Інформаційний ресурс СЕДО розміщено на серверних потужностях Національного університету водного господарства та природокористування. З 27.04.2019 р. реалізована нова версія програмного комплексу "іDoc НУВГП". Організація електонного документообігу в НУВГП здійснюється відповідно до вимог Закону України від 22.05.2003 № 851-IV Про електронні документи та електронний документообіг: [1] та Постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.18 № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності": [2]. Відповідальність за організацію електронного документообігу в НУВГП покладено на загальний відділ. Відповідальність за технічну експлуатацію СЕДО та забезпечення захисту інформації в системі покладено на відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.

Реєстрація та внесення змін в облікові дані користувачів СЕДО

Для реєстрації користувачів у системі електронного документообігу керівники підрозділів подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [3].

Для вилучення користувача із СЕДО керівники підрозділів подають заявки із зазначенням прізвища, імені, по-батькові користувача, номеру та дати наказу на звільнення.

Для внесення змін в облікові дані користувачів керівники подають заявки у довільній формі із зазначенням дати та номером наказу та відповідних змін у посадах, підпорядкуванні, прізвищах тощо.

Для внесення змін у випадку реорганізації чи створення нових підрозділів, керівники подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [4].

Усі заявки подаються через єдиний сервіс надання інформаційних послуг НУВГП: [5] у категорію "Електронний документообіг"

Загальна інформація

Обов'язки користувачів

Користувачі ЕДО НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та дотримуватись її вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку ЕДО для виконання наявних документів. Відеоінструкція розробників системи знаходиться за посиланням: https://www.youtube.com/watch?v=H77lr56ITr4

Порядок підготовки та роботи в системі

Авторизація в системі

Для входу в систему необхідно в командному рядку браузера користувача набрати https://idoc.nuwm.edu.ua/login , або натиснути на [6] даної інструкції, або натиснути на зображення "Електронний документообіг" у вкладці "Працівник" головної сторінки сайту університету.

У вікні авторизації:

У рядок «Логін» ввести персональний логін, створений шляхом транслітерації ініціалів та прізвища користувача, наприклад: v.s.koval (для користувачів , підключених в 2018 р.), та nuwm_v.s.koval (для користувачів, підключених з 2019 р.). В командному рядку «Пароль» ввести пароль, потім натиснути «Увійти», в результаті чого відкривається сторінка персонального кабінету користувача.

Зміна пароля здійснюється в меню "Мій профіль" в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч) .

Після відкривання вікна зміни пароля необхідно здійснити процедуру вводу Вашого індивідуального пароля.

Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему, зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні). Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється. Пароль необхідно запам'ятати, або записати на недоступний для інших осіб носій.

Відновлення пароля

Якщо користувач не може пригадати свій пароль, він повинен його відновити через кнопку "Забули пароль"

Після натискання кнопки Забули пароль відкривається меню відновлення пароля. У верхній рядок необхідно внести логін в ЕДО (наприклад v.s.koval, а в нижній рядок - логін персональної електроннної пошти в домені nuwm.edu.ua, наприклад: v.s.koval@nuwm.edu.ua та натиснути кнопку Отримати пароль. На електронну скриньку користувача надійде тимчасовий пароль, який необхідно змінити зазначеним вище способом

Загальні вимоги по роботі в системі

1. Користувачам рекомендується регулярна очистка файлів куки і кешу (п. 3.1.1)
2. Наполегливо рекомендуємо внести СЕД у винятки розширень браузера, які блокують рекламу. Дані розширення можуть блокувати критично важливі функції документообігу.
3. Рекомендуємо оновлювати пароль кожні 3 місяця для покращення безпеки користувача.

Порядок роботи з документами

Загальні вимоги при роботі з документами

Логіка бізнеспроцесів підготовки документів зображена на нижченаведеній блок-схемі. Узгоджуючих, затверджуючих, адресатів, ознайомлювачів необхідно вибирати залежно від змісту документа Порядок роботи з документом із погодженням При вставці cкопійованого тексту в поле документу слід використовувати комбінацію ctrl+shift+v
На друк документи виводяться з оформленням згідно брендбуку та закону України.

3.1.1 Очистка файлів куків та кешу

Перед кожним сеансом роботи в системі необхідно видаляти накопичені файли куків. Для цього в командному рядку браузера натиснути на значок замка, вибрати необхідні файли куків, послідовно натиснути Видалити та Готово.

Після вибору шаблону для створення документа необхідно скинути кеш та обновити сторінку

Порядок роботи приведено на прикладі шаблона наказу і стосується всіх інших документів.

Створення документа.

У персональному кабінеті IDoc НУВГП натиснути на клавішу «Створити документ», у випадаючому меню вибрати Наказ.

Заповнити шаблон за наступною схемою:

В поле "Назва документу" необхідно внести коротку назву наказу. В поле "Констатуюча частина" необхідно внести коротку преамбулу, підставу. В поле "Наказую" необхідно внести текст наказу. В поля "Констатуюча частина" та "Наказую" можна імпортувати підготовлені тексти, які містяться в інших файлах, натиснувши кнопку "Імпорт doc-файлу".

При внесенні тексту в поля дотримуватись наступних вимог: вирівнювання тектсу з обох сторін, абзацні відступи виставляти вручну пробілами.
Рядок для підпису ректора не вносити - він підтягується автоматично.

При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".

Узгодження документа.Ознайомлення з документом

Вибір узгоджуючих здійснюється відповідно до змісту наказу. Автоматично підтягуються на узгодження: безпосередній керівник автора документу, начальник юридичного відділу, начальник відділу запобігання та виявлення корупції, коректор. Якщо в процесі узгодження проекту документу виникає необхідність додати узгоджуючого, то це необхідно виконувати в режимі Редагування, натиснувши на кнопку "Зняти з візування". Після заповнення всіх полів необхідно натиснути кнопки "Зберегти" та "Створити" ("Підписати").

Вибір користувачів, яким необхідно довести наказ, може здійснюється автором під час створення, узгодження та затвердження документу, але до моменту натискання ним кнопки "Ознайомитись". Для цього необхідно відкрити документ та в рядку "Ознайомлення" вибрати необхідних користувачів.Ознайомлення здійснюється індивідуально, або за ролями.

Індикатором кроку, на якому знаходиться документ (узгодження, затвердження, ознайомлення), є жовта вертикальна лінія праворуч від реквізитів користувачів.

Додавання узгоджуючого на кроці Затвердження

Якщо на кроці Затвердження було отримано зауваження щодо необхідності додати особу на попередній крок, то автору необхідно взяти документ на редагування,

додати необхідного підписанта. Поставити галочку в полі “Повернути на узгодження”, потім натиснути на кнопку “Повернути на візування” або “Повернути на візування та зняти підписи”

Прикріплення файлів додатків до документа.

Натиснути на клавішу «Зберегти», перевірити правопис.
Натиснути на клавішу «Редагувати».
При необхідності виправити помилки.

При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".

Дозволені формати додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб. Використовувати коми, крапки, пробіли в назвах документів ЗАБОРОНЕНО. Рекомендовано називати додатки ЛАТИНИЦЕЮ

Додавання файлів на редагуванні

В разі неможливості прикріплення додатків слід натиснути ПКМ у виділеному полі та зняти галочку "Тільки читання"

Вставка гіперпосилання на документ іDoc

Для вставки гіперпосилання необхідно в текст документа, який створюється, внести назву документа, на який буде гіперпосилання та виділити його. В сусідній вкладці браузера відкрити документ, на який буде гіперпосилання та з командного рядка скопіювати посилання. Повернутись до створюваного документа, на панелі інструментів натиснути значок гіперпосилання. У запропонованому меню натиснути на клавішу «Вставити посилання», скопійоване посилання вставити в рядок «URL» та натиснути на клавішу Ok.

Відправлення документа.

В меню роботи із збереженим документом натиснути клавішу «Створити». Документ надходить до папки "Очікують мене" адресата (угоджуючого, затверджуючого, ознайомлювача).

Видалення документа.

Якщо в процесі створення, редагування, візування документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути на кнопку зі стрілкою та вибрати пункт «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.

Відпрацювання документа.

Документи, надіслані користувачу в роботу, потраплять йому в папку "Очікують мене". Користувачу необхідно відкрити документ, озайомитись із змістом та, залежно від змісту, відпрацювати: узгодити, затвердити, додати адресата, додати ознайомлювача, делегувати, написати зауваження чи коментар. Якщо користувач написав зауваження, то документ повертається до автора, котрий повинен внести корективи в документ та написати відповідь.

Ознайомлення з документом інших користувачів.

Для ознайомлення з документом в рядку "Ознайомлення" необхідно натиснути на значок "+", набрати прізвище користувача та натиснути на рядок з його даними. Для ознайомлення з документом групи користувачів, яким присвоєні певні ролі, необхідно в рядку "Ознайомлення" натиснути на значок "+ силует" та вибрати групу користувачів з відповідними ролями.

Прикріплення завдання.

До кожного документа можна прикріпити завдання з контролем. Для цього необхідно натиснути на кнопку "Додати завдання" і заповнити всі необхідні поля.

У контролюючого це завдання появиться в папці "Я контролюю", у виконапця - в паці "Мене контролюють".

Створення папок та додавання документів до папок

В процесі роботи всі створені користувачем документи в хронологічному порядку поміщаються до папки «Мої документи». Всі відпрацьовані користувачем документи, в т.ч. отримані, але не відпрацьовані іншими користувачами, потрапляють в папку "Інші" Документи, відпрацьовані усіма, без виключення користувачами, переміщаються із папки "Інші" до папки "Історія". Необхідні для подальшого використання документи користувач може додавати до персональних папок

Для додавання документа до папки необхідно його позначити галочкою (ліворуч від назви), натиснути на значок "Позначити як", дати назву папки , та натиснути значок +:

Делегування документів.

Делегування документа означає передачу права авторства на документ. Делегування можливе в межах одного підрозділу між працівниками, або по вертикальній підпорядкованості.

Заборонено делегувати документ вказаним автором документа користувачам, які виконують роль погоджуючого, затверджуючого, адресата, додаткового виконавця.

В межах одного підрозділу вхідний документ може бути делегований, якщо за змістом документ належить до виконання іншим працівником, відповідно до покладених функціональних обов’язків. Керівник може делегувати вхідний документ на виконання працівнику підпорядкованого підрозділу.

Пошук документів.

Пошук документів здійснюється в меню пошуку за допомогою наступних способів.

Пошук за допомогою системного номера документа

Пошук за допомогою порядкового номера,або назви документа

Пошук за допомогою інших атрибутів документа

Генерація документу з КЕП та його верифікація

Для верифікації накладеного КЕП на документ його необхідно завантажити (значок завантаження в правій частині екрану під прізвищем)

та скористатись сервісами перевірки КЕП Верифікація Дія

Друк документів.

