Відмінності між версіями «ЕДО - Електронний документообіг»

Матеріал з Wikiситет
Перейти до навігації Перейти до пошуку
(Прибрано графіки консультацій)
 
(Не показано 284 проміжні версії 6 користувачів)
Рядок 2: Рядок 2:
|ім'я        = Картка/документація
|ім'я        = Картка/документація
|стиль_тіла  =  
|стиль_тіла  =  
|назва        = [https://doc.p-office.com.ua Електронний документообіг]
|стиль_назви  =  
|стиль_назви  =  
|угорі        = '''ЕДО'''
|угорі        = '''ЕДО'''
|зображення  = [[Зображення:Rl.png|400px]]
|зображення  = [[Файл:Ворк-Флов.PNG|600px]]
|стиль_зображення =  
|стиль_зображення =  
|підпис      = Система документообігу установи
|підпис      = Система документообігу установи
Рядок 12: Рядок 11:
|стиль_міток  = background:#ddf;
|стиль_міток  = background:#ddf;
|стиль_тексту =  
|стиль_тексту =  
|заголовок1 = Технічні умови роботи
|заголовок1 = Технічні умови роботи
|мітка1  =  
|мітка1  =  
|текст1  = Серверно-клієнтська частина розташована на потужностях компанії "Приватбанк" згідно укладеному договорі про надання у користування. Введено в експлуатацію з 01.08.2016 року.
|текст1  = Серверно-клієнтська частина розташована на ресурсах Національного університету вдного господарства та природокористування.Введено в експлуатацію з 01.01.2019 року.
|заголовок2 =  
|заголовок2 =  
|мітка2  = Платформа ресурсу
|мітка2  = Платформа ресурсу
|текст2  = Ресурс працює через доступ до Інтернету у браузерах Firefox, Opera
|текст2  = Ресурс працює через доступ до Інтернету у браузері Google-Chromе
|заголовок3 =
|заголовок3 =
|мітка3  =  
|мітка3  =  
|текст3  = За інформаційну безпеку  та технічне обслуговування відповідає компанія "Приватбанк" згідно укладеним договором.
|текст3  = За інформаційну безпеку  та технічне обслуговування відповідає відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
|заголовок4 = Консультації та навчання
|заголовок4 = Консультації та навчання
|мітка4  = Усі три (мітка)
|мітка4  = Усі три (мітка)
Рядок 26: Рядок 25:
|заголовок5 =
|заголовок5 =
|мітка5  = Відділ "ІТ"
|мітка5  = Відділ "ІТ"
|текст5  = [http://forum.nuwm.edu.ua/viewforum.php?f=15 консультації]
|текст5  =  
|мітка6  = Викладач
|мітка6  = Викладач
|текст6  = [[Назарук Віталій Дмитрович]]
|текст6  = [[Назарук Віталій Дмитрович]]
}}
}}
==Вступна частина==
==Вступна частина==
Інформаційний ресурс та програмне забезпечення для можливості документообігу в національному університеті водного господарства та природокористування  надано АТ КБ «Приватбанк» відповідно до укладеного договору між користувачем (НУВГП) та власником системи (АТ КБ «Приватбанк»). Відповідальність за забезпечення захисту інформації в системі покладається на власника системи.
===Преамбула===
Необхідно прийняти до уваги, що зазначена система є WEB-орієнтованою і крім НУВГП нею користується Приватбанк та ряд інших організацій та установ (1133 компаній).


===Реєстрація в системі ЕДО===
Система електронного документообігу (далі - СЕДО), яка впроваджена в НУВГП, розроблена компанією "іCorе" і має назву "іDoc НУВГП". Інформаційний ресурс СЕДО розміщено на серверних потужностях Національного університету водного господарства та природокористування. З 27.04.2019 р. реалізована нова версія програмного комплексу "іDoc НУВГП". 
Для реєстрації у системі документообігу необхідно подати заявку [https://docs.google.com/a/nuwm.edu.ua/forms/d/e/1FAIpQLSfbtCY9f10D3JBTdPnhOhg-Z8lpZyFNxK-ArATYlByvAaUUUQ/viewform | через форму]
Організація електонного документообігу в НУВГП  здійснюється відповідно до вимог Закону України від 22.05.2003 № 851-IV Про електронні документи та електронний документообіг: [http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/851-15] та Постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.18 № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності": [http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF].
Відповідальність за організацію електронного документообігу в НУВГП покладено на загальний відділ. Відповідальність за технічну експлуатацію СЕДО та забезпечення захисту інформації в системі покладено  на відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
 
===Реєстрація та внесення змін в облікові дані користувачів СЕДО===
Для реєстрації користувачів  у системі електронного документообігу керівники підрозділів подають заявки з розширенням .xls або .xlsx.  Форма для заповнення даних знаходиться  в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti].
 
Для вилучення користувача із СЕДО керівники підрозділів подають заявки із зазначенням прізвища, імені, по-батькові користувача,  номеру та дати наказу на звільнення.
 
Для внесення змін в облікові дані користувачів керівники подають заявки у довільній формі із зазначенням дати та номером наказу та відповідних змін у посадах, підпорядкуванні, прізвищах тощо.
 
Для внесення змін у випадку реорганізації чи створення нових підрозділів, керівники подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться  в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti].
 
Усі заявки подаються через єдиний сервіс надання інформаційних послуг НУВГП: [http://help.nuwm.edu.ua/] у категорію "Електронний документообіг"


===Загальна інформація===
===Загальна інформація===
Рядок 42: Рядок 50:
'''Обов'язки користувачів'''
'''Обов'язки користувачів'''


'''<big>Користувачі ЕДО НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та інструкціями, наданими розробниками ЕДО https://sites.google.com/a/privatbank.ua/ukrdok/ і дотримуватись їх вимог</big>'''. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку ЕДО  для виконання наявних документів.
Користувачі ЕДО НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та дотримуватись її вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку ЕДО  для виконання наявних документів.  
Посадовим особам заборонено ознайомлювати із документами, створеними в університеті інших користувачів, підключених  до системи.
Відеоінструкція розробників системи знаходиться за посиланням: https://www.youtube.com/watch?v=H77lr56ITr4


==Порядок підготовки та роботи в системі==
==Порядок підготовки та роботи в системі==
===Авторизація в системі===
===Авторизація в системі===
Для входу в систему необхідно в браузері користувача набрати https://doc.p-office.com.ua , або натиснувши на [https://doc.p-office.com.ua УкрДок] даної інструкції та після відкриття відповідної сторінки натиснути на «ввійти в УкрДок» або натиснути на ліву верхню іконку розташовану на сайті університету
Для входу в систему необхідно в командному рядку браузера користувача набрати https://idoc.nuwm.edu.ua/login , або натиснути на [https://idoc.nuwm.edu.ua/login] даної інструкції, або натиснути на зображення "Електронний документообіг" у вкладці "Працівник" головної сторінки сайту університету.
 
<center>
<center>
<gallery>
[[Файл:Вхід_з_порталу.PNG|700px]]
Файл:Pbd.png|іконка для входу на сайті університету
</gallery>
</center>
</center>
На сторінці УкрДок випадає єдине вікно авторизації.
У вікні авторизації:
<center>
<center>
[[Файл:Авторизація2.png|Єдине вікно авторизації]]
[[Файл:Авторизація.PNG|700px]]
</center>
</center>
В строку «Логін» ввести персональний логін, створений представниками ІТ-галузі власника системи на базі Вашої дати народження та ініціалів (логін кожного користувача надається окремо). При першому вході в систему в командній строці «Пароль» ввести пароль '''<big>Password1</big>''', потім натиснути «продовжити», в результаті чого появляється запит на відправку  бранч. (branch – гілка)
У рядок «Логін» ввести персональний логін, створений шляхом транслітерації ініціалів та прізвища  користувача, наприклад:  v.s.koval (для користувачів , підключених в 2018 р.), та nuwm_v.s.koval (для користувачів, підключених з 2019 р.). В командному рядку «Пароль» ввести пароль, потім натиснути «Увійти», в результаті чого відкривається сторінка персонального кабінету користувача.  
<center>
<center>
[[Файл:Авторизація3.png]]
[[Файл:Персональний_каб.PNG|700px]]
</center>
</center>
Для НУВГП визначено бранч  DNH0 та FICB (великими літерами), який необхідно вести в першу строку.  Серед запропонованих заходів додаткового захисту необхідно вибрати пароль через SMS. Після цього натиснути «відправити». Після отримання пароля по SMS його необхідно ввести та натиснути «продовжити».
Після відкривання вікна зміни пароля необхідно здійснити процедуру вводу Вашого індивідуального пароля.


Зміна пароля здійснюється в меню "Мій профіль" в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч) .
<center>
<center>
[[Файл:Пароль.png]]
[[Файл:Заміна_пароля.PNG|400px]]
</center>
</center>
====Вимоги до пароля====
Після відкривання вікна зміни пароля необхідно здійснити процедуру вводу Вашого індивідуального пароля.
Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему, відправки бранч, зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні).
Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється.


====Якщо вас заблокували====
Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему,  зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні).
Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється. Пароль необхідно запам'ятати, або записати на недоступний для інших осіб носій.


Порядок лій при невірному вводі пароля.
===Відновлення пароля===
 
Якщо користувач не може пригадати свій пароль, він повинен його відновити  через кнопку "Забули пароль"  
Якщо користувач  вводить неправильний пароль, то на 5-й спробі йому блокується доступ.
<center>
Через 1 годину доступ розблоковується системою.
[[Файл:Забули_пароль.PNG|400px]]
Якщо користувач не може пригадати свій пароль, йому необхідно натиснути на строку "Забыли пароль" та виконувати всі дії, передбачені покроковою інструкцією
  </center>
 
Після натискання кнопки Забули пароль відкривається меню відновлення пароля. У верхній рядок необхідно внести логін в ЕДО (наприклад v.s.koval, а в нижній рядок - логін персональної електроннної пошти в домені nuwm.edu.ua, наприклад: v.s.koval@nuwm.edu.ua та натиснути кнопку Отримати пароль. На електронну скриньку користувача надійде тимчасовий пароль, який необхідно змінити зазначеним вище способом
===Налаштування особистих параметрів===
<center>
====Налаштування інтерфейсу====
[[Файл:Отримати_пароль.PNG|400px]]
 
  </center>
*Натиснувши на клавішу «Ім’я, Прізвище» та  вибрати «налаштування».
===Загальні вимоги по роботі в системі===
*У випадаючому меню «Налаштування» встановити:
1. Користувачам рекомендується регулярна очистка файлів куки і кешу (п. 3.1.1)<br>
*Мова інтерфейсу: укр.
2. <b>Наполегливо рекомендуємо</b> внести СЕД у винятки розширень браузера, які блокують рекламу. Дані розширення можуть блокувати критично важливі функції документообігу.<br>
*Стиль відображення: новий
3. Рекомендуємо оновлювати пароль кожні 3 місяця для покращення безпеки користувача.
*Завдання на сьогодні:  Показати документ -  вкл.
*Повідомлення на e-mail  встановлюються за бажанням та вибором користувача
 
'''Приклад заповнення:'''
 
*Новий документ на погодженні - вкл
*Новий документ на затвердженні - вкл
*Документ на виконанні, 'У роботі' - вкл
*Ваш документ затверджено - вкл
*Погоджувач видалив підпис- вимкн
*Документ із зауваженнями без відповідей повернено в роботу - вимкн
*Затверджено без мого підпису - вимкн
*Останній день погодження- вкл
*Відмова погоджувача в документі лінійно підлеглого співробітника - вимкн
*Повторне зауваження в документі лінійно підлеглого співробітника - вимкн
*Відмова погоджувача- вкл
*Зауваження того, хто розглядає - вкл
*Зауваження погоджувача - вкл
*Відмова особи, що затверджує - вкл
*Повідомлення погоджувачам - вкл
*Надано відповідь на зауваження - вкл
*Використання посилань на Google - вимкн
*Відмова адресата - вкл
*Основной адресат поставил резолюцию "Разрешаю"- вкл
 
 
====Додавання адреси електронної пошти====
 
Додавання адреси електронної пошти  (необхідне для надходження на e-mail повідомлень про наявність завдань в електронній системі контролю (ЕСК), запитів на ознайомлення з документами автора, надходження в системі ЕДО нових документів та їх відпрацювання).
 
*Натиснути на клавішу розширення в правому верхньому куті особистої сторінки та вибрати ПриватПерсонал.
*Натиснути клавішу «Контакты».  
*В меню Контакты  натиснути на кнопку «Добавить контакт»  та в строці вибрати «E-mail», «Добавить», у виділену графу внести свій E-mail та зберегти.
 
====Додавання номера телефону====
*Натиснути клавішу «Контакты».
*В меню Контакты  натиснути на кнопку «Добавить контакт»  та в строці вибрати «Телефон», «Добавить», у виділену графу внести свій телефон та зберегти.
 
 
====Зміна пароля====
*Натиснути на клавішу розширення в правому верхньому куті персонального кабінету та вибрати ПриватПерсонал.
*Натиснути клавішу «Сменить пароль».  
*В меню Сменить пароль здійснити зміну одного-двох символів пароля, або пароля повністю.


==Порядок роботи з документами==
===Загальні вимоги при роботі з документами===
Логіка бізнеспроцесів підготовки документів зображена на нижченаведеній блок-схемі. Узгоджуючих, затверджуючих, адресатів, ознайомлювачів необхідно вибирати залежно від змісту документа
'''[https://drive.google.com/open?id=0B7mewYRz7NWJMVJUSEllV0dqZ2s Порядок роботи з документом із  погодженням]'''
При вставці cкопійованого тексту в поле документу слід використовувати комбінацію <b>ctrl+shift+v</b><br>
На друк документи виводяться з оформленням згідно брендбуку та закону України.
====3.1.1 Очистка файлів куків та кешу====
Перед кожним сеансом роботи в системі необхідно видаляти накопичені файли куків. Для цього в командному рядку браузера натиснути на значок замка, вибрати необхідні файли куків, послідовно натиснути  Видалити та Готово.
<center>
<center>
[[Файл:Зміна паролю.png|Форма для зміни паролю]]
[[Файл:Куки.png|1000px]]
</center>
</center>
<center>
[[Файл:Видалення_куків.png|900px]]
</center>
Після вибору шаблону для створення документа необхідно скинути кеш та обновити сторінку
<center>
[[Файл:Скинути_кеш.png|900px]]
</center>
Порядок роботи  приведено на прикладі шаблона наказу і стосується всіх інших документів.


==Порядок роботи з документами==
===Загальні вимоги при роботі з документами===
Загальні вимоги приведені на прикладі шаблона 10624 і стосуються всіх інших документів.
====Створення документа.====
====Створення документа.====
У власному кабінеті УкрДок натиснути на клавішу «+ Створити», у випадаючому меню набрати 10624 та натиснути на «10624 С/з со схемой автор=утверждающий (для организаций-партнеров)».  
У персональному  кабінеті IDoc НУВГП  натиснути на клавішу «Створити документ», у випадаючому меню вибрати Наказ.  


<center>'''Заповнити шаблон за наступною схемою:'''
'''Заповнити шаблон за наступною схемою:'''
<center>
[[Файл:Назва_наказу.PNG|700px]]
</center>
В поле "Назва документу" необхідно внести коротку назву наказу.
В поле "Констатуюча частина" необхідно внести коротку преамбулу, підставу.
В поле "Наказую" необхідно внести текст наказу. В поля "Констатуюча частина" та "Наказую" можна імпортувати підготовлені тексти, які містяться в інших файлах, натиснувши кнопку "Імпорт doc-файлу".
*При внесенні тексту в поля дотримуватись наступних вимог: вирівнювання тектсу з обох сторін, абзацні відступи виставляти вручну пробілами.
*Рядок для підпису ректора не вносити - він підтягується автоматично.
<center>
[[Файл:Тіло_наказу.PNG|700px]]
</center>
При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву  та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".
====Узгодження документа.Ознайомлення з документом====
Вибір узгоджуючих здійснюється відповідно до змісту наказу. Автоматично підтягуються на узгодження: безпосередній керівник автора документу, начальник юридичного відділу, начальник відділу запобігання та виявлення корупції, коректор.
Якщо в процесі узгодження проекту документу виникає необхідність додати узгоджуючого, то це необхідно виконувати в режимі Редагування, натиснувши на кнопку "Зняти з візування". Після заповнення всіх полів необхідно натиснути кнопки "Зберегти" та "Створити" ("Підписати").
<center>
[[Файл:Узгодження.PNG|700px]]
</center>
Вибір користувачів, яким необхідно довести наказ, може  здійснюється автором під час створення, узгодження та затвердження документу, але до моменту натискання ним кнопки "Ознайомитись". Для цього необхідно відкрити документ та в рядку "Ознайомлення" вибрати необхідних користувачів.Ознайомлення здійснюється індивідуально, або за ролями.


[[Файл:Створення документа.png]]
Індикатором кроку, на якому знаходиться документ (узгодження, затвердження, ознайомлення), є жовта вертикальна лінія праворуч від реквізитів користувачів.
<center>
[[Файл:Лінія_узгодження.png|700px]]
</center>
</center>


*В строці «Выбор адресатов» набирати перші 3-4 літери прізвища адресата до появи у запропонованих варіантах Прізвище, Ім’я, По-батькові, посада та натиснути на нього.
====Додавання узгоджуючого на кроці Затвердження ====
*В полі «Назва документа» набрати коротку назву документа (словосполучення «Службова записка» небажане. Краще набирати коротку тематику відповідно до змісту)
Якщо на кроці Затвердження  було отримано зауваження щодо необхідності додати особу на попередній крок, то автору необхідно взяти документ на редагування,
*В полі «Зміст документа» набрати, або вставити з іншого файла змістовну частину документа.
<center>
Натиснути клавішу «Зберегти».
[[Файл:Додавання узгоджуючого.png|700px]]
 
</center>
====Редагування документа====
додати необхідного підписанта. Поставити галочку в полі “Повернути на узгодження”, потім натиснути на кнопку “Повернути на візування” або “Повернути на візування та зняти підписи”
 
<center>
Якщо документ збережений, натиснути клавішу «Редагувати», внести в змістовну частину або назву необхідні зміни і натиснути  клавішу «Зберегти».
[[Файл:Повернення на узгодження.png|700px]]
</center>