Відповідальними за реєстрацію підрозділами обов'язково роздруковуються в одному примірнику лише ті документи, які в подальшому будуть передані до архіву. Для друку спочатку через меню перегляду необхідно вибрати, що саме необхідно друкувати - текст документу, чи аркуш погодження. Аркуш погодження роздруковується на звороті останнього аркуша розпорядчого документу.

Далі необхідно натиснути на значок принтера

Натиснути кнопку "Роздрукувати"

Натиснути кнопку "Друк". В налаштуваннях принтера необхідно встановити показані на рисунку параметри

Автоматичний перехід на наступний документ

Для вимкнення функції автоматичного переходу на наступний документ необхідно перейти в меню налаштування та натиснути необхідний чекбокс

Відкладення підписання з КЕП з мобільних пристроїв

Для того, що відкласти підписання з КЕП з мобільних пристроїв, необхідно:

Авторизуватись в системі
Перейти за посиланням https://idoc.nuwm.edu.ua/tools/profile
Увімкнути режим “Комп’ютерної версії сайту”

Натиснути відповідну галочку

Особливості використання окремих бізнеспроцесів (шаблонів) при підготовці документів

Накази за категоріями

Окрім шаблона Наказ, за допомогою якого готуються накази з основної діяльності, розроблено ряд інших шаблонів, за допомогою яких готуються накази за наступними видами діяльності.

Наказ аспірантура
Наказ НДЧ
Наказ кадри
Наказ відпустки
Наказ відрядження
Наказ студенти
Наказ приймальна комісія
Наказ ІПО кадри
Наказ ІПО студенти

Реєстрація затверджених наказів за порядковими номерами, створеними автоматично системою, здійснюється відповідальними підрозділами. Доступ до зазначених шаблонів надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг" [7]

Розпорядження

Бізнеспроцес "Розпорядження" має таку ж логіку створення, узгодження, затвердження та ознайомлення, що й наказ. Автоматично на узгодження підтягюються безпосередній керівник автора проекту розпорядження та коректор. Доступ до шаблону надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг" [8]

Заява

В меню вибору БП необхідно вибрати "Заява".

Поля необхідно заповнити згідно змісту (або імпортувати з doc-файла). Вибирати, згідно змісту заяви, узгоджуючих, затверджуючого, адресата/тів (хто буде обробляти заяву) та, при необхідності - ознайомлювачів. При необхідності прикріпити додатки. Автоматично підтягуються: в узгоджуючі безпосередній керівник автора та начальник відділу кадрів; в ознайомлювачі – діловод загального відділу, яка веде облік заяв.

Натиснути кнопку "На підпис". Підтягується меню ЕЦП - необхідно вибрати АЦСК, де генерувався ЕЦП, вибрати файл, на якому він зберігається та ввести пароль доступу до файлу та підписати з ЕЦП. (Якщо обов’язкові поля не заповнено, або немає ЕЦП – документ не створиться)

Заявка на виконуючого обов'язки

В меню вибору БП вибираємо "Заявка на виконуючого обов'язків". Заповнюємо необхідні поля: підстава, ПІБ основного користувача (той, хто передає права), В.о. (той, хто приймає права), дату початку та дату кінця.

Та натискаємо "На підпис". Необхідні підписанти підтягнуться автоматично. Після присвоєння прав для в. о. слід перезайти в систему для коректного відпрацювання системою.

Перехід до документів користувача

Натискаємо на Ваше прізвище та обираємо необхідну особу. Далі робота із документами не відрізняється від звичного процесу.

Протокол

В меню вибору БП необхідно вибрати "Протокол". Доступ до шаблону надається згідно заявок діловодам кафедр, секретарям зборів та колегіальних органів. Протокол створюється в день проведення засідань чи зборів. Дата протоколу підтягується автоматично. Номер протоколу проставляється згідно журналу реєстрації.

Табель обліку використання робочого часу

Бізнеспроцес «Табель обліку» призначений для використання працівниками усіх підрозділів університету. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність створення таблиці табелю в форматі .doc, .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc. Документ із зразком таблиці додається окремим файлом: Табель обліку

Шаблони

Таблицю потрібно заповнити в програмі Word і зберегти на комп’ютері окремим файлом. Для використання зазначеного бізнеспроцесу необхідно натиснути на кнопку Створити документ і вибрати Табель обліку.

В шаблоні документа внести назву, наприклад, Табель, відділ/центр/кафедра, місяць. Натиснути кнопку Імпорт doc-файлу, вибрати збережений файл таблиці та завантажити його.

Файл вантажиться до 1 хвилини і матиме наступний вигляд.

Натиснути кнопку «На підпис» та підписати документ з ЕЦП. За достовірність внесених даних відповідає автор документу. Примітка. Всі узгоджувачі, затверджуючий та адресат додаються автоматично.

Акт НДЧ

Бізнеспроцес “Акт НДЧ” призначений для використання працівниками науково - дослідної частини. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність заповнення підготовлених документів в форматі .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc:
Акт НДЧ

Табель обліку

Перед початком роботи в СЕДО iDoc необхідно заповнити документи формату .docx

Порядок роботи з СЕДО

Для роботи з документом в СЕДО iDoc необхідно:

1. Натиснути “Створити документ” та вибрати “Акт НДЧ”

2. Заповнити обов’язкові поля документу. Слід звернути увагу на те, що “Керівник роботи” вибирається через поле селекту

3. Натиснути “Імпорт doc-файлу” в полях “Табель” та “Тіло документу”

4. Натиснути кнопку “На підпис” та накласти візу ЕЦП
Всі необхідні підписанти підтягнуться автоматично

Контракт

Натискаємо “Створити документ” та обираємо “Контракт”

Імпортуємо заповнений шаблон контракту згідно категорії, що доступний за посиланням (буде прикріплено після публікації на порталі). При потребі додаємо підписантів на крок “Погодження”.

Натискаємо “За візами” та накладаємо візу КЕП

Звіт по контракту

В папці “Мої документи” відкриваємо підписаний контракт та натискаємо

"Похідний"
Обираємо категорію “Звіт по контракту”

Імпортуємо дані з doc - файлу
В поле “До документу” вставляємо системний номер (70-хххххххх) або шукаємо по ключових словах: Контракт Прізвище Ім’я. Обираємо Ваш документ.

Натискаємо “За візами”
Для перегляду всіх супутних до контракту документів необхідно натиснути на “Дерево”

Акти прийому - передачі

Шаблони “Акт приймання - передачі основних засобів” та “Акт приймання - передачі запасів” призначені матеріально відповідальним особам для документального оформлення передачі матеріальних цінностей. Документ створює особа, яка ПЕРЕДАЄ матеріальні цінності.

Шаблони

Робота в СЕД iDoc

1. Створюємо на комп’ютері файл за зразком, що подано нижче, заповнюємо відповідно до обраної категорії та зберігаємо у форматі .doc

2. Натискаємо “Створити документ” 3. Обираємо “Акт ПП” необхідної категорії

4.Заповнюємо назву документу та імпортуємо підготовлений .doc файл

5. На крок “Узгодження” додаємо особу, яка ПРИЙМАЄ матеріальні цінності

6. На крок “Затвердження” додаємо проректора за напрямом діяльності та натискаємо “На підпис”

Заява на звільнення

Бізнеспроцес “Заява на звільнення” доступна всім користувачам ЕДО та призначена для забезпечення процесу звільнення працівників НУВГП. Разом із заявою підписанти накладають візу на обхідний лист особи, що звільняється. Порядок роботи: Обираємо БП “Заява на звільнення” в списку шаблонів

В назву документу автоматично підставляться необхідні дані. Слід заповнити тіло документу

Натискаємо “На підпис” та накладаємо ЕЦП. Необхідні підписанти підтягнуться автоматично

Затвердження

Шаблон бізнеспроцесу “Затвердження” доступний для всіх науково-педагогічних працівників та керівного складу університету, призначений для затвердження різного роду документів, які не мають окремої процедури підписання. Створюємо документ:

Заповнити назву та тіло документу відповідно до змісту. За необхідностю можна імпортувати документ та завантажити додатки

Погодження не є обов’язковим кроком та не має автоматично прикріплених осіб. Підписання є обов’язковим полем та не має осіб, які будуть підтягуватись автоматично. Передбачено ручне додавання

Накласти КЕП

Для завантаження файлу з КЕП можна скористатись кнопкою “Завантажити"

Силабус

Шаблон "Силабус" доступний для всіх науково-педагогічних працівників, призначений для затвердження Силабусів нормативних та вибіркових дисциплін.
Шаблон для заповнення .docx документу знаходиться за посиланням Макет силабусу

Наповнення шаблону

Додавання фото відбувається через Вставлення > зображення

Для вставки інформації в макет силабусу використовуємо комбінацію клавіш Ctrl + Shift + V або Права Кнопка Миші (далі - ПКМ) > Вставити без форматування.
Заборонено вставляти таблиці в таблиці, використовувати довгі покликання (використовуйте гіперпосилання), вставляти текст зі збереженням форматування.
Необхідні посилання оформлюємо через гіперпосилання:
1. Пишемо "Посилання"
2. Виділяємо текст
3. ПКМ > Посилання > Вставити посилання

4. Вставляємо посилання в поле "Адреса" та натискаємо "Ок"

Робота в СЕДО

Створюємо документ, заповнюємо поля (вказуємо назву силабусу, ННІ, тіло документу)

Імпортуємо тіло документу використовуючи браузер Firefox .
ВАЖЛИВО: документ для імпорту повинен мати розширення .docx
ВАЖЛИВО: документ для імпорту повинен починатись з ШИФРУ СИЛАБУСУ. Шапка та ННІ заповнюється користувачем в окремих полях.
"Національний університет водного господарства та природокористування" підтягується автоматично в прінтформу

В погодження освітньої компоненти додаємо:
Керівник освітньої програми, секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ.
Для погодження вибіркової освітньої компоненти необхідно додати:
Секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ, Вчений секретар НМР НУВГП.
Сорока В.С., проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи, голова науково-методичної ради НУВГП до підписання додається автоматично. Після заповнення документу відправляємо на підписання та накладаємо КЕП.

Паспорт санітарно-технічного стану приміщення

Перед початком роботи в СЕД необхідно заповнити шаблон

Обираємо процес “Паспорт СТС” у вікні створення документу

Наповнюємо необхідні поля з наданого переліку. Обираємо ННІ та кафедру

При виборі кафедри обов’язково починати пошук зі слова “кафедра”

Імпортуємо завчасно підготовлений шаблон паспорту приміщення через функцію “Імпорт doc-файлу”

На погодження вручну додаємо директора ННІ, на розгляд - завідувача кафедри. Документ готовий до роботи.
Шапка документу автоматично створюється системою і не потребує додаткового наповнення наданого шаблону даними шапки документу

Система завдань та електронного контролю

Система завдань та електронного контролю призначена для здійснення контролю виконанння у встановлені терміни. Для встановлення контролю виконання документа, до нього необхідно прикріпити завдання.

Для створення автономного завдавдання та моніторингу існуючого контролю використовується вкладка Завдання

При створенні завдання заповнюються всі обов'язкові поля, вибираються виконавці, контролюючі, спостерігачі (при потребі), визначається форма звіту.

Контроль стану виконання завдань контролюючим здійснюється у вкладці Я контролюю

Контроль стану виконання завдання виконавцем здійснюється у вкладці Мене контролюють

Порядок звернень в службу технічної підтримки

При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки Help Desk.

Порядок звернень наступний.

Перейти на сайт НУВГП, натиснути на вкладки Працівник та Help Desk http://help.nuwm.edu.ua/.

Необхідно авторизуватись через аккаунт службової пошти НУВГП.
Вибрати категорію Електронний документообіг. В тексті заявки детально описати суть проблеми та прикріпити файл із скрином помилки (при її наявності).

Порядок виходу із системи

Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється через кнопку «Вихід» в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч).

№ з/п	Назва та короткий зміст	Узгоджуючі	Затверджуючий	Адресат	Ознайомлення
1	Заяви
1.1	На щорічну відпустку Прізвище І.П. (В тексті вказувати за який період роботи має бути надана відпустка)	Безпосередній керівник	Ректор чи проректор за напрямом діяльності	Начальник відділу кадрів
1.2	На житлову комісію Прізвище І.П. В тексті вказати (для проживаючих в гуртожитку) - № кімнати і гуртожитку та перелік членів сім’ї, термін дії контракту	Голова студентського профкому, Директор студентського містечка	Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи	Директор студентського містечка
1.3	На погодинну оплату Прізвище І.П. назва документа для завантаження - 10.01_Заява_на_роботу_викл посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/publichna-informacija/normativni-dokumenti/zrazki-zajav-ta-zvernenj	Завідувач кафедри, Начальник навчально-методичного відділу	Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи	Начальник відділу кадрів
1.4	На матеріальну допомогу Прізвище І.П.	Голова профкому, Начальник планово-фінансового відділу	Ректор	Начальник відділу кадрів
1.5	Заяви щодо прийняття за основним місцем роботи, сумісництвом та за погодинною оплатою праці (зовнішніми) подаються із переліком необхідних документів. Заяви на прийняття за сумісництвом (внутрішнім), за погодинною оплатою праці (внутрішньою), всіх видів звільнення та переведення, всіх видів відпусток, а також будь яких звернень з кадрового діловодства подаються за допомогою системи IDoc.	згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями назва документа для завантаження - Наказ про розподіл обов’язків між ректором та проректорами посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/law/ndu	згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями	Начальник відділу кадрів
1.6
2	Службові записки
2.1	На заправку та відновлення картриджів, ремонт принтерів.	Безпосередній керівник	Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи	Директор інформаційно-обчислювального центру
2.2	На закупівлю периферії та комплектуючих комп’ютерної техніки	Директор інформаційно-обчислювального центру, Начальник планово-фінансового відділу, Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи	Ректор	Директор інформаційно-обчислювального центру, Начальник відділу закупівель	Заступник начальника планово-фінансового відділу
2.3	На розміщення нових сторінок на сайті Університету та внесення змін в структуру сайту	Начальник відділу інформаційних технологій	Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи	Директор інформаційно-обчислювального центру
2.4	На відрядження Прізвище І.П. (вказувати джерело фінансування: за кошти університету, за рахунок приймаючої сторони. тощо)	Безпосередній керівник, Начальник планово-фінансового відділу	Ректор	Начальник загального відділу
2.5	На відрядження за кордон Прізвище І.П. Згідно Положення про службові відрядження за кордон працівників та осіб, які навчаються в НУВГП	Безпосередній керівник, Начальник планово-фінансового відділу, Провідний фахівець з інформаційного та протокольно-візового забезпечення (Туз М.В.)	Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків	Начальник загального відділу
2.6	На преміювання Прізвище І.П.	Безпосередній керівник, Голова профкому, Головний бухгалтер, Начальник планово-фінансового відділу, Проректор за напрямом діяльності	Ректор	Начальник відділу кадрів
2.7	Проведення ремонтних робіт	Директор ННІ, Начальник ПФВ.	Проректор з НП та АГР	Начальник ЕТВ
2.8	Закупівля госп. товарів, комплектуючих, будівельних матеріалів,запчастин тощо.	Начальник планово-фінансового відділу, Головний бухгалтер, Проректор з НП та АГР.	Ректор	Начальник ВМТЗ
2.9	Щодо перевірки на плагіат (методичних вказівок)	Безпосередній керівник автора	Директор ІОЦ	Начальник відділу ЗІТН
2.10
3	Заявка на призначення виконуючим обов’язки
3.1	Вибираються: основний користувач та користувач, який буде виконувати обов’язки; дати початку та закінчення виконання обов’язків.	-	-	-
4	Протокол
4.1	Протокол засідання (зборів) колегіального органу		Головуючий
5	Розпорядження
5.1
6	Накази
6.1