====Прикріплення файлів до документа.====
====Прикріплення файлів додатків до документа.====
*Натиснути на клавішу «Зберегти», перевірити правопис.
*Натиснути на клавішу «Зберегти», перевірити правопис.
*Натиснути на клавішу «Редагувати».  
*Натиснути на клавішу «Редагувати».  
*При необхідності виправити помилки.  
*При необхідності виправити помилки.  
*Виділити частину тексту, або слово, яке повинно стати гіперпосиланням.  
При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву  та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".
*Клікнути на панелі інструментів на значок гіперпосилання.
<center>
[[Файл:Прикріплення_додатків.PNG|700px]]
</center>


'''Дозволені формати  додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб. Використовувати коми, крапки, пробіли в назвах документів ЗАБОРОНЕНО. Рекомендовано називати додатки ЛАТИНИЦЕЮ'''


====Додавання файлів на редагуванні====
В разі неможливості прикріплення додатків слід натиснути ПКМ у виділеному полі та зняти галочку "Тільки читання"
<center>
<center>
[[Файл:Прикріплення.png]]
[[Файл:Ronly.png|700px]]
</center>
</center>


*Натиснути на клавішу «Выбрать файл» та через огляд вибрати файл.
====Вставка гіперпосилання на документ іDoc====
*Натиснути на клавіші «Загрузить», потім – «Оk».
*В нижньому полі на голубому фоні появиться короткочасне повідомлення  «Файл завантажено».
*Натиснути клавішу «Зберегти»


'''Дозволені формати  додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб'''
Для вставки гіперпосилання необхідно в текст документа, який створюється,  внести назву документа, на який буде гіперпосилання та виділити його. В сусідній вкладці браузера відкрити  документ, на який буде гіперпосилання та  з командного рядка  скопіювати посилання.
 
Повернутись до створюваного документа, на панелі інструментів натиснути  значок гіперпосилання. У запропонованому меню натиснути на клавішу «Вставити посилання», скопійоване посилання вставити в рядок «URL» та натиснути на клавішу Ok.
====Вставка гіперпосилання на документ УкрДок====
 
Для вставки гіперпосилання необхідно в текст документа, який створюється,  внести назву документа, на який буде гіперпосилання. Відкрити  в УкрДок документ, на який буде гіперпосилання та  в командній строці браузера скопіювати посилання.
 
Після збереження створюваного документа ввійти в режим редагування та виділити назву документа, на який буде гіперпосилання. Повернутись до створюваного документа, на панелі інструментів натиснути  значок гіперпосилання. У запропонованому меню натиснути на клавішу «Информация о ссылке» скопійоване посилання вставити в строку «Ссылка» та натиснути на клавішу Ok.
<center>
<center>
[[Файл:Додаток до інструкції.png]]
[[Файл:Вставка_гіперпосилання.PNG|700px]]
</center>
</center>


==== Відправлення документа. ====
==== Відправлення документа. ====
В меню роботи із збереженим документом натиснути клавішу «Створено» та після перевірки змісту і правопису натиснути клавішу «На погодження».
В меню роботи із збереженим документом натиснути клавішу «Створити». Документ надходить до папки "Очікують мене" адресата (угоджуючого, затверджуючого, ознайомлювача).


==== Видалення документа. ====
==== Видалення документа. ====
Якщо в процесі створення, редагування, візування  документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути клавішу «Відпрацювати» Натиснути клавішу «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.
Якщо в процесі створення, редагування, візування  документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути на кнопку зі стрілкою та вибрати пункт «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.
<center>
[[Файл:idoc_remove.png|1000px]]
</center>


==== Відпрацювання документа. ====
==== Відпрацювання документа. ====
Після відправлення автором документа у адресата в меню наявності документів появляється:
Документи, надіслані користувачу в роботу, потраплять йому в папку "Очікують мене". Користувачу необхідно відкрити документ, озайомитись із змістом та, залежно від змісту, відпрацювати: узгодити, затвердити, додати адресата, додати ознайомлювача, делегувати, написати зауваження чи коментар. Якщо користувач написав зауваження, то документ повертається до автора, котрий повинен внести корективи в документ та написати відповідь.
*Невідпрацьовані 
<center>
*У роботі                 
[[Файл:Тест_зауваження.PNG|700px]]
*На затвердженні   
</center>
*На погодженні       
<center>
[[Файл:Тест_відповіді.PNG|700px]]
</center>
====Ознайомлення з документом інших користувачів.====
Для ознайомлення з документом в рядку "Ознайомлення" необхідно натиснути на значок "+", набрати прізвище користувача та  натиснути на рядок з  його даними.
Для ознайомлення з документом групи користувачів, яким присвоєні певні ролі, необхідно в рядку "Ознайомлення"  натиснути на значок "+ силует" та вибрати групу користувачів з відповідними ролями.
<center>
[[Файл:Ознайомлення_кор.PNG|700px]]
</center>
<center>
[[Файл:Ознайомлення_ролі.PNG|700px]]
</center>


''Примітка: в окремих випадках необхідно оновити сторінку, натиснувши на клавішу F5 клавіатури.''
====Прикріплення завдання.====
 
До кожного документа можна прикріпити завдання з контролем. Для цього необхідно натиснути на кнопку "Додати завдання" і заповнити всі необхідні поля.  
*Адресату (візуючому документ) необхідно натиснути на одну з зазначених клавіш, потім натиснути на строку з назвою документа.
*Відкривається документ, підготовлений колегою.
*Адресат ознайомлюється із змістом документа та візує його, натиснувши на один із запропонованих варіантів, а саме - «Дозволяю», «Виконано», «Відмовляю», «Підписати», «Написати зауваження»  (Клавіша «Написати зауваження»  активується після вводу зауваження у відповідне поле).
*Після візування документ повертається автору із візою адресата.
 
Документи з візою адресата  відкриваються  в меню наявності документів, натиснувши на клавішу «Відпрацьовані».
 
====Ознайомлення з документом додаткових виконавців.====
 
В меню наявності документів, натиснувши на клавішу «Відпрацьовані», відкрити необхідний документ, натиснути на клавішу «Відпрацювати». Система надає можливість ознайомити з документом інших користувачів.  
Для цього у запропонованому рядку вибрати користувача, якого необхідно ознайомити з документом та натиснути на строку з  його даними.
У користувача, який вибраний як додатковий ознайомлювальний в меню наявності документів появляється:
 
*Невідпрацьовані
*У роботі           
 
За відомою процедурою необхідно відкрити документ, ознайомитись із змістом та натиснути клавішу «Ознайомлений».
 
====Ознайомлення з даними карточки на документ.====
Після натискання клавіші «Зберегти» система присвоює документу № і заводить на нього карточку.
Для ознайомлення з даними карточки необхідно відкрити документ  та натиснути на іконку  справа від автора документа.
<center>'''Відкривається карточка на документ:'''
 
[[Файл:Картка документу.png]]


<center>
[[Файл:Додавання_завдання.PNG|700px]]
</center>
</center>


У верхньому рядку зазначено номер підготовленого документа, який присвоює система в хронологічному порядку:
У контролюючого це завдання появиться в папці "Я контролюю", у виконапця - в паці "Мене контролюють".  
Карточка документа  10332369   
 
Ознайомитись з даними карточки на  документ можна, натискаючи на клавіші «Исп/Контр», «Согл/Озн», «Доп.Исп.», «Сопровождение документа».


====Створення папок та додавання документів до папок====
====Створення папок та додавання документів до папок====
В процесі роботи всі документи (створені, погоджені, затверджені, отримані до відома) в хронологічному порядку поміщаються до ресурсу «Відпрацьовані».  
В процесі роботи всі створені користувачем  документи в хронологічному порядку поміщаються до папки  «Мої документи». Всі відпрацьовані користувачем документи, в  т.ч. отримані, але не відпрацьовані іншими користувачами, потрапляють в папку "Інші" Документи, відпрацьовані усіма, без виключення користувачами, переміщаються із папки "Інші" до папки "Історія".
Для додавання документа до папки необхідно його:
Необхідні для подальшого використання документи користувач може додавати до персональних папок
 
<center>
*Відкрити
[[Файл:Створення_папок.PNG|700px]]
*У верхньому рядку натиснути на клавішу «Додати до папки».
</center>
*У запропонованому меню набрати назву нової папки та натиснути на значок +. 
Для додавання документа до папки необхідно його позначити галочкою (ліворуч від назви), натиснути на значок "Позначити як", дати назву папки , та натиснути значок +:
*Документ буде додано до папки.
 
З ресурсу «Відпрацьовані» після додавання до папки  документ не видаляється.
Всі папки знаходяться  в ресурсі «Позначені».