@@ Рядок 11: / Рядок 11: @@
 |стиль_міток  = background:#ddf;
 |стиль_тексту =
 |заголовок1 = Технічні умови роботи
 |мітка1  =
 |текст1  = Серверно-клієнтська частина розташована на ресурсах Національного університету вдного господарства та природокористування.Введено  в експлуатацію  з 01.01.2019 року.
@@ Рядок 30: / Рядок 30: @@
 }}
 ==Вступна частина==
-'''<big>У зв'язку з модернізацією системи електронного документообігу в даний час Інструкція перебуває в стані коригування</big>'''
-Система електронного документообігу (далі - СЕДО), яка впроваджена в НУВГП, розроблена компанією "I-Cor" і має назву "I-Doc НУВГП". Інформаційний ресурс СЕДО розміщено на серверних потужностях   Національного університету водного господарства та природокористування. З 27.04.2019 р. реалізована нова версія програмного комплексу "I-Doc НУВГП".
+Система електронного документообігу (далі - СЕДО), яка впроваджена в НУВГП, розроблена компанією "іCorе" і має назву "іDoc НУВГП". Інформаційний ресурс СЕДО розміщено на серверних потужностях Національного університету водного господарства та природокористування. З 27.04.2019 р. реалізована нова версія програмного комплексу "іDoc НУВГП".
 Організація електонного документообігу в НУВГП  здійснюється відповідно до вимог Закону України від 22.05.2003 № 851-IV Про електронні документи та електронний документообіг: [http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/851-15] та Постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.18 № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності": [http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF].
 Відповідальність за організацію електронного документообігу в НУВГП покладено на загальний відділ. Відповідальність за технічну експлуатацію СЕДО та забезпечення захисту інформації в системі покладено  на відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
 ===Реєстрація та внесення змін в облікові дані користувачів СЕДО===
-Для реєстрації користувачів  у системі електронного документообігу керівники підрозділів подають заявки з розширенням .xls або .xlsx.  Форма для заповнення даних знаходиться  в розділі «Документи» сторінки відділу ІТ на сайті університету за посиланням: [http://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/sektor-informacijni-tekhnologhiji/dokumenti].
+Для реєстрації користувачів  у системі електронного документообігу керівники підрозділів подають заявки з розширенням .xls або .xlsx.  Форма для заповнення даних знаходиться  в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti].
 Для вилучення користувача із СЕДО керівники підрозділів подають заявки із зазначенням прізвища, імені, по-батькові користувача,  номеру та дати наказу на звільнення.
@@ Рядок 43: / Рядок 42: @@
 Для внесення змін в облікові дані користувачів керівники подають заявки у довільній формі із зазначенням дати та номером наказу та відповідних змін у посадах, підпорядкуванні, прізвищах тощо.
-Для внесення змін у випадку реорганізації чи створення нових підрозділів, керівники подають заявки з розширенням .xls або .xlsx.  Форма для заповнення даних знаходиться  в розділі «Документи» сторінки відділу ІТ на сайті університету за посиланням: [http://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/sektor-informacijni-tekhnologhiji/dokumenti].
+Для внесення змін у випадку реорганізації чи створення нових підрозділів, керівники подають заявки з розширенням .xls або .xlsx.  Форма для заповнення даних знаходиться  в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti].
 Усі заявки подаються через єдиний сервіс надання інформаційних послуг НУВГП: [http://help.nuwm.edu.ua/] у категорію "Електронний документообіг"
@@ Рядок 53: / Рядок 52: @@
 Користувачі ЕДО НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією  та дотримуватись її вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку ЕДО  для виконання наявних документів.
 Відеоінструкція розробників системи знаходиться за посиланням: https://www.youtube.com/watch?v=H77lr56ITr4
 ==Порядок підготовки та роботи в системі==
 ===Авторизація в системі===
-Для входу в систему необхідно в браузері користувача набрати https://nuwm.idoc.com.ua/login , або натиснути на [https://nuwm.idoc.com.ua/login] даної інструкції, або натиснути на ліву верхню іконку розташовану на сайті університету
+Для входу в систему необхідно в командному рядку браузера користувача набрати https://idoc.nuwm.edu.ua/login , або натиснути на [https://idoc.nuwm.edu.ua/login] даної інструкції, або натиснути на зображення "Електронний документообіг" у вкладці "Працівник" головної сторінки сайту університету.
 <center>
-<gallery>
+[[Файл:Вхід_з_порталу.PNG|700px]]
-Файл:Pbd.png|іконка для входу на сайті університету
-</gallery>
 </center>
-На сторінці i-Doc НУВГП випадає єдине вікно авторизації.
+У вікні авторизації:
 <center>
 [[Файл:Авторизація.PNG|700px]]
@@ Рядок 73: / Рядок 68: @@
 </center>
-Зміни пароля злійснюється в меню "Мій профіль" в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч) .
+Зміна пароля здійснюється в меню "Мій профіль" в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч) .
 <center>
-[[Файл:Заміна_пароля.PNG|200px]]
+[[Файл:Заміна_пароля.PNG|400px]]
   </center>
 Після відкривання вікна зміни пароля необхідно здійснити процедуру вводу Вашого індивідуального пароля.
@@ Рядок 82: / Рядок 77: @@
 Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється. Пароль необхідно запам'ятати, або записати на недоступний для інших осіб носій.
-Якщо користувач не може пригадати свій пароль,  він може його відновити  через кнопку "Забули пароль",
+===Відновлення пароля===
+Якщо користувач не може пригадати свій пароль,  він повинен його відновити  через кнопку "Забули пароль"
+<center>
+[[Файл:Забули_пароль.PNG|400px]]
+ </center>
+Після натискання кнопки Забули пароль відкривається меню відновлення пароля. У верхній рядок необхідно внести логін в ЕДО (наприклад v.s.koval, а в нижній рядок - логін персональної електроннної пошти в домені nuwm.edu.ua, наприклад: v.s.koval@nuwm.edu.ua та натиснути кнопку Отримати пароль. На електронну скриньку користувача надійде тимчасовий пароль, який необхідно змінити зазначеним вище способом
+<center>
+[[Файл:Отримати_пароль.PNG|400px]]
+ </center>
+===Загальні вимоги по роботі в системі===
+. Користувачам рекомендується регулярна очистка файлів куки і кешу (п. 3.1.1)<br>
+. <b>Наполегливо рекомендуємо</b> внести СЕД у винятки розширень браузера, які блокують рекламу. Дані розширення можуть блокувати критично важливі функції документообігу.<br>
+. Рекомендуємо оновлювати пароль кожні 3 місяця для покращення безпеки користувача.
 ==Порядок роботи з документами==
 ===Загальні вимоги при роботі з документами===
-Логіка бізнеспроцксів підготовки документів зображена на нижченаведеній блок-схемі. Узгоджуючих, затверлджуючих, адресатів, ознайомлювачів необхідно вибирати залежно від змісту документа
+Логіка бізнеспроцесів підготовки документів зображена на нижченаведеній блок-схемі. Узгоджуючих, затверджуючих, адресатів, ознайомлювачів необхідно вибирати залежно від змісту документа
 '''[https://drive.google.com/open?id=0B7mewYRz7NWJMVJUSEllV0dqZ2s Порядок роботи з документом із  погодженням]'''
+При вставці cкопійованого тексту в поле документу слід використовувати комбінацію <b>ctrl+shift+v</b><br>
+На друк документи виводяться з оформленням згідно брендбуку та закону України.
+====3.1.1 Очистка файлів куків та кешу====
+Перед кожним сеансом роботи в системі необхідно видаляти накопичені файли куків. Для цього в командному рядку браузера натиснути на значок замка, вибрати необхідні файли куків, послідовно натиснути  Видалити та Готово.
+<center>
+[[Файл:Куки.png|1000px]]
+</center>
+<center>
+[[Файл:Видалення_куків.png|900px]]
+</center>
+Після вибору шаблону для створення документа необхідно скинути кеш та обновити сторінку
+<center>
+[[Файл:Скинути_кеш.png|900px]]
+ </center>
+Порядок роботи  приведено на прикладі шаблона наказу і стосується всіх інших документів.
-Загальні вимоги приведені на прикладі шаблона наказу і стосуються всіх інших документів.
 ====Створення документа.====
 У персональному  кабінеті IDoc НУВГП  натиснути на клавішу «Створити документ», у випадаючому меню вибрати Наказ.
@@ Рядок 106: / Рядок 127: @@
 </center>
 При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву  та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".
-====Узгодження документа.====
+====Узгодження документа.Ознайомлення з документом====
 Вибір узгоджуючих здійснюється відповідно до змісту наказу. Автоматично підтягуються на узгодження: безпосередній керівник автора документу, начальник юридичного відділу, начальник відділу запобігання та виявлення корупції, коректор.
 Якщо в процесі узгодження проекту документу виникає необхідність додати узгоджуючого, то це необхідно виконувати в режимі Редагування, натиснувши на кнопку "Зняти з візування". Після заповнення всіх полів необхідно натиснути кнопки "Зберегти" та "Створити" ("Підписати").
@@ Рядок 112: / Рядок 133: @@
 [[Файл:Узгодження.PNG|700px]]
 </center>
-Вибір користувачів, яким необхідно довести наказ, може  здійснюється автором під час створення, узгодження та затвердження документу, але до моменту натискання ним кнопки "Ознайомитись". Для цього необхідно відкрити документ та в рядку "Ознайомлення" вибрати необхідних користувачів
+Вибір користувачів, яким необхідно довести наказ, може  здійснюється автором під час створення, узгодження та затвердження документу, але до моменту натискання ним кнопки "Ознайомитись". Для цього необхідно відкрити документ та в рядку "Ознайомлення" вибрати необхідних користувачів.Ознайомлення здійснюється індивідуально, або за ролями.
+Індикатором кроку, на якому знаходиться документ (узгодження, затвердження, ознайомлення), є жовта вертикальна лінія праворуч від реквізитів користувачів.
+<center>
+[[Файл:Лінія_узгодження.png|700px]]
+</center>
+====Додавання узгоджуючого на кроці Затвердження ====
+Якщо на кроці Затвердження  було отримано зауваження щодо необхідності додати особу на попередній крок, то автору необхідно взяти документ на редагування,
+<center>
+[[Файл:Додавання узгоджуючого.png|700px]]
+</center>
+додати необхідного підписанта. Поставити галочку в полі “Повернути на узгодження”, потім  натиснути на кнопку “Повернути на візування” або “Повернути на візування та зняти підписи”
+<center>
+[[Файл:Повернення на узгодження.png|700px]]
+</center>
 ====Прикріплення файлів додатків до документа.====
@@ Рядок 123: / Рядок 160: @@
 </center>
-'''Дозволені формати  додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб'''
+'''Дозволені формати  додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб. Використовувати коми, крапки, пробіли в назвах документів ЗАБОРОНЕНО. Рекомендовано називати додатки ЛАТИНИЦЕЮ'''
+====Додавання файлів на редагуванні====
+В разі неможливості прикріплення додатків слід натиснути ПКМ у виділеному полі та зняти галочку "Тільки читання"
+<center>
+[[Файл:Ronly.png|700px]]
+</center>
-====Вставка гіперпосилання на документ I-Doc====
+====Вставка гіперпосилання на документ іDoc====
 Для вставки гіперпосилання необхідно в текст документа, який створюється,   внести назву документа, на який буде гіперпосилання та виділити його. В сусідній вкладці браузера відкрити   документ, на який буде гіперпосилання та  з командного рядка  скопіювати посилання.
@@ Рядок 137: / Рядок 180: @@
 ==== Видалення документа. ====
-Якщо в процесі створення, редагування, візування  документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути на кнопку «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.
+Якщо в процесі створення, редагування, візування  документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути на кнопку зі стрілкою та вибрати пункт «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.
+<center>
+[[Файл:idoc_remove.png|1000px]]
+</center>
 ==== Відпрацювання документа. ====
@@ Рядок 150: / Рядок 196: @@
 Для ознайомлення з документом в рядку "Ознайомлення" необхідно натиснути на значок "+", набрати прізвище користувача та  натиснути на рядок з  його даними.
 Для ознайомлення з документом групи користувачів, яким присвоєні певні ролі, необхідно в рядку "Ознайомлення"  натиснути на значок "+ силует" та вибрати групу користувачів з відповідними ролями.
+<center>
+[[Файл:Ознайомлення_кор.PNG|700px]]
+</center>
 <center>
 [[Файл:Ознайомлення_ролі.PNG|700px]]
@@ Рядок 199: / Рядок 248: @@
 [[Файл:Пощук_док.PNG|700px]]
 </center>
+====Генерація документу з КЕП та його верифікація====
+Для верифікації накладеного КЕП на документ його необхідно завантажити (значок завантаження в правій частині екрану під прізвищем)
+<center>
+[[Файл:VerECP.png|верифікація пдф]]
+</center>
+та скористатись сервісами перевірки КЕП [https://sign.diia.gov.ua/verify Верифікація Дія]
 ====Друк документів.====
 Відповідальними за реєстрацію підрозділами обов'язково роздруковуються в одному примірнику лише ті документи, які в подальшому будуть передані до архіву.
-Для друку спочатку через меню перегляду необхідно вибрати , що саме необхідно друкувати - текст документу, чи аркуш погодження. Аркуш погодження роздруковується на звороті останнбого аркуша розпорядчого документу.
+Для друку спочатку через меню перегляду необхідно вибрати, що саме необхідно друкувати - текст документу, чи аркуш погодження. Аркуш погодження роздруковується на звороті останнього аркуша розпорядчого документу.
 <center>
 [[Файл:Друк_наказу.PNG|700px]]
@@ Рядок 222: / Рядок 278: @@
 </center>
+====Автоматичний перехід на наступний документ====
+Для вимкнення функції автоматичного переходу на наступний документ необхідно перейти в меню налаштування та натиснути необхідний чекбокс
+<center>
+[[Файл:Autochange.png|300px]]
+</center>
+====Відкладення підписання з КЕП з мобільних пристроїв====
+Для того, що відкласти підписання з КЕП з мобільних пристроїв, необхідно:
+Авторизуватись в системі <br>
+Перейти за посиланням https://idoc.nuwm.edu.ua/tools/profile<br>
+Увімкнути режим “Комп’ютерної версії сайту”
+<center>
+[[Файл:ecpmob_1.jpg|300px]]
+</center>
+<center>
+[[Файл:ecpmob_2.jpg|300px]]
+</center>
+Натиснути відповідну галочку
+<center>
+[[Файл:ecpmob_3.jpg|300px]]
+</center>
 ===Особливості використання окремих бізнеспроцесів (шаблонів) при підготовці документів===
@@ Рядок 241: / Рядок 319: @@
 ====Розпорядження====
-Бізнеспроцес "Розпорядження" має таку ж логіку створення, узгодження, затвердження та ознайомлення, що й наказ. Автоматично на узгодження підтягюються безпосередній керівник автора проекту розпорялдення та коректор. Доступ до  шаблону надається  користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг"
+Бізнеспроцес "Розпорядження" має таку ж логіку створення, узгодження, затвердження та ознайомлення, що й наказ. Автоматично на узгодження підтягюються безпосередній керівник автора проекту розпорядження та коректор. Доступ до  шаблону надається  користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг"
 '''[http://help.nuwm.edu.ua/]'''
@@ Рядок 247: / Рядок 325: @@
 В меню вибору БП необхідно вибрати "Заява".
 <center>
-[[Файл:Пошук документа шаблон 8563.png]]
+[[Файл:Вибір_заяви.PNG|200px]]
 </center>
 Поля необхідно заповнити згідно змісту (або імпортувати з doc-файла).
-Вибирати узгоджуючих, затверджуючого, адресата/тів (хто буде обробляти заяву) та, при необхідності -  ознайомлювачів. При необхідності прикріпити додатки. Автоматично підтягуються: в узгоджуючі безпосередній керівник автора та начальник відділу кадрів; в ознайомлювачі – діловод загального відділу, яка веде облік заяв.
+Вибирати, згідно змісту заяви, узгоджуючих, затверджуючого, адресата/тів (хто буде обробляти заяву) та, при необхідності -  ознайомлювачів. При необхідності прикріпити додатки. Автоматично підтягуються: в узгоджуючі безпосередній керівник автора та начальник відділу кадрів; в ознайомлювачі – діловод загального відділу, яка веде облік заяв.
 <center>
-[[Файл:Пошук документа шаблон 8563.png]]
+[[Файл:Поля_Заяви.PNG|700px]]
 </center>
-Натиснути кнопку Створити. Підтягується меню ЕЦП - необхідно вибрати АЦСК, де генерувався ЕЦП, вибрати файл, на якому він зберігається та ввести пароль доступу до файлу та підписати з ЕЦП.  (Якщо обов’язкові поля не заповнено, або немає ЕЦП  – документ не створиться)
+Натиснути кнопку "На підпис". Підтягується меню ЕЦП - необхідно вибрати АЦСК, де генерувався ЕЦП, вибрати файл, на якому він зберігається та ввести пароль доступу до файлу та підписати з ЕЦП.  (Якщо обов’язкові поля не заповнено, або немає ЕЦП  – документ не створиться)
 <center>
-[[Файл:Пошук документа шаблон 8563.png]]
+[[Файл:Накладення_ЕЦП.PNG|700px]]
 </center>
- '''<big>Кінець редагування за станом на 12:50 09.06.20</big>'''
+====Заявка на виконуючого обов'язки====
+В меню вибору БП вибираємо "Заявка на виконуючого обов'язків". Заповнюємо необхідні поля: підстава, ПІБ основного користувача (той, хто передає права), В.о. (той, хто приймає права), дату початку та дату кінця.
 <center>
-[[Файл:Пошук документа шаблон 8563.png]]
+[[Файл:Vo.png|700px]]
 </center>
+Та натискаємо "На підпис".
+Необхідні підписанти підтягнуться автоматично.
+Після присвоєння прав для в. о. слід перезайти в систему для коректного відпрацювання системою.
+=====Перехід до документів користувача=====
+<center>
+[[Файл:Vo2.png|700px]]
+</center>
+Натискаємо на Ваше прізвище та обираємо необхідну особу. Далі робота із документами не відрізняється від звичного процесу.
+====Протокол====
+В меню вибору БП необхідно вибрати "Протокол". Доступ до шаблону надається згідно заявок діловодам кафедр, секретарям зборів та колегіальних органів.
+Протокол створюється в день проведення засідань чи зборів. Дата протоколу підтягується автоматично. Номер протоколу проставляється згідно журналу реєстрації.
+<center>
+[[Файл:Протокол створення.PNG|700px]]
+</center>
+====Табель обліку використання робочого часу ====
+Бізнеспроцес «Табель обліку» призначений для використання  працівниками усіх підрозділів університету.
+Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність створення таблиці табелю в форматі .doc, .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc.
+Документ із зразком таблиці додається окремим файлом: Табель обліку
-В полі «Вибрати адресата» вибрати  керівника структурного підрозділу, інституту, кафедри, який буде виконувати, або буде задіяний у виконанні документу. При необхідності задіяння двох або більше підрозділів вибирати відповідну кількість адресатів. «Блок копия» заповнювати не обов’язково. Поля «Назва документа» та «Зміст документа» заповнити відповідно з п.  '''Загальні вимоги при роботі з документами'''.
+[https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti Шаблони]
-Блок ЕКБ не заповнювати.
 <center>
-[[Файл:Пошук документа шаблон 8563 2.png]]
+[[Файл:Табель обліку.png|600px]]
 </center>
-Поля «Додати інформаційний пункт» та «Додати завдання» заповнювати не обов’язково.  В полі «Довести до» вибрати адресатів –виконавців.
+Таблицю потрібно заповнити в програмі Word  і зберегти на комп’ютері окремим файлом.
+Для використання зазначеного бізнеспроцесу необхідно натиснути на кнопку Створити документ і вибрати Табель обліку.
- В полі «Затверджуючі» вибрати ректора або проректора за напрямом діяльності.
+<center>
-В полі «Погоджувачі» вибрати свого безпосереднього керівника та прямого керівника, а також керівників підрозділів, яких стосуються питання, висвітлені у змісті документа. При необхідності  поле «Погоджувачі» додається проректор за напрямом діяльності. Структура підпорядкованості в університеті зображена
+[[Файл:Вибір БП Табель обліку.png|500px]]
+</center>
-'''[https://drive.google.com/open?id=0B7mewYRz7NWJMVJUSEllV0dqZ2s Порядок роботи з документом із  погодженням]'''
+В шаблоні документа внести назву, наприклад, Табель, відділ/центр/кафедра, місяць. Натиснути кнопку Імпорт doc-файлу, вибрати збережений файл таблиці та завантажити його.
-Якщо документ готує директор інституту або керівник структурного підрозділу, то в полях «Погоджувачі»  і «Затверджуючі» він може вибирати одну і ту ж особу – ректора або проректора за напрямом діяльності.
+<center>
+[[Файл:Імпорт файла табель.png|700px]]
+</center>
+Файл вантажиться до 1 хвилини і матиме наступний вигляд.
-Погоджуючий може погодити документ, натиснувши клавішу «Підписати», або, написавши зауваження у спеціальному полі, повернути на доопрацювання, натиснувши клавішу «Написати зауваження», чи відмовити, натиснувши клавішу «Відмовити».
+<center>
-Отримавши зауваження, автор документа може надати відповідь на зауваження та, натиснувши клавіші «Дозволити редагувати» і «Редагувати» внести корективи до змісту документа. Після редагування, натиснувши клавіші  «Створено» і «На  погодження» відправити документ на повторне погодження.
+[[Файл:Табель обліку html.png|600px]]
+</center>
+Натиснути кнопку «На підпис» та підписати документ з ЕЦП.
+За достовірність внесених даних відповідає автор документу. Примітка. Всі узгоджувачі, затверджуючий та адресат  додаються автоматично.
-До затверджуючого документ потрапляє лише після візування його погоджуючими. Проте якщо погоджуючий протягом 3 днів не відпрацював документ, то без його візи цей документ надходить до затверджуючого.
+====Акт НДЧ====
-Затверджуючий може затвердити документ натиснувши клавішу «Підписати», або, написавши зауваження у спеціальному полі, повернути на доопрацювання, натиснувши клавішу «Написати зауваження», чи відмовити, натиснувши клавішу «Відмовити».
+Бізнеспроцес “Акт НДЧ” призначений для використання працівниками науково - дослідної частини. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність заповнення підготовлених документів в форматі .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc: <br>
+Акт НДЧ
+<center>
+[[Файл:Aktndch0.png|Тіло документу]]
+</center>
+Табель обліку
+<center>
+[[Файл:Aktndch6.png|Табель]]
+</center>
+Перед початком роботи в СЕДО iDoc необхідно заповнити документи формату .docx
-Документ, завізований затверджуючим резолюціями «Затерджено» або «Відмовлено»  модифікації та видаленню не підлягає.
+<b>Порядок роботи з СЕДО</b>
-====Розпорядження. Шаблон 23====
+Для роботи з документом в СЕДО iDoc необхідно:
+<center>
+[[Файл:Aktndch1.png|Створення документу]]
+</center>
+. Натиснути “Створити документ” та вибрати “Акт НДЧ”
+<center>
+[[Файл:Aktndch2.png|Заповнення полів]]
+[[Файл:Aktndch3.png|Селект]]
+</center>
+. Заповнити обов’язкові поля документу.  Слід звернути увагу на те, що “Керівник роботи” вибирається через поле селекту
+<center>
+[[Файл:Aktndch4.png|Імпорт]]
+</center>
+. Натиснути “Імпорт doc-файлу” в полях “Табель” та “Тіло документу”
+<center>
+[[Файл:Aktndch5.png]]
+</center>
+. Натиснути кнопку “На підпис” та накласти візу ЕЦП <br>
+Всі необхідні підписанти підтягнуться автоматично
+====Контракт====
+Натискаємо “Створити документ” та обираємо “Контракт”