====Делегування документів.====
====Делегування документів.====
Рядок 251: Рядок 227:


В межах одного підрозділу вхідний документ може бути делегований, якщо за змістом документ належить до виконання іншим працівником, відповідно до покладених функціональних обов’язків.
В межах одного підрозділу вхідний документ може бути делегований, якщо за змістом документ належить до виконання іншим працівником, відповідно до покладених функціональних обов’язків.
За дорученням керівника працівник цього підрозділу може підготувати вихідний документ з делегуванням своєму керівнику.
Керівник може делегувати вхідний документ на виконання працівнику підпорядкованого підрозділу.
Керівник може делегувати вхідний документ на виконання працівнику підпорядкованого підрозділу.
<center>
[[Файл:Делегування.PNG|700px]]
</center>


====Пошук документів====
====Пошук документів.====
Документи користувачів  зберігаються в архівах власника системи. Для пошуку документа необхідно в  персональному кабінеті  натиснути на  значок  в рядку «Шукати» (Пошук). Відкривається меню пошуку.
Пошук документів здійснюється в меню пошуку за допомогою наступних способів.
*Пошук за допомогою системного номера документа
<center>
[[Файл:ПОшук_за_сист._№.PNG|700px]]
</center>


*Пошук за допомогою порядкового номера,або назви документа
<center>
[[Файл:Пошук_за_назвою.PNG|700px]]
</center>


*Пошук за допомогою інших атрибутів документа
<center>
<center>
[[Файл:Пощук_док.PNG|700px]]
</center>


[[Файл:Пошук документа.png]]
====Генерація документу з КЕП та його верифікація====
Для верифікації накладеного КЕП на документ його необхідно завантажити (значок завантаження в правій частині екрану під прізвищем)
<center>
[[Файл:VerECP.png|верифікація пдф]]
</center>
та скористатись сервісами перевірки КЕП [https://sign.diia.gov.ua/verify Верифікація Дія]


====Друк документів.====
Відповідальними за реєстрацію підрозділами обов'язково роздруковуються в одному примірнику лише ті документи, які в подальшому будуть передані до архіву.
Для друку спочатку через меню перегляду необхідно вибрати, що саме необхідно друкувати - текст документу, чи аркуш погодження. Аркуш погодження роздруковується на звороті останнього аркуша розпорядчого документу.
<center>
[[Файл:Друк_наказу.PNG|700px]]
</center>
</center>


Пошук здійснюється за заданими параметрами: назва, номер, автор, дата, шаблон, слова в документі.  
Далі необхідно натиснути на значок принтера
Після натискання на клавішу «Пошук» відкриваються назви всіх документів, які відповідають заданим параметрам. Користувач може відкрити лише той документ, до якого він має доступ.
<center>
[[Файл:Принтер.PNG|700px]]
</center>


====Запит на ознайомлення з документом====
Натиснути кнопку "Роздрукувати"
<center>
[[Файл:Принтер_вивід.PNG|700px]]
</center>


Якщо в результаті пошуку знайдено необхідний документ, але користувач не має до нього доступу, то після натискання на назву документу  система надає можливість надіслати запит на ознайомлення з ним.
Натиснути кнопку "Друк". В налаштуваннях принтера необхідно встановити показані на рисунку параметри
<center>
<center>
[[Файл:Налаштування_принтера.PNG|700px]]
</center>


[[Файл:Запит на ознайомлення з документом.png]]
====Автоматичний перехід на наступний документ====
Для вимкнення функції автоматичного переходу на наступний документ необхідно перейти в меню налаштування та натиснути необхідний чекбокс
<center>
[[Файл:Autochange.png|300px]]
</center>


====Відкладення підписання з КЕП з мобільних пристроїв====
Для того, що відкласти підписання з КЕП з мобільних пристроїв, необхідно:
Авторизуватись в системі <br>
Перейти за посиланням https://idoc.nuwm.edu.ua/tools/profile<br>
Увімкнути режим “Комп’ютерної версії сайту”
<center>
[[Файл:ecpmob_1.jpg|300px]]
</center>
<center>
[[Файл:ecpmob_2.jpg|300px]]
</center>
Натиснути відповідну галочку
<center>
[[Файл:ecpmob_3.jpg|300px]]
</center>
</center>


Для цього  необхідно в полі для тексту надати обґрунтування необхідності доступу та натиснути клавішу «Отправить»
===Особливості використання окремих бізнеспроцесів (шаблонів) при підготовці документів===
Повідомлення про необхідність надання доступу до документа надходить кореспонденту (автору документа) на електронну пошту, вказану ним в налаштуваннях ПриватПерсонала.


Якщо кореспондент погоджується з мотивацією запиту, йому необхідно  зайти на сторінку своєї електронної пошти, з повідомлення скопіювати № документа і повернутись на персональну сторінку УкрДок. Зайти в меню пошук, вставити скопійований документ в строку «Слова в документе» та натиснути клавішу «Пошук». Відкрити зазначений документ і ознайомити з ним пошуковця.
====Накази за категоріями====
Окрім шаблона Наказ, за допомогою якого готуються накази з основної діяльності, розроблено ряд інших шаблонів, за допомогою яких готуються накази за наступними видами діяльності.
*Наказ аспірантура
*Наказ НДЧ
*Наказ кадри
*Наказ відпустки
*Наказ відрядження
*Наказ студенти
*Наказ приймальна комісія
*Наказ ІПО кадри
*Наказ ІПО студенти


====Завдання. Доручення. Повідомлення. Доповідна. Супровідний лист.====
Реєстрація затверджених наказів за порядковими номерами, створеними автоматично системою, здійснюється відповідальними підрозділами. Доступ до зазначених шаблонів надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг"
'''[http://help.nuwm.edu.ua/]'''


''Підготовка документів з допомогою шаблона 10624.''
====Розпорядження====
Бізнеспроцес "Розпорядження" має таку ж логіку створення, узгодження, затвердження та ознайомлення, що й наказ. Автоматично на узгодження підтягюються безпосередній керівник автора проекту розпорядження та коректор. Доступ до  шаблону надається  користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг"
'''[http://help.nuwm.edu.ua/]'''


При підготовці автором адресату документа, змістом якого є  завдання, доручення,  повідомлення, доповідна, супровідний лист тощо і  який не потребує погодження чи затвердження третіми особами, необхідно використовувати  шаблон 10624 з дотриманням вимог та рекомендацій, викладених в п. '''Загальні вимоги при роботі з документами'''.
====Заява====
В меню вибору БП необхідно вибрати "Заява".
<center>
[[Файл:Вибір_заяви.PNG|200px]]
</center>


'''[https://drive.google.com/a/nuwm.edu.ua/file/d/0B7mewYRz7NWJTmJueUkxQjF3YUU/view?usp=sharing Порядок роботи з документом без погодження.pdf]'''
Поля необхідно заповнити згідно змісту (або імпортувати з doc-файла).
Вибирати, згідно змісту заяви, узгоджуючих, затверджуючого, адресата/тів (хто буде обробляти заяву) та, при необхідності -  ознайомлювачів. При необхідності прикріпити додатки. Автоматично підтягуються: в узгоджуючі безпосередній керівник автора та начальник відділу кадрів; в ознайомлювачі – діловод загального відділу, яка веде облік заяв.
 
<center>
[[Файл:Поля_Заяви.PNG|700px]]
</center>


====Завдання. Клопотання. Пропозиція. Заява.====
''Підготовка документів з допомогою шаблона 8563.''
При підготовці автором документа, змістом якого є  завдання, клопотання, пропозиція, заява тощо і  який  потребує погодження та/або затвердження третіми особами, необхідно використовувати  шаблон 8563 з дотриманням вимог та рекомендацій, викладених в п. 3.1 Загальні вимоги при роботі з документами.


Натиснути кнопку "На підпис". Підтягується меню ЕЦП - необхідно вибрати АЦСК, де генерувався ЕЦП, вибрати файл, на якому він зберігається та ввести пароль доступу до файлу та підписати з ЕЦП.  (Якщо обов’язкові поля не заповнено, або немає ЕЦП  – документ не створиться)
<center>
[[Файл:Накладення_ЕЦП.PNG|700px]]
</center>


'''[https://drive.google.com/open?id=0B7mewYRz7NWJMVJUSEllV0dqZ2s Порядок роботи з документом із  погодженням]'''
====Заявка на виконуючого обов'язки====
В меню вибору БП вибираємо "Заявка на виконуючого обов'язків". Заповнюємо необхідні поля: підстава, ПІБ основного користувача (той, хто передає права), В.о. (той, хто приймає права), дату початку та дату кінця.
<center>
[[Файл:Vo.png|700px]]
</center>
Та натискаємо "На підпис".
Необхідні підписанти підтягнуться автоматично.
Після присвоєння прав для в. о. слід перезайти в систему для коректного відпрацювання системою.


Для створення документа із завданням, клопотанням, пропозицією, заявою в персональному кабінеті УкрДок натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон '''8563'''.  
=====Перехід до документів користувача=====
<center>
[[Файл:Vo2.png|700px]]
</center>
Натискаємо на Ваше прізвище та обираємо необхідну особу. Далі робота із документами не відрізняється від звичного процесу.


====Протокол====
В меню вибору БП необхідно вибрати "Протокол". Доступ до шаблону надається згідно заявок діловодам кафедр, секретарям зборів та колегіальних органів.
Протокол створюється в день проведення засідань чи зборів. Дата протоколу підтягується автоматично. Номер протоколу проставляється згідно журналу реєстрації.
<center>
<center>
[[Файл:Пошук документа шаблон 8563.png]]
[[Файл:Протокол створення.PNG|700px]]
</center>
</center>


В полі «Вибрати адресата» вибрати керівника структурного підрозділу, інституту, кафедри, який буде виконувати, або буде задіяний у виконанні документу. При необхідності задіяння двох або більше підрозділів вибирати відповідну кількість адресатів. «Блок копия» заповнювати не обов’язково. Поля «Назва документа» та «Зміст документа» заповнити відповідно з п. '''Загальні вимоги при роботі з документами'''.
====Табель обліку використання робочого часу ====
Бізнеспроцес «Табель обліку» призначений для використання працівниками усіх підрозділів університету.  
Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність створення таблиці табелю в форматі .doc, .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc.
Документ із зразком таблиці додається окремим файлом: Табель обліку


Блок ЕКБ не заповнювати.
[https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti Шаблони]


<center>
<center>
[[Файл:Пошук документа шаблон 8563 2.png]]
[[Файл:Табель обліку.png|600px]]
</center>
</center>


Поля «Додати інформаційний пункт» та «Додати завдання» заповнювати не обов’язково.  В полі «Довести до» вибрати адресатів –виконавців.
Таблицю потрібно заповнити в програмі Word  і зберегти на комп’ютері окремим файлом.   
Для використання зазначеного бізнеспроцесу необхідно натиснути на кнопку Створити документ і вибрати Табель обліку.