+<center>
+[[Файл:ctr1.png|Створення]]
+</center>
+Імпортуємо заповнений шаблон контракту згідно категорії, що доступний за посиланням (буде прикріплено після публікації на порталі). При потребі додаємо підписантів на крок “Погодження”.
+<center>
+[[Файл:Ctr2.png|Наповнення документу]]
+</center>
+Натискаємо “За візами” та накладаємо візу КЕП
+<center>
+[[Файл:ctr3.png|ECP]]
+</center>
-* В персональному кабінеті УкрДок натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон 23:
+====Звіт по контракту====
-* <center>[[Файл:Створення документа шаблон 23.png]]</center>
+В папці “Мої документи” відкриваємо підписаний контракт та натискаємо
+<center>
+[[Файл:rct1.png|створення]]
+</center>
+"Похідний" <br>
+Обираємо категорію “Звіт по контракту”
+<center>
+[[Файл:rct2.png|похідний]]
+</center>
+Імпортуємо дані з doc - файлу <br>
+В поле “До документу” вставляємо системний номер (70-хххххххх) або шукаємо по ключових словах: Контракт Прізвище Ім’я. Обираємо Ваш документ.
+<center>
+[[Файл:rct4.png|похідний]]
+</center>
+Натискаємо “За візами” <br>
+Для перегляду всіх супутних до контракту документів необхідно натиснути на “Дерево”
+<center>
+[[Файл:rct5.png|похідний]]
+</center>
-Заповнити поля:
+====Акти прийому - передачі====
-«Назва документа» – коротке найменування розпорядження.
+Шаблони “Акт приймання - передачі основних засобів” та “Акт приймання - передачі запасів” призначені матеріально відповідальним особам для документального оформлення передачі матеріальних цінностей. Документ створює особа, яка <b> ПЕРЕДАЄ</b> матеріальні цінності.
-«Зміст документа» – констатуюча частина, підстава.
-«Сообщение» – завдання, які ставляться розпорядженням.
-*В полі «Довести до» вибрати першого користувача, якому ставиться завдання.
+[http://nuwm.edu.ua/files/650/--/1MjJxdkVD69GF-yAuYRGnX4UE8TZKbwJG/---.docx Шаблони]
-*В полі «Затверджуючі» вибрати ректора, проректора, директора інституту.
-*В полі «Погоджувачі» вибрати керівника (заступника) відповідно до підпорядкованості.
-*Натиснути клавішу «Зберегти» та заповнити чек-лист перевірки.
-*Відправити документ на погодження і затвердження, натиснувши клавіші «Створено», «На погодження».
-Користувачам, вибраним в полях «Затерджуючі» та «Погоджуючі» відпрацювати документ відповідно з вимогами п. Загальні вимоги при роботі з документами. На погодження відповідальним особам надається не більше 5 днів.
+Робота в СЕД iDoc
-Після затвердження документа автору ознайомити з ним необхідних співробітників відповідно з вимогами п.Загальні вимоги при роботі з документами.
+. Створюємо на комп’ютері файл за зразком, що подано нижче, заповнюємо відповідно до обраної категорії та зберігаємо у  форматі .doc
+<center>
+[[Файл:Aktppzapas.png|шаблон]]
+[[Файл:Aktpposn.png|шаблон]]
+</center>
+. Натискаємо “Створити документ”
+. Обираємо “Акт ПП” необхідної категорії
+<center>
+[[Файл:Aktpp1.png|створення]]
+</center>
+.Заповнюємо назву документу та імпортуємо підготовлений .doc файл
+<center>
+[[Файл:Aktpp2.png|наповнення]]
+</center>
+. На крок “Узгодження” додаємо особу, яка <b>ПРИЙМАЄ</b> матеріальні цінності
+<center>
+[[Файл:Aktpp3.png|кроки]]
+</center>
+. На крок “Затвердження” додаємо проректора за напрямом діяльності та натискаємо “На підпис”
-====Наказ. Шаблон 24.====
+====Заява на звільнення====
-В персональному кабінеті  УкрДок натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон 24:
+Бізнеспроцес “Заява на звільнення” доступна всім користувачам ЕДО та призначена для забезпечення процесу звільнення працівників НУВГП. Разом із заявою підписанти накладають візу на обхідний лист особи, що звільняється.
- <center>[[Файл:Шаблон 24.png]]</center>
+Порядок роботи:
+Обираємо БП “Заява на звільнення” в списку шаблонів
+<center>
+[[Файл:zz1.png|створення]]
+</center>
+В назву документу автоматично підставляться необхідні дані. Слід заповнити тіло документу
+<center>
+[[Файл:zz2.png|наповнення]]
+</center>
+Натискаємо “На підпис” та накладаємо ЕЦП.
+Необхідні підписанти підтягнуться автоматично
-Заповнити поля:
+====Затвердження====
-*«Назва документа» – коротке найменування наказу.
+Шаблон бізнеспроцесу “Затвердження” доступний для всіх науково-педагогічних працівників та керівного складу університету,  призначений для затвердження різного роду документів, які не мають окремої процедури підписання.
-*«Содержание и цель приказа» – констатуюча частина, підстава
+Створюємо документ:
-*ПРИКАЗЫВАЮ (сообщение) – НАКАЗУЮ  Зміст наказу
+<center>
-*В полі «Довести до» вибрати вибрати першого користувача, якому ставиться завдання.
+[[Файл:Ag1.png|створення]]
-*В полі «Затверджуючі» вибрати ректора, або проректора, виконуючого обов’язки ректора.
+</center>
-*В полі «Погоджувачі» вибрати керівника (заступника) відповідно до підпорядкованості Рис.002, а також керівника юридичного відділу та коректора.
+Заповнити назву та тіло документу відповідно до змісту. За необхідностю можна імпортувати документ та завантажити додатки
-*Натиснути клавішу «Зберегти».
+<center>
+[[Файл:Ag2.png|створення]]
+</center>
+Погодження не є обов’язковим кроком та не має автоматично прикріплених осіб. Підписання є обов’язковим полем та не має осіб, які будуть підтягуватись автоматично. Передбачено  ручне додавання
+<center>
+[[Файл:Ag3.png|створення]]
+</center>
+Накласти КЕП
+<center>
+[[Файл:Ag4.png|створення]]
+</center>
+Для завантаження файлу з КЕП можна скористатись кнопкою “Завантажити"
+<center>
+[[Файл:Ag5.png|створення]]
+</center>
-Для того , щоб поставити на контроль,вибрати контролюючих і виконавців необхідно в шаблоні 24 в режимі редагування натиснути "+Додати завдання"
+====Силабус====
+Шаблон "Силабус" доступний для всіх науково-педагогічних працівників, призначений для затвердження Силабусів нормативних та вибіркових дисциплін. <br>
+Шаблон для заповнення .docx документу знаходиться за посиланням [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/nmv/sektor-znp/dokumenty Макет силабусу] <br>
+=====Наповнення шаблону=====
+Додавання фото відбувається через <strong>Вставлення > зображення</strong> <br>[[Файл:Syllabus_photo.jpg|фото]] <br> Для вставки інформації в макет силабусу використовуємо комбінацію клавіш <strong>Ctrl + Shift + V</strong> або <strong>Права Кнопка Миші (далі - ПКМ) > Вставити без форматування</strong>. <br>
+<strong>Заборонено</strong> вставляти таблиці в таблиці, використовувати довгі покликання (використовуйте гіперпосилання), вставляти текст зі збереженням форматування.<br>
+Необхідні посилання оформлюємо через <strong>гіперпосилання:</strong> <br>
+. Пишемо "Посилання" <br>
+. Виділяємо текст<br>
+. ПКМ > Посилання > Вставити посилання <br>
+[[Файл:Syllabus hyper1.jpg|додати гіперпосилання]]<br>
+. Вставляємо посилання в поле "Адреса" та натискаємо "Ок"<br>
+[[Файл:Syllabus hyper2.jpg|додати гіперпосилання]]<br>
-Відправити документ на погодження і затвердження, натиснувши клавіші «Створено», «На погодження».
+=====Робота в СЕДО=====
-Користувачам, вибраним в полях «Затерджуючі» та «Погоджуючі» відпрацювати документ відповідно з вимогами п. Загальні вимоги при роботі з документами.
+Створюємо документ, заповнюємо поля (вказуємо назву силабусу, ННІ, тіло документу)
-На погодження відповідальним особам надається не більше 5 днів. В першу чергу погодження наказу здійснюють керівник юридичного відділу та коректор.
+<center>
-Після затвердження документа автору ознайомити з ним необхідних співробітників відповідно з вимогами п. Загальні вимоги при роботі з документами.
+[[Файл:syllabus1.png| 900px |створення]]
+</center>
+Імпортуємо тіло документу <strong>використовуючи браузер [https://www.mozilla.org/uk/firefox/new/ Firefox] </strong>. <br>
+<strong>ВАЖЛИВО:</strong> документ для імпорту повинен мати розширення <strong>.docx</strong>
+<br><strong>ВАЖЛИВО:</strong> документ для імпорту повинен починатись з <strong>ШИФРУ СИЛАБУСУ</strong>. Шапка та ННІ заповнюється користувачем в окремих полях.<br>
+"Національний університет водного господарства та природокористування" підтягується автоматично в прінтформу
+<center>
+[[Файл:syllabus2.png|підписанти]]
+</center>
+В погодження освітньої компоненти додаємо:<br>
+Керівник освітньої програми, секретар НМР з якості ННІ, голова
+(директор) НМР з якості ННІ.<br>
+Для погодження <strong>вибіркової освітньої компоненти</strong> необхідно додати:<br>
+Секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ, Вчений
+секретар НМР НУВГП.<br>
+Сорока В.С., проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи, голова науково-методичної ради НУВГП до <strong>підписання</strong> додається <strong>автоматично.</strong>
+Після заповнення документу відправляємо на підписання та накладаємо
+КЕП.
-====Протокол наради. Шаблон 202.====
+====Паспорт санітарно-технічного стану приміщення====
-На особистій сторінці УкрДок натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон 202:
+Перед початком роботи в СЕД необхідно заповнити [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti шаблон]
+<center>
+[[Файл:idoc_passport_1.png|створення]]
+</center>
+Обираємо процес “Паспорт СТС” у вікні створення документу
+<center>
+[[Файл:idoc_passport_2.png|наповнення]]
+</center>
+Наповнюємо необхідні поля з наданого переліку. Обираємо ННІ та кафедру
+<center>
+[[Файл:idoc_passport_3.png|кафедра]]
+</center>
+При виборі кафедри <b> обов’язково </b>починати пошук зі слова “кафедра”
+<center>
+[[Файл:idoc_passport_4.png|імпорт]]
+</center>
+Імпортуємо завчасно підготовлений шаблон паспорту приміщення через функцію “Імпорт doc-файлу”
- <center>[[Файл:Протокол наради. Шаблон 202.png]]</center>
+На погодження вручну додаємо директора ННІ, на розгляд - завідувача кафедри. Документ готовий до роботи.</br>
+<b>Шапка документу автоматично створюється системою і не потребує додаткового наповнення наданого шаблону даними шапки документу</b>
-*Перший рядок замість «Оперативного совещания» заповнити назвою наради.
+==Система завдань та електронного контролю==
-*В наступному полі замість «Приглашен:, Повестка дня: 1,2» набрати повістку дня наради.
+Система завдань та електронного контролю призначена для здійснення контролю виконанння у встановлені терміни. Для встановлення контролю виконання документа, до нього необхідно прикріпити завдання.
-*В рядки «Дата проведення наради:, Тривалість наради:, Кількість учасників:, Кількість прийнятих рішень:»   внести відповідні актуальні дані.
+<center>
-*В рядках «Председатель» вибрати модератора наради. В рядках «Присутні» вибрати співробітників, присутніх на нараді (занятті).
+[[Файл:Додати_завдання.PNG|800px]]
+</center>
+Для створення автономного завдавдання та моніторингу існуючого контролю використовується вкладка Завдання
+<center>
+[[Файл:Вкладка_Завдання.PNG|800px]]
+</center>
+При створенні завдання заповнюються всі обов'язкові поля, вибираються виконавці, контролюючі, спостерігачі (при потребі), визначається форма звіту.
+<center>
+[[Файл:Додавання_завдання.PNG|800px]]
+</center>
+Контроль стану виконання завдань контролюючим здійснюється у вкладці Я контролюю
+<center>
+[[Файл:Я_контролюю.PNG|900px]]
+</center>
+Контроль стану виконання завдання виконавцем здійснюється у вкладці Мене контролюють
+<center>
+[[Файл:Мене_контролюють.PNG|900px]]
+</center>
-'''В наступних полях:'''
+==Порядок звернень в службу технічної підтримки==
- <center>[[Файл:Шаблон202 2.png]]</center>
+При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки '''Help Desk'''.
-*Замість «Слушали» - Слухали співробітника Прізвище І.П. про…