В полі «Затверджуючі» вибрати ректора або проректора за напрямом діяльності.
<center>
В полі «Погоджувачі» вибрати свого безпосереднього керівника та прямого керівника, а також керівників підрозділів, яких стосуються питання, висвітлені у змісті документа. При необхідності  поле «Погоджувачі» додається проректор за напрямом діяльності. Структура підпорядкованості в університеті зображена
[[Файл:Вибір БП Табель обліку.png|500px]]
</center>


'''[https://drive.google.com/open?id=0B7mewYRz7NWJMVJUSEllV0dqZ2s Порядок роботи з документом із  погодженням]'''
В шаблоні документа внести назву, наприклад, Табель, відділ/центр/кафедра, місяць. Натиснути кнопку Імпорт doc-файлу, вибрати збережений файл таблиці та завантажити його.


Якщо документ готує директор інституту або керівник структурного підрозділу, то в полях «Погоджувачі»  і «Затверджуючі» він може вибирати одну і ту ж особу – ректора або проректора за напрямом діяльності.
<center>
[[Файл:Імпорт файла табель.png|700px]]
</center>
Файл вантажиться до 1 хвилини і матиме наступний вигляд.


Погоджуючий може погодити документ, натиснувши клавішу «Підписати», або, написавши зауваження у спеціальному полі, повернути на доопрацювання, натиснувши клавішу «Написати зауваження», чи відмовити, натиснувши клавішу «Відмовити».
<center>
Отримавши зауваження, автор документа може надати відповідь на зауваження та, натиснувши клавіші «Дозволити редагувати» і «Редагувати» внести корективи до змісту документа. Після редагування, натиснувши клавіші «Створено» і «На  погодження» відправити документ на повторне погодження.
[[Файл:Табель обліку html.png|600px]]
</center>
Натиснути кнопку «На підпис» та підписати документ з ЕЦП.  
За достовірність внесених даних відповідає автор документу. Примітка. Всі узгоджувачі, затверджуючий та адресат додаються автоматично.


До затверджуючого документ потрапляє лише після візування його погоджуючими. Проте якщо погоджуючий протягом 3 днів не відпрацював документ, то без його візи цей документ надходить до затверджуючого.
====Акт НДЧ====
Затверджуючий може затвердити документ натиснувши клавішу «Підписати», або, написавши зауваження у спеціальному полі, повернути на доопрацювання, натиснувши клавішу «Написати зауваження», чи відмовити, натиснувши клавішу «Відмовити».  
Бізнеспроцес “Акт НДЧ” призначений для використання працівниками науково - дослідної частини. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність заповнення підготовлених документів в форматі .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc: <br>
Акт НДЧ
<center>
[[Файл:Aktndch0.png|Тіло документу]]
</center>
Табель обліку
<center>
[[Файл:Aktndch6.png|Табель]]
</center>
Перед початком роботи в СЕДО iDoc необхідно заповнити документи формату .docx


Документ, завізований затверджуючим резолюціями «Затерджено» або «Відмовлено»  модифікації та видаленню не підлягає.
<b>Порядок роботи з СЕДО</b>


====Розпорядження. Шаблон 23====
Для роботи з документом в СЕДО iDoc необхідно:
<center>
[[Файл:Aktndch1.png|Створення документу]]
</center>
1. Натиснути “Створити документ” та вибрати “Акт НДЧ”
<center>
[[Файл:Aktndch2.png|Заповнення полів]]
[[Файл:Aktndch3.png|Селект]]
</center>
2. Заповнити обов’язкові поля документу.  Слід звернути увагу на те, що “Керівник роботи” вибирається через поле селекту
<center>
[[Файл:Aktndch4.png|Імпорт]]
</center>
3. Натиснути “Імпорт doc-файлу” в полях “Табель” та “Тіло документу”
<center>
[[Файл:Aktndch5.png]]
</center>
4. Натиснути кнопку “На підпис” та накласти візу ЕЦП <br>
Всі необхідні підписанти підтягнуться автоматично


====Контракт====
Натискаємо “Створити документ” та обираємо “Контракт”
<center>
[[Файл:ctr1.png|Створення]]
</center>
Імпортуємо заповнений шаблон контракту згідно категорії, що доступний за посиланням (буде прикріплено після публікації на порталі). При потребі додаємо підписантів на крок “Погодження”.
<center>
[[Файл:Ctr2.png|Наповнення документу]]
</center>
Натискаємо “За візами” та накладаємо візу КЕП
<center>
[[Файл:ctr3.png|ECP]]
</center>


* В персональному кабінеті УкрДок натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон 23:
====Звіт по контракту====
* <center>[[Файл:Створення документа шаблон 23.png]]</center>
В папці “Мої документи” відкриваємо підписаний контракт та натискаємо
<center>
[[Файл:rct1.png|створення]]
</center>
"Похідний" <br>
Обираємо категорію “Звіт по контракту”
<center>
[[Файл:rct2.png|похідний]]
</center>
Імпортуємо дані з doc - файлу <br>
В поле “До документу” вставляємо системний номер (70-хххххххх) або шукаємо по ключових словах: Контракт Прізвище Ім’я. Обираємо Ваш документ.
<center>
[[Файл:rct4.png|похідний]]
</center>
Натискаємо “За візами” <br>
Для перегляду всіх супутних до контракту документів необхідно натиснути на “Дерево”
<center>
[[Файл:rct5.png|похідний]]
</center>


Заповнити поля:
====Акти прийому - передачі====
«Назва документа» – коротке найменування розпорядження.
Шаблони “Акт приймання - передачі основних засобів” та “Акт приймання - передачі запасів” призначені матеріально відповідальним особам для документального оформлення передачі матеріальних цінностей. Документ створює особа, яка <b> ПЕРЕДАЄ</b> матеріальні цінності.
«Зміст документа» – констатуюча частина, підстава.
«Сообщение» – завдання, які ставляться розпорядженням.


*В полі «Довести до» вибрати першого користувача, якому ставиться завдання.
[http://nuwm.edu.ua/files/650/--/1MjJxdkVD69GF-yAuYRGnX4UE8TZKbwJG/---.docx Шаблони]
*В полі «Затверджуючі» вибрати ректора, проректора, директора інституту.
*В полі «Погоджувачі» вибрати керівника (заступника) відповідно до підпорядкованості.
*Натиснути клавішу «Зберегти» та заповнити чек-лист перевірки.
*Відправити документ на погодження і затвердження, натиснувши клавіші «Створено», «На погодження».


Користувачам, вибраним в полях «Затерджуючі» та «Погоджуючі» відпрацювати документ відповідно з вимогами п. Загальні вимоги при роботі з документами. На погодження відповідальним особам надається не більше 5 днів.
Робота в СЕД iDoc


Після затвердження документа автору ознайомити з ним необхідних співробітників відповідно з вимогами п.Загальні вимоги при роботі з документами.
1. Створюємо на комп’ютері файл за зразком, що подано нижче, заповнюємо відповідно до обраної категорії та зберігаємо у  форматі .doc
<center>
[[Файл:Aktppzapas.png|шаблон]]
[[Файл:Aktpposn.png|шаблон]]
</center>
2. Натискаємо “Створити документ”
3. Обираємо “Акт ПП” необхідної категорії
<center>
[[Файл:Aktpp1.png|створення]]
</center>
4.Заповнюємо назву документу та імпортуємо підготовлений .doc файл
<center>
[[Файл:Aktpp2.png|наповнення]]
</center>
5. На крок “Узгодження” додаємо особу, яка <b>ПРИЙМАЄ</b> матеріальні цінності
<center>
[[Файл:Aktpp3.png|кроки]]
</center>
6. На крок “Затвердження” додаємо проректора за напрямом діяльності та натискаємо “На підпис”


====Наказ. Шаблон 24.====
====Заява на звільнення====
В персональному кабінеті  УкрДок натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон 24:
Бізнеспроцес “Заява на звільнення” доступна всім користувачам ЕДО та призначена для забезпечення процесу звільнення працівників НУВГП. Разом із заявою підписанти накладають візу на обхідний лист особи, що звільняється.
<center>[[Файл:Шаблон 24.png]]</center>
Порядок роботи:
Обираємо БП “Заява на звільнення” в списку шаблонів
<center>
[[Файл:zz1.png|створення]]
</center>
В назву документу автоматично підставляться необхідні дані. Слід заповнити тіло документу
<center>
[[Файл:zz2.png|наповнення]]
</center>
Натискаємо “На підпис” та накладаємо ЕЦП.
Необхідні підписанти підтягнуться автоматично