+Порядок звернень наступний.
-*В полях «Завдання»: Коротка назва завдання
+*Перейти на сайт НУВГП, натиснути на вкладки Працівник та Help Desk http://help.nuwm.edu.ua/.
-*Замість «Решили: 1.1»  - Вирішили:
-*Тексти прийнятих рішень.
-*Тип звіту: Отчет в ЕСК.
-*Виконати до: вибрати дату із запропонованого календаря
-К*онтроль – вибрати керівника відповідно до рис 002.
-*Виконавці –користувачі, визначені в ході наради виконавцями.
-*Вибрати користувачів  в полях:
-*«Довести до» - виконавців, ;
-*«Затверджуючі» - модератор наради;
-*«Погоджувачі» - керівники, присутні на нараді. Виконавців та контролюючих до списку погоджуючих система додає автоматично.
-Встановленим порядком відправити документ на погодження та затвердження.
+ <center>[[Файл:Хелп_Деск.png|700px]]</center>
-Після затвердження документа перевірити по карточці на документ наявність у виконавцях користувача, вибраного у полі «Довести до». Якщо він відсутній – повторно його ознайомити. З  документом ознайомити необхідних користувачів відповідно з вимогами п. Загальні вимоги при роботі з документами.
+*Необхідно авторизуватись через аккаунт службової пошти НУВГП.
+*Вибрати категорію Електронний документообіг. В тексті заявки детально описати суть проблеми та прикріпити файл із скрином помилки (при її наявності).
-====Заявка на підключення ролі референта. Шаблон 8646====
+==Порядок виходу із системи==
+Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється  через кнопку  «Вихід» в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч).
-Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час тимчасової відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача готується заявка за шаблоном «8646 -  Заявка на подключение роли референта».
+==Рекомендації щодо  підготовки і відпрацювання окремих документів в університеті==
-*За посиланням https://sites.google.com/a/privatbank.ua/ukrdok/  ознайомитись додатково з п.11 «Роль референта» Інструкції «Электронный управленческий комплекс “УкрДок”»
-*Відкрити  браузер  «Mozilla Firefox», вибрати УкрДок та зайти на особисту сторінку.
-*Натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон 8646.
- <center>[[Файл:Заявка на підключення референта.png]]</center>
+<p style="text-align:right;">Додаток 1</p>
- <center>[[Файл:Заявка на підключення референта2.png]]</center>
+<center>'''Рекомендації щодо змісту та маршрутизації типових документів НУВГП'''</center>
-'''Заповнення запропонованого бланку здійснювати в наступному порядку.'''
-*Классификация – залишити «Общий».
-*Ключевые слова –  «заявка, підключ, рол, референт».
-*Шапка – НУВГП.
-*Место составления – «33000, м. Рівне, вул. Соборна 11.»
-*Кому адресовано – не заповнювати.
-*Название документа – «ЗАЯВКА».
-*Заголовок к тексту – «Про підключення ролі референта».
-*В рядку «Прошу произвести подключение роли референта» натиснути клавішу «Выбрать»  і вибрати користувача, який буде виконувати обов’язки – референта.
-*Заповнити таблицю «Сотрудник, к ПриватДоку и ЭСК котрого необходим доступ», вибравши керівника, до вхідних документів якого на час його відсутності необхідний доступ
-*Рядок «Введите номер карточки разъясняемого документа» не  заповнювати.
-*Утверждающие -  керівник або заступник, відповідно до '''[https://drive.google.com/open?id=0B7mewYRz7NWJMVJUSEllV0dqZ2s Порядок роботи з документом із  погодженням]'''
-*Согласующие – безпосередній керівник
-*Автор –автор заявки.
-Після заповнення і перевірки  натиснути клавіші «Сохранить», «Создан», «За визами».
+''По даному розділу приймаються доповнення, та пропозиції, які необхідно подавати в категорію Електронний документообіг через Єдиний сервіс надання інформаційних послуг http://help.nuwm.edu.ua/
-*Користувачам, вибраних  у відповідних полях погодити та затвердити документ.
+{| class="wikitable"
-*Після погодження та затвердження заявки користувачу, який буде виконувати роль референта обновити сторінку, натиснути на клавішу «Ім’я, прізвище» і переконатись  у наявності наданої ролі референта.
-Всі документи створюються, погоджуються, підписуються, затверджуються відправляються і отримуються за допомогою відповідних шаблонів.
-{| class="standart"
-|+Таблиця доступних шаблонів та їх можливостей
 |-
-! № шаблона ЕДО !! Назва шаблона !! Можливості шаблона
+! № з/п !! Назва  та короткий зміст  !! Узгоджуючі !! Затверджуючий !! Адресат !! Ознайомлення
 |-
-! 23
+| <big>'''1''' || <big>'''Заяви''' ||  || ||  ||
-| Шаблон розпорядження по бізнесу організації-партнера
-| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення розпорядження по університету, інституту, коледжу, підрозділу. Передбачено контроль виконання та делегування для виконання іншим користувачам
 |-
-! 24
+| 1.1 || На щорічну відпустку ''Прізвище І.П. (В тексті вказувати за який період роботи має бути надана відпустка) || Безпосередній керівник || Ректор  чи проректор за напрямом діяльності || Начальник відділу кадрів||
-| Шаблон приказа организации-партнера
-| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення накази по університету, інституту, коледжу контролювати їх виконання.
 |-
-! 202
+| 1.2|| На житлову комісію ''Прізвище І.П.
-| Протокол очного совещания по подразделению ГО/филиалу
+В тексті вказати (для проживаючих в гуртожитку) - № кімнати і гуртожитку та перелік членів сім’ї, термін дії контракту
-| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення протоколи нарад, конференцій, вчених рад, засідань кафедри.
+ || Голова  студентського профкому,
+Директор студентського містечка
+ || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Директор студентського містечка ||
 |-
-! 10624
+| 1.3 || На погодинну оплату ''Прізвище І.П. назва документа для завантаження -  10.01_Заява_на_роботу_викл
-| С/з со схемой автор - утверждающий (для организаций-партнеров)
-| Шаблон дозволяє створювати, редагувати, затверджувати службову записку, лист, інформаційне повідомлення, супровідний лист, завдання, тощо без погодження, або із погодженням  з іншим користувачем. Як автор, так і затверджуючий або виконавець завдання можуть ознайомлювати із змістом зазначеного документа при необхідності інших користувачів. Опція погодження відкривається після збереження документа.
+посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/publichna-informacija/normativni-dokumenti/zrazki-zajav-ta-zvernenj
-|-
+|| Завідувач кафедри, Начальник навчально-методичного відділу || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Начальник відділу кадрів ||
-! 8540
-| НОВАЯ вертикальная служебная записка с заданиями
-| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати),  службові записки, які потребують погодження, затвердження, '''призначення контролюючих''', призначення виконавців, доведення до відома, надсилання копій.  Із змістом записки   можна  ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам
 |-
-! 8563
+| 1.4 || На матеріальну допомогу ''Прізвище І.П. || Голова профкому,
-| Вертикальная служебная записка с заданиями (для сторонних организаций)
+Начальник планово-фінансового відділу
-| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати),  службові записки, які потребують погодження, затвердження та доведення до відома. Із змістом записки   можна  ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам
+  || Ректор || Начальник відділу кадрів ||
 |-
-! 8646
+| 1.5 ||
-| Заявка на подключение роли референта
+Заяви щодо прийняття за основним місцем роботи, сумісництвом та за погодинною оплатою праці (зовнішніми) подаються із переліком необхідних документів. Заяви на прийняття за сумісництвом (внутрішнім), за погодинною оплатою праці (внутрішньою), всіх видів звільнення та переведення, всіх видів відпусток, а також будь яких звернень з кадрового діловодства подаються за допомогою системи IDoc.
-| Шаблон дозволяє створювати та погоджувати призначення тимчасово виконуючого обов’язки виконавця документів в системі ЕДО. Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача необхідно підготувати заявку за шаблоном "8646 -  Заявка на подключение роли референта" Дану заявку можна створити, зайшовши в ЕДО з браузера  «Mozilla Firefox». Підготувати заявку може будь-який користувач (бажано той, хто буде виконувати обов’язки), але затверджувати  повинен користувач, який на час своєї відсутності призначає референта.
+    ||згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями
-|}
-====Порядок виходу із системи====
+назва документа для завантаження - Наказ про розподіл обов’язків між ректором та проректорами
-Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється  через кнопку «Ім’я, прізвище» користувача, після натискання на яке випадає меню. Натисканням на кнопку «Вихід» здійснюється повний вихід із системи ЕДО. Для наступного входу в систему необхідно авторизуватись, ввівши пароль та код з SMS чи QR-код<br>
-Якщо в процесі роботи вийти із системи шляхом закриття вкладки, то при наступному відкритті вкладки ЕДО із того ж браузера того ж робочого місця авторизуватись не потрібно – відкривається одразу персональна сторінка. Проте дана опція діє лише до кінця доби. На наступний день знову необхідно авторизуватись.
-===Роль ЕСК в системі ЕДО===
+посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/law/ndu
-<gallery>
+    || згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями   || Начальник відділу кадрів   ||
-Файл:Скрин_13.jpg|Мал.8
-Файл:Скрин12.jpg|Мал.9
-</gallery>
-Створений, підписаний та затверджений документ потрапляє у вибрану систему контролю.(Мал.8) Якщо документ не виконано у вказаний термін, то система блокує виконання всіх інших документів. Електронна система контролю відкривається шляхом натискання на клавішу розширення меню, яка знаходиться у правому верхньому кутку персональної сторінки, обравши там функцію ЕСК або за такими посиланнями: https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabOut, чи https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabIn<br>
-Крім контролю виконання документів система ЕСК дозволяє керівникам ставити завдання підпорядкованим працівникам. Для цього необхідно зайти в систему ЕСК, натиснути на клавішу. Добавить задание» (Мал.9), у випадаючому вікні написати завдання та встановити термін виконання. Працівник, якому поставлено завдання зобов’язаний після його виконання написати звіт, а також у відповідному рядку системи ЕСК надати посилання (з командного рядка браузера ) на документ ЕДО.
-----
-==Рекомендації щодо  підготовки і відпрацювання окремих документів в університеті==
-''По даному розділу приймаються доповнення, та пропозиції, які подавати в службу технічної підтримки''  на форумі http://forum.nuwm.edu.ua/
-{| class="wikitable sortable"
 |-
-! № з/п !! Назва документа !! № шаблону УКрДок !! Погоджуючі !! Затверджуючі !! Адресат, виконавці
+| 1.6 ||    ||    ||    ||    ||
 |-
-|colspan="6"| <center>'''Службові записки'''</center>
+| <big>'''2''' || <big>'''Службові записки'''||    ||   ||    ||
 |-
-| 1.1 || Заяви || 8563 || Безпосередній та прямий керівник, Проректор за напрямком діяльності || Ректор || Начальник відділу кадрів
+| 2.1 || На заправку та відновлення картриджів, ремонт принтерів. || Безпосередній керівник || Проректор з науково-педагогічної, методичної  та виховної  роботи || Директор інформаційно-обчислювального центру ||
 |-
-| 1.2 || Щодо  відрядження (в тексті записки обов'язково вказувати джерело фінансування) || 8563 || Головний бухгалтер || Ректор || Начальник загального відділу