Заповнити поля:
====Затвердження====
*«Назва документа» – коротке найменування наказу.
Шаблон бізнеспроцесу “Затвердження” доступний для всіх науково-педагогічних працівників та керівного складу університету,  призначений для затвердження різного роду документів, які не мають окремої процедури підписання.
*«Содержание и цель приказа» – констатуюча частина, підстава
Створюємо документ:
*ПРИКАЗЫВАЮ (сообщение) – НАКАЗУЮ  Зміст наказу
<center>
*В полі «Довести до» вибрати вибрати першого користувача, якому ставиться завдання.
[[Файл:Ag1.png|створення]]
*В полі «Затверджуючі» вибрати ректора, або проректора, виконуючого обов’язки ректора.
</center>
*В полі «Погоджувачі» вибрати керівника (заступника) відповідно до підпорядкованості Рис.002, а також керівника юридичного відділу та коректора.
Заповнити назву та тіло документу відповідно до змісту. За необхідностю можна імпортувати документ та завантажити додатки
*Натиснути клавішу «Зберегти».
<center>
[[Файл:Ag2.png|створення]]
</center>
Погодження не є обов’язковим кроком та не має автоматично прикріплених осіб. Підписання є обов’язковим полем та не має осіб, які будуть підтягуватись автоматично. Передбачено  ручне додавання
<center>
[[Файл:Ag3.png|створення]]
</center>
Накласти КЕП
<center>
[[Файл:Ag4.png|створення]]
</center>
Для завантаження файлу з КЕП можна скористатись кнопкою “Завантажити"
<center>
[[Файл:Ag5.png|створення]]
</center>


Для того , щоб поставити на контроль,вибрати контролюючих і виконавців необхідно в шаблоні 24 в режимі редагування натиснути "+Додати завдання"
====Силабус====
Шаблон "Силабус" доступний для всіх науково-педагогічних працівників, призначений для затвердження Силабусів нормативних та вибіркових дисциплін. <br>
Шаблон для заповнення .docx документу знаходиться за посиланням [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/nmv/sektor-znp/dokumenty Макет силабусу] <br>
=====Наповнення шаблону=====
Додавання фото відбувається через <strong>Вставлення > зображення</strong> <br>[[Файл:Syllabus_photo.jpg|фото]] <br> Для вставки інформації в макет силабусу використовуємо комбінацію клавіш <strong>Ctrl + Shift + V</strong> або <strong>Права Кнопка Миші (далі - ПКМ) > Вставити без форматування</strong>. <br>
<strong>Заборонено</strong> вставляти таблиці в таблиці, використовувати довгі покликання (використовуйте гіперпосилання), вставляти текст зі збереженням форматування.<br>
Необхідні посилання оформлюємо через <strong>гіперпосилання:</strong> <br>
1. Пишемо "Посилання" <br>
2. Виділяємо текст<br>
3. ПКМ > Посилання > Вставити посилання <br>
[[Файл:Syllabus hyper1.jpg|додати гіперпосилання]]<br>
4. Вставляємо посилання в поле "Адреса" та натискаємо "Ок"<br>
[[Файл:Syllabus hyper2.jpg|додати гіперпосилання]]<br>


Відправити документ на погодження і затвердження, натиснувши клавіші «Створено», «На погодження».
=====Робота в СЕДО=====
Користувачам, вибраним в полях «Затерджуючі» та «Погоджуючі» відпрацювати документ відповідно з вимогами п. Загальні вимоги при роботі з документами.  
Створюємо документ, заповнюємо поля (вказуємо назву силабусу, ННІ, тіло документу)
На погодження відповідальним особам надається не більше 5 днів. В першу чергу погодження наказу здійснюють керівник юридичного відділу та коректор.
<center>
Після затвердження документа автору ознайомити з ним необхідних співробітників відповідно з вимогами п. Загальні вимоги при роботі з документами.
[[Файл:syllabus1.png| 900px |створення]]
</center>
Імпортуємо тіло документу <strong>використовуючи браузер [https://www.mozilla.org/uk/firefox/new/ Firefox] </strong>. <br>
<strong>ВАЖЛИВО:</strong> документ для імпорту повинен мати розширення <strong>.docx</strong>
<br><strong>ВАЖЛИВО:</strong> документ для імпорту повинен починатись з <strong>ШИФРУ СИЛАБУСУ</strong>. Шапка та ННІ заповнюється користувачем в окремих полях.<br>
"Національний університет водного господарства та природокористування" підтягується автоматично в прінтформу
<center>
[[Файл:syllabus2.png|підписанти]]
</center>
В погодження освітньої компоненти додаємо:<br>
Керівник освітньої програми, секретар НМР з якості ННІ, голова
(директор) НМР з якості ННІ.<br>
Для погодження <strong>вибіркової освітньої компоненти</strong> необхідно додати:<br>
Секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ, Вчений
секретар НМР НУВГП.<br>
Сорока В.С., проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи, голова науково-методичної ради НУВГП до <strong>підписання</strong> додається <strong>автоматично.</strong>
Після заповнення документу відправляємо на підписання та накладаємо
КЕП.


====Протокол наради. Шаблон 202.====
====Паспорт санітарно-технічного стану приміщення====


На особистій сторінці УкрДок натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон 202:
Перед початком роботи в СЕД необхідно заповнити [https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti шаблон]
<center>
[[Файл:idoc_passport_1.png|створення]]
</center>
Обираємо процес “Паспорт СТС” у вікні створення документу
<center>
[[Файл:idoc_passport_2.png|наповнення]]
</center>
Наповнюємо необхідні поля з наданого переліку. Обираємо ННІ та кафедру
<center>
[[Файл:idoc_passport_3.png|кафедра]]
</center>
При виборі кафедри <b> обов’язково </b>починати пошук зі слова “кафедра”
<center>
[[Файл:idoc_passport_4.png|імпорт]]
</center>
Імпортуємо завчасно підготовлений шаблон паспорту приміщення через функцію “Імпорт doc-файлу”


<center>[[Файл:Протокол наради. Шаблон 202.png]]</center>
На погодження вручну додаємо директора ННІ, на розгляд - завідувача кафедри. Документ готовий до роботи.</br>
<b>Шапка документу автоматично створюється системою і не потребує додаткового наповнення наданого шаблону даними шапки документу</b>


*Першу строку замість «Оперативного совещания» заповнити назвою наради.
==Система завдань та електронного контролю==
*В наступному полі замість «Приглашен:, Повестка дня: 1,2» набрати повістку дня наради.
Система завдань та електронного контролю призначена для здійснення контролю виконанння у встановлені терміни. Для встановлення контролю виконання документа, до нього необхідно прикріпити завдання.
*В строки «Дата проведення наради:, Тривалість наради:, Кількість учасників:, Кількість прийнятих рішень:»   внести відповідні актуальні дані.
<center>
*В строці «Председатель» вибрати модератора наради. В строках «Присутні» вибрати співробітників, присутніх на занятті.
[[Файл:Додати_завдання.PNG|800px]]
</center>
Для створення автономного завдавдання та моніторингу існуючого контролю використовується вкладка Завдання
<center>
[[Файл:Вкладка_Завдання.PNG|800px]]
</center>
При створенні завдання заповнюються всі обов'язкові поля, вибираються виконавці, контролюючі, спостерігачі (при потребі), визначається форма звіту.
<center>
[[Файл:Додавання_завдання.PNG|800px]]
</center>
Контроль стану виконання завдань контролюючим здійснюється у вкладці Я контролюю
<center>
[[Файл:Я_контролюю.PNG|900px]]
</center>
Контроль стану виконання завдання виконавцем здійснюється у вкладці Мене контролюють
<center>
[[Файл:Мене_контролюють.PNG|900px]]
</center>


'''В наступних полях:'''
==Порядок звернень в службу технічної підтримки==
<center>[[Файл:Шаблон202 2.png]]</center>


При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки '''Help Desk'''.


*Замість «Слушали» - Слухали співробітника Прізвище І.П. про…
Порядок звернень наступний.  
*В полях «Завдання»: Коротка назва завдання
*Перейти на сайт НУВГП, натиснути на вкладки Працівник та Help Desk http://help.nuwm.edu.ua/.  
*Замість «Решили: 1.1»  - Вирішили:
*Тексти прийнятих рішень.
*Тип звіту: Отчет в ЕСК.
*Виконати до: вибрати дату із запропонованого календаря
К*онтроль – вибрати керівника відповідно до рис 002.
*Виконавці –користувачі, визначені в ході наради виконавцями.
*Вибрати користувачів  в полях:
*«Довести до» - виконавців, ;
*«Затверджуючі» - модератор наради;
*«Погоджувачі» - керівники, присутні на нараді. Виконавців та контролюючих до списку погоджуючих система додає автоматично.


Встановленим порядком відправити документ на погодження та затвердження.
<center>[[Файл:Хелп_Деск.png|700px]]</center>


Після затвердження документа перевірити по карточці на документ наявність у виконавцях користувача, вибраного у полі «Довести до». Якщо він відсутній – повторно його ознайомити. З  документом ознайомити необхідних користувачів відповідно з вимогами п. Загальні вимоги при роботі з документами.  
*Необхідно авторизуватись через аккаунт службової пошти НУВГП.
*Вибрати категорію Електронний документообіг. В тексті заявки детально описати суть проблеми та прикріпити файл із скрином помилки (при її наявності).




====Заявка на підключення ролі референта. Шаблон 8646====
==Порядок виходу із системи==
Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється  через кнопку  «Вихід» в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч).




Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час тимчасової відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача готується заявка за шаблоном «8646 -  Заявка на подключение роли референта».
==Рекомендації щодо  підготовки і відпрацювання окремих документів в університеті==


*За посиланням https://sites.google.com/a/privatbank.ua/ukrdok/  ознайомитись додатково з п.11 «Роль референта» Інструкції «Электронный управленческий комплекс “УкрДок”»
*Відкрити  браузер  «Mozilla Firefox», вибрати УкрДок та зайти на особисту сторінку.
*Натиснути клавішу «+Створити» та вибрати шаблон 8646.


<center>[[Файл:Заявка на підключення референта.png]]</center>
<p style="text-align:right;">Додаток 1</p>
<center>[[Файл:Заявка на підключення референта2.png]]</center>
<center>'''Рекомендації щодо змісту та маршрутизації типових документів НУВГП'''</center>


'''Заповнення запропонованого бланку здійснювати в наступному порядку.'''
*Классификация – залишити «Общий».
*Ключевые слова –  «заявка, підключ, рол, референт».
*Шапка – НУВГП.
*Место составления – «33000, м. Рівне, вул. Соборна 11.»
*Кому адресовано – не заповнювати.
*Название документа – «ЗАЯВКА».
*Заголовок к тексту – «Про підключення ролі референта».
*В строці «Прошу произвести подключение роли референта» натиснути клавішу «Выбрать»  і вибрати користувача, який буде виконувати обов’язки – референта.
*Заповнити таблицю «Сотрудник, к ПриватДоку и ЭСК котрого необходим доступ», вибравши керівника, до вхідних документів якого на час його відсутності необхідний доступ
*Строку «Введите номер карточки разъясняемого документа» не  заповнювати.
*Утверждающие -  керівник або заступник, відповідно до '''[https://drive.google.com/open?id=0B7mewYRz7NWJMVJUSEllV0dqZ2s Порядок роботи з документом із  погодженням]'''
*Согласующие – безпосередній керівник
*Автор –автор заявки.


Після заповнення і перевірки  натиснути клавішу «Сохранить».
''По даному розділу приймаються доповнення, та пропозиції, які необхідно подавати в категорію Електронний документообіг через Єдиний сервіс надання інформаційних послуг http://help.nuwm.edu.ua/


*Користувачам, вибраних  у відповідних полях погодити та затвердити документ.
{| class="wikitable"
*Після погодження та затвердження заявки користувачу, який буде виконувати роль референта обновити сторінку, натиснути на клавішу «Ім’я, прізвище» і переконатись  у наявності наданої ролі референта.
 
Всі документи створюються, погоджуються, підписуються, затверджуються відправляються і отримуються за допомогою відповідних шаблонів.
{| class="standart"
|+Таблиця доступних шаблонів та їх можливостей
|-
|-
! № шаблона ЕДО !! Назва шаблона !! Можливості шаблона
! № з/п !! Назва та короткий зміст  !! Узгоджуючі !! Затверджуючий !! Адресат !! Ознайомлення
|-
|-
! 23
| <big>'''1''' || <big>'''Заяви''' ||  || ||  ||  
| Шаблон розпорядження по бізнесу організації-партнера
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення розпорядження по університету, інституту, коледжу, підрозділу. Передбачено контроль виконання та делегування для виконання іншим користувачам
|-
|-
! 24
| 1.1 || На щорічну відпустку ''Прізвище І.П. (В тексті вказувати за який період роботи має бути надана відпустка) || Безпосередній керівник || Ректор  чи проректор за напрямом діяльності || Начальник відділу кадрів||
| Шаблон приказа организации-партнера
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення накази по університету, інституту, коледжу контролювати їх виконання.
|-
|-
! 202
| 1.2|| На житлову комісію ''Прізвище І.П.
| Протокол очного совещания по подразделению ГО/филиалу
В тексті вказати (для проживаючих в гуртожитку) - № кімнати і гуртожитку та перелік членів сім’ї, термін дії контракту
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати), розсилати для ознайомлення протоколи нарад, конференцій, вчених рад, засідань кафедри.
|| Голова  студентського профкому,
Директор студентського містечка
|| Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Директор студентського містечка ||
|-
|-
! 10624
| 1.3 || На погодинну оплату ''Прізвище І.П. назва документа для завантаження -  10.01_Заява_на_роботу_викл
| С/з со схемой автор - утверждающий (для организаций-партнеров)
 
| Шаблон дозволяє створювати, редагувати, затверджувати службову записку, лист, інформаційне повідомлення, супровідний лист, завдання, тощо без погодження, або із погодженням з іншим користувачем. Як автор, так і затверджуючий або виконавець завдання можуть ознайомлювати із змістом зазначеного документа при необхідності інших користувачів. Опція погодження відкривається після збереження документа.
посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/publichna-informacija/normativni-dokumenti/zrazki-zajav-ta-zvernenj
|-
|| Завідувач кафедри, Начальник навчально-методичного відділу || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Начальник відділу кадрів ||  
! 8540
| НОВАЯ вертикальная служебная записка с заданиями
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати),  службові записки, які потребують погодження, затвердження, '''призначення контролюючих''', призначення виконавців, доведення до відома, надсилання копій.  Із змістом записки  можна  ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам
|-
|-
! 8563
| 1.4 || На матеріальну допомогу ''Прізвище І.П. || Голова профкому,
| Вертикальная служебная записка с заданиями (для сторонних организаций)
Начальник планово-фінансового відділу
| Шаблон дозволяє створювати, погоджувати, редагувати, затверджувати (підписувати),  службові записки, які потребують погодження, затвердження та доведення до відома. Із змістом записки  можна  ознайомлювати при необхідності інших користувачів. Зазначені в документі користувачі можуть делегувати виконання поставлених завдань іншим користувачам
  || Ректор || Начальник відділу кадрів ||
|-
|-
! 8646
| 1.5 ||
| Заявка на подключение роли референта
Заяви щодо прийняття за основним місцем роботи, сумісництвом та за погодинною оплатою праці (зовнішніми) подаються із переліком необхідних документів. Заяви на прийняття за сумісництвом (внутрішнім), за погодинною оплатою праці (внутрішньою), всіх видів звільнення та переведення, всіх видів відпусток, а також будь яких звернень з кадрового діловодства подаються за допомогою системи IDoc.
| Шаблон дозволяє створювати та погоджувати призначення тимчасово виконуючого обов’язки виконавця документів в системі ЕДО. Для можливості відпрацювання документів особою, призначеною тимчасово виконуючою обов’язки на час відсутності (відпустка, відрядження) основного користувача необхідно підготувати заявку за шаблоном "8646 -  Заявка на подключение роли референта" Дану заявку можна створити, зайшовши в ЕДО з браузера  «Mozilla Firefox». Підготувати заявку може будь-який користувач (бажано той, хто буде виконувати обов’язки), але затверджувати  повинен користувач, який на час своєї відсутності призначає референта.  
    ||згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями
|}
 
====Порядок виходу із системи====
Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється  через кнопку «Ім’я, прізвище» користувача, після натискання на яке випадає меню. Натисканням на кнопку «Вихід» здійснюється повний вихід із системи ЕДО. Для наступного входу в систему необхідно авторизуватись, ввівши пароль та код з SMS чи QR-код<br>
Якщо в процесі роботи вийти із системи шляхом закриття вкладки, то при наступному відкритті вкладки ЕДО із того ж браузера того ж робочого місця авторизуватись не потрібно – відкривається одразу персональна сторінка. Проте дана опція діє лише до кінця доби. На наступний день знову необхідно авторизуватись.


===Роль ЕСК в системі ЕДО===
назва документа для завантаження - Наказ про розподіл обов’язків між ректором та проректорами
<gallery>
Файл:Скрин_13.jpg|Мал.8
Файл:Скрин12.jpg|Мал.9
</gallery>
Створений, підписаний та затверджений документ потрапляє у вибрану систему контролю.(Мал.8) Якщо документ не виконано у вказаний термін, то система блокує виконання всіх інших документів. Електронна система контролю відкривається шляхом натискання на клавішу розширення меню, яка знаходиться у правому верхньому кутку персональної сторінки, обравши там функцію ЕСК або за такими посиланнями: https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabOut, чи https://esc.privatbank.ua/index.jsp#sPath=tabIn<br>
Крім контролю виконання документів система ЕСК дозволяє керівникам ставити завдання підпорядкованим працівникам. Для цього необхідно зайти в систему ЕСК, натиснути на клавішу. Добавить задание» (Мал.9), у випадаючому вікні написати завдання та встановити термін виконання. Працівник, якому поставлено завдання зобов’язаний після його виконання написати звіт, а також у відповідній строці системи ЕСК надати посилання (з командної строки браузера ) на документ ЕДО.
----
==Рекомендації щодо  підготовки і відпрацювання окремих документів в університеті==