+| 2.2 || На закупівлю периферії та комплектуючих комп’ютерної техніки || Директор інформаційно-обчислювального центру,
+Начальник планово-фінансового відділу,
+Проректор з науково-педагогічної, методичної  та виховної  роботи
+ || Ректор || Директор інформаційно-обчислювального центру, Начальник відділу закупівель || Заступник начальника планово-фінансового відділу
 |-
-| 1.2.1 || Щодо відрядження з профорієнтаційної роботи || 8563 || Головний бухгалтер Завідувач відділу працевлаштування та профорієнтації || Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи || Начальник загального відділу
+| 2.3 || На розміщення нових сторінок на сайті Університету та внесення змін в структуру сайту || Начальник відділу інформаційних технологій || Проректор з науково-педагогічної, методичної  та виховної  роботи || Директор інформаційно-обчислювального центру ||
 |-
-| 1.2.2 || Щодо відрядження за кордон. До службової записки слід додати ЗАВДАННЯ-ОБГРУНТУВАННЯ на відрядження за кордон за посиланням: http://inter.nuwm.edu.ua/index.php/pratsivniku/vidryadzhennya-za-kordon || 8540 || Головний бухгалтер Директор центру роботи з іноземними студентами та міжнародних зв’язків || Проректор з наукової роботи та міжнародних зв’язків || Начальник загального відділу
+| 2.4 || На відрядження ''Прізвище І.П.
+(вказувати джерело фінансування: за кошти університету, за рахунок приймаючої сторони. тощо)
+ || Безпосередній керівник,
+Начальник планово-фінансового відділу
+ || Ректор || Начальник загального відділу||
 |-
-| 1.2.3 || Щодо відрядження  за рахунок коштів держбюджетної або госпдоговірної науково-дослідної теми || 8563 || Безпосередній керівник, Начальник НДЧ Провідний бухгалтер НДЧ || Проректор з наукової роботи та міжнародних зв’язків || Старший інспектор науково-дослідної частини
+| 2.5 || На відрядження за кордон ''Прізвище І.П.
+Згідно Положення про службові відрядження за кордон працівників та осіб, які навчаються в НУВГП
+  || Безпосередній керівник,
+Начальник планово-фінансового відділу,
+Провідний фахівець з інформаційного та протокольно-візового забезпечення (Туз М.В.)
+ || Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків || Начальник загального відділу ||
 |-
-| 1.3 || Щодо закупівлі та ремонту оргтехніки || 8563 || Головний бухгалтер || Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи || Помічник проректора з навчальної  та адміністративно- господарської роботи
+| 2.6 || На преміювання Прізвище І.П. || Безпосередній керівник, Голова профкому,
+Головний бухгалтер, Начальник планово-фінансового відділу,
+Проректор за напрямом діяльності
+ || Ректор || Начальник відділу кадрів ||
 |-
-| 1.4 || Щодо закупівлі канцтоварів || 8563 || Головний бухгалтер || Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи || Помічник проректора з навчальної  та адміністративно- господарської роботи
+| 2.7 || Проведення ремонтних робіт || Директор ННІ, Начальник ПФВ. || Проректор з НП та АГР || Начальник ЕТВ ||
 |-
-| 1.5 || Про призначення заступника завідувача кафедри || 8563 || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Ректор || Начальник відділу кадрів
+| 2.8 || Закупівля госп. товарів, комплектуючих, будівельних матеріалів,запчастин тощо. || Начальник планово-фінансового відділу, Головний бухгалтер, Проректор з НП та АГР. || Ректор || Начальник ВМТЗ ||
 |-
-| 1.6 || Про закупівлю спецодягу, спецвзуття, засобів захисту та пожежогасіння, іншого для забезпечення охорони праці та пожежної безпеки в університеті || 8563 || Головний бухгалтер || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Помічник проректора з навчальної  та адміністративно- господарської роботи
+| 2.9 || Щодо перевірки на плагіат (методичних вказівок) || Безпосередній керівник автора || Директор ІОЦ || Начальник відділу ЗІТН ||
 |-
-| 1.7 || Про порушення правил охорони праці та пожежної безпеки у підрозділах, що становить загрозу життю працівників та студентів
+| 2.10 ||  ||  ||  ||  ||
-  || 8563 || Начальник служби охорони праці || Ректор || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи
 |-
-| 1.8 || Щодо преміювання, встановлення доплат і надбавок працівникам університету згідно Колективного договору || 8563 || Головний бухгалтер. Начальник планово-фінансового відділу Голова профкому працівників || Ректор || Начальник відділу кадрів
+| <big>'''3''' || <big>'''Заявка на призначення виконуючим обов’язки''' ||  ||  ||  ||
 |-
-| colspan="6"| <center>'''Накази'''</center>
+| 3.1 || Вибираються: основний користувач та користувач, який буде виконувати обов’язки; дати початку та закінчення виконання обов’язків. || - || - ||  - ||
 |-
-| 2.1 || Накази з основної діяльності || 24 || Проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків Головний бухгалтер. Начальник планово-фінансового відділу Начальник юридичного відділу. Начальник відділу кадрів Голова профкому працівників || Ректор || За напрямками роботи
+| <big>'''4''' || <big>'''Протокол''' ||  ||  ||  ||
 |-
-| 2.2 || Накази з навчального процесу || 24 || Завідувач навчально-методичного відділу Головний бухгалтер Начальник юридичного відділу Директори інститутів Коректор || Ректор або проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи  || Директори інститутів Завідувачі кафедрами Керівники структурних підрозділів
+| 4.1 || Протокол засідання (зборів) колегіального органу ||  || Головуючий || ||
 |-
-| 2.3 || Накази про відпустки працівникам НУВГП || 24 || Проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків. Головний бухгалтер Начальник планово-фінансового відділу Начальник юридичного відділу Начальник відділу кадрів Голова профкому працівників Коректор || Ректор || Начальник відділу кадрів Директори інститутів Керівники  структурних підрозділів
+| <big>'''5''' || <big>'''Розпорядження''' ||  ||  ||  ||
 |-
-| 2.4 || Накази про студентський склад (відрахування, зміна прізвища, надання академічних відпусток, вихід з академічних відпусток, призначення стипендії, матеріальної допомоги, преміювання, перевід з курсу на курс, видача дублікатів залікових книжок, студентських квитків, перевід на держбюджет та ін.)|| 24 || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків. Головний бухгалтер. Начальник планово-фінансового відділу Провідний бухгалтер. Завідувач навчально-методичного відділу Начальник юридичного відділу Голова профкому студентів. Коректор || Ректор або Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи  || Директори інститутів Завідувачі Кафедрами Начальник відділу кадрів
+| 5.1 ||  ||  ||  ||  ||
 |-
-| 2.5 || Накази про відпустки працівникам НУВГП || 24 || Проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків. Головний бухгалтер Начальник планово-фінансового відділу Начальник юридичного відділу Начальник відділу кадрів Голова профкому працівників Коректор || Ректор || Начальник відділу кадрів Директори інститутів Керівники  структурних підрозділів
+| <big>'''6''' || <big>'''Накази''' ||  ||  ||  ||
 |-
-| 2.6 || Наказ про проведення конференцій || 24 || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків Проректор з науково-педагогічної та адміністративногос-подарської роботи Начальник юридичного відділу коректор || Ректор || За напрямками діяльності
+| 6.1 || ||  || ||  ||
-|-
+|-}
-| 2.7 || Наказ про затвердження тем дипломних робіт  || 24 || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Директори ННІ Начальник відділу кадрів Начальник юридичного відділу Завідувач навчально-методичного відділу коректор || Ректор або проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Завідувачі кафедрами
+{| class="wikitable"
-|-
-| 2.8 || Наказ про  встановлення розміру оплати за проживання в студентських гуртожитках || 24 || Проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи Головний бухгалтер Начальний юридичного відділу Коректор || Ректор || Головний бухгалтер
-|-
-| 2.9 || Накази по охороні праці та пожежній безпеці  ( про затвердження інструкцій з охорони праці, про створення пожежно-технічної комісії,  про затвердження персонального складу членів пожежної дружини, про розслідування нещасних випадків,  про порядок огляду приміщень після закінчення робочого дня та ін.)  || 24 || Начальник юридичного відділу || Ректор або проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Начальник служби охорони праці Директори інститутів Керівники структурних підрозділів
-|-
-|colspan="6"| <center>'''Розпорядження'''</center>
-|-
-| 3.1 || Розпорядження (із загальних питань) || 23 || Начальник юридичного відділу || Ректор || Відповідно до змісту розпорядження
-|-
-| 3.2 || Розпорядження щодо діяльності інституту || 23 || Заступники директора інституту, завідувачі кафедрами || Директор ННІ || Відповідно до змісту розпорядження
-|}
-<p style="text-align:right;">Додаток 2</p>
-<center>'''Заявка'''</center>
-<center>'''На підключення користувачів відокремленого підрозділу НУВГП до системи електронного документообігу'''</center>
-{| class="wikitable"
-|-
-! № з/п !! Прізвище, ім’я,по батькові !! Посада !! Кому підпорядкований !! Мобільний телефон !! Дата народження !! Електронна адреса !! Підрозділ, коледж
-|-
-| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;
 |}
-Заявки подавати в системі корпоративної електронної пошти прикріпленим файлом за підписом керівництва підрозділу на ім’я Назарука Віталія Дмитровича, або Хоменчука Олександра Анатолійовича.
 <p style="text-align:right;">Додаток 3</p>
-<center>'''Заявка'''</center>
+===<center>Заявка на підключення користувачів  НУВГП до системи електронного документообігу</center>===
-<center>'''На відключення користувачів інституту/структурного або відокремленого підрозділу НУВГП від системи електронного документообігу'''</center>
-{| class="wikitable"
-|-
-! № з/п !! Прізвище, ім’я,по батькові !! Посада !! Логін !! Підрозділ, коледж, ННІ,кафедра
-|-
-| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;
-|}
-Заявки подавати в системі електронного документообігу ЕДО прикріпленим файлом до службової записки (шаблон 10624) за підписом керівника підрозділу на ім’я Назарука Віталія Дмитровича, або Хоменчука Олександра Анатолійовича.
-==Порядок звернень в службу технічної підтримки==
-При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки '''Help Desk'''.
-Порядок звернень наступний.
-*Перейти в персональний кабінет УкрДок, натиснути на клавішу «HELP» в правому верхньому кутку.
-*Появляється меню звернень до технічної підтримки:
- <center>[[Файл:Help d.png]]</center>
-*Необхідно натиснути на значок і (показано стрілкою).
-*Появляється меню подання заявки.
- <center>[[Файл:Help d2.png]]</center>
-*Необхідно вибрати категорію звернення  та натиснути клавішу «Выбрать».
+[https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti Шаблон заявки на підключення до СЕДО]
-*В наступному діалоговому вікні викласти зміст звернення та натиснути клавішу «Выбрать»
- <center>[[Файл:Help d3.png]]</center>
+Заявки подавати в категорію Електронний документообіг через єдиний сервіс надання інформаційних послуг прикріпленим файлом, авторизувавшись з електронної пошти підрозділу, або керівника підрозділу.

ЕДО
Система документообігу установи
Технічні умови роботи
Платформа ресурсу	Ресурс працює через доступ до Інтернету у браузері Google-Chromе
За інформаційну безпеку та технічне обслуговування відповідає відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
Консультації та навчання
Викладач	Назарук Віталій Дмитрович
Цей шаблон: переглянути обговорити редагувати