''По даному розділу приймаються доповнення, та пропозиції, які подавати в службу технічної підтримки''  на форумі http://forum.nuwm.edu.ua/
посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/law/ndu
{| class="wikitable sortable"
    || згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями  || Начальник відділу кадрів  ||  
|-
|-
! № з/п !! Назва документа !! № шаблону УКрДок !! Погоджуючі !! Затверджуючі !! Адресат, виконавці
| 1.6 ||    ||    ||    ||    || 
|-
|-
|colspan="6"| <center>'''Службові записки'''</center>
| <big>'''2''' || <big>'''Службові записки'''||    ||  ||    || 
|-
|-
| 1.1 || Заяви || 8563 || Безпосередній та прямий керівник, Проректор за напрямком діяльності || Ректор || Начальник відділу кадрів
| 2.1 || На заправку та відновлення картриджів, ремонт принтерів. || Безпосередній керівник || Проректор з науково-педагогічної, методичної  та виховної  роботи || Директор інформаційно-обчислювального центру ||  
|-
|-
| 1.2 || Щодо  відрядження (в тексті записки обов'язково вказувати джерело фінансування) || 8563 || Головний бухгалтер || Ректор || Начальник загального відділу
| 2.2 || На закупівлю периферії та комплектуючих комп’ютерної техніки || Директор інформаційно-обчислювального центру,
Начальник планово-фінансового відділу,
Проректор з науково-педагогічної, методичної  та виховної  роботи
|| Ректор || Директор інформаційно-обчислювального центру, Начальник відділу закупівель || Заступник начальника планово-фінансового відділу
|-
|-
| 1.2.1 || Щодо відрядження з профорієнтаційної роботи || 8563 || Головний бухгалтер Завідувач відділу працевлаштування та профорієнтації || Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи || Начальник загального відділу
| 2.3 || На розміщення нових сторінок на сайті Університету та внесення змін в структуру сайту || Начальник відділу інформаційних технологій || Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи || Директор інформаційно-обчислювального центру || 
|-
|-
| 1.2.2 || Щодо відрядження за кордон. До службової записки слід додати ЗАВДАННЯ-ОБГРУНТУВАННЯ на відрядження за кордон за посиланням: http://inter.nuwm.edu.ua/index.php/pratsivniku/vidryadzhennya-za-kordon || 8563+завдання || Головний бухгалтер Директор центру роботи з іноземними студентами та міжнародних зв’язків || Проректор з наукової роботи та міжнародних зв’язків || Начальник загального відділу
| 2.4 || На відрядження ''Прізвище І.П.
(вказувати джерело фінансування: за кошти університету, за рахунок приймаючої сторони. тощо)
|| Безпосередній керівник,
Начальник планово-фінансового відділу
|| Ректор || Начальник загального відділу|| 
|-
|-
| 1.2.3 || Щодо відрядження  за рахунок коштів держбюджетної або госпдоговірної науково-дослідної теми || 8563 || Безпосередній керівник, Начальник НДЧ Провідний бухгалтер НДЧ || Проректор з наукової роботи та міжнародних зв’язків || Старший інспектор науково-дослідної частини
| 2.5 || На відрядження за кордон ''Прізвище І.П.
Згідно Положення про службові відрядження за кордон працівників та осіб, які навчаються в НУВГП
  || Безпосередній керівник,
Начальник планово-фінансового відділу,
Провідний фахівець з інформаційного та протокольно-візового забезпечення (Туз М.В.)
|| Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків || Начальник загального відділу ||
|-
|-
| 1.3 || Щодо закупівлі та ремонту оргтехніки || 8563 || Головний бухгалтер || Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи || Помічник проректора з навчальної  та адміністративно- господарської роботи
| 2.6 || На преміювання Прізвище І.П. || Безпосередній керівник, Голова профкому,
Головний бухгалтер, Начальник планово-фінансового відділу,
Проректор за напрямом діяльності
|| Ректор || Начальник відділу кадрів ||  
|-
|-
| 1.4 || Щодо закупівлі канцтоварів || 8563 || Головний бухгалтер || Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи || Помічник проректора з навчальної  та адміністративно- господарської роботи
| 2.7 || Проведення ремонтних робіт || Директор ННІ, Начальник ПФВ. || Проректор з НП та АГР || Начальник ЕТВ ||  
|-
|-
| 1.5 || Про призначення заступника завідувача кафедри || 8563 || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Ректор || Начальник відділу кадрів
| 2.8 || Закупівля госп. товарів, комплектуючих, будівельних матеріалів,запчастин тощо. || Начальник планово-фінансового відділу, Головний бухгалтер, Проректор з НП та АГР. || Ректор || Начальник ВМТЗ ||
|-
|-
| 1.6 || Про закупівлю спецодягу, спецвзуття, засобів захисту та пожежогасіння, іншого для забезпечення охорони праці та пожежної безпеки в університеті || 8563 || Головний бухгалтер || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Помічник проректора з навчальної  та адміністративно- господарської роботи
| 2.9 || Щодо перевірки на плагіат (методичних вказівок) || Безпосередній керівник автора || Директор ІОЦ || Начальник відділу ЗІТН ||  
|-
|-
| 1.7 || Про порушення правил охорони праці та пожежної безпеки у підрозділах, що становить загрозу життю працівників та студентів
| 2.10 ||  || || || ||  
  || 8563 || Начальник служби охорони праці || Ректор || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи
|-
|-
| 1.8 || Щодо преміювання, встановлення доплат і надбавок працівникам університету згідно Колективного договору || 8563 || Головний бухгалтер. Начальник планово-фінансового відділу Голова профкому працівників || Ректор || Начальник відділу кадрів
| <big>'''3''' || <big>'''Заявка на призначення виконуючим обов’язки''' || || || ||  
|-
|-
| colspan="6"| <center>'''Накази'''</center>
| 3.1 || Вибираються: основний користувач та користувач, який буде виконувати обов’язки; дати початку та закінчення виконання обов’язків. || - || - ||  - ||  
|-
|-
| 2.1 || Накази з основної діяльності || 24 || Проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків Головний бухгалтер. Начальник планово-фінансового відділу Начальник юридичного відділу. Начальник відділу кадрів Голова профкому працівників || Ректор || За напрямками роботи
| <big>'''4''' || <big>'''Протокол''' || || || ||  
|-
|-
| 2.2 || Накази з навчального процесу || 24 || Завідувач навчально-методичного відділу Головний бухгалтер Начальник юридичного відділу Директори інститутів Коректор || Ректор або проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи  || Директори інститутів Завідувачі кафедрами Керівники структурних підрозділів
| 4.1 || Протокол засідання (зборів) колегіального органу || || Головуючий || ||  
|-
|-
| 2.3 || Накази про відпустки працівникам НУВГП || 24 || Проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків. Головний бухгалтер Начальник планово-фінансового відділу Начальник юридичного відділу Начальник відділу кадрів Голова профкому працівників Коректор || Ректор || Начальник відділу кадрів Директори інститутів Керівники  структурних підрозділів
| <big>'''5''' || <big>'''Розпорядження''' || || || ||  
|-
|-
| 2.4 || Накази про студентський склад (відрахування, зміна прізвища, надання академічних відпусток, вихід з академічних відпусток, призначення стипендії, матеріальної допомоги, преміювання, перевід з курсу на курс, видача дублікатів залікових книжок, студентських квитків, перевід на держбюджет та ін.)|| 24 || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків. Головний бухгалтер. Начальник планово-фінансового відділу Провідний бухгалтер. Завідувач навчально-методичного відділу Начальник юридичного відділу Начальник. Коректор || Ректор або Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Директори інститутів Завідувачі Кафедрами Начальник відділу кадрів
| 5.1 || || || ||  ||
|-
|-
| 2.5 || Накази про відпустки працівникам НУВГП || 24 || Проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків. Головний бухгалтер Начальник планово-фінансового відділу Начальник юридичного відділу Начальник відділу кадрів Голова профкому працівників Коректор || Ректор || Начальник відділу кадрів Директори інститутів Керівники  структурних підрозділів
| <big>'''6''' || <big>'''Накази''' || || || ||  
|-
|-
| 2.6 || Наказ про проведення конференцій || 24 || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків Проректор з науково-педагогічної та адміністративногос-подарської роботи Начальник юридичного відділу коректор || Ректор || За напрямками діяльності
| 6.1 || ||  || ||  ||  
|-
|-}
| 2.7 || Наказ про затвердження тем дипломних робіт  || 24 || Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Директори ННІ Начальник відділу кадрів Начальник юридичного відділу Завідувач навчально-методичного відділу коректор || Ректор або проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Завідувачі кафедрами
{| class="wikitable"
|-
| 2.8 || Наказ про встановлення розміру оплати за проживання в студентських гуртожитках || 24 || Проректор з науково-педагогічної та адміністративно-господарської роботи Головний бухгалтер Начальний юридичного відділу Коректор || Ректор || Головний бухгалтер
|-
| 2.9 || Накази по охороні праці та пожежній безпеці  ( про затвердження інструкцій з охорони праці, про створення пожежно-технічної комісії, про затвердження персонального складу членів пожежної дружини, про розслідування нещасних випадків,  про порядок огляду приміщень після закінчення робочого дня та ін.)  || 24 || Начальник юридичного відділу || Ректор або проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи || Начальник служби охорони праці Директори інститутів Керівники структурних підрозділів
|-
|colspan="6"| <center>'''Розпорядження'''</center>
|-
| 3.1 || Розпорядження (із загальних питань) || 23 || Начальник юридичного відділу || Ректор || Відповідно до змісту розпорядження
|-
| 3.2 || Розпорядження щодо діяльності інституту || 23 || Заступники директора інституту, завідувачі кафедрами || Директор ННІ || Відповідно до змісту розпорядження
|}
 
 
 
 
Заявки подавати в системі електронного документообігу ЕДО прикріпленим файлом до службової записки (шаблон 10624) за підписом керівництва підрозділу на ім’я Назарука Віталія Дмитровича, або Мазур Світлани Федорівни
 
 
<p style="text-align:right;">Додаток 2</p>
<center>'''Заявка'''</center>
<center>'''На підключення користувачів відокремленого підрозділу НУВГП до системи електронного документообігу'''</center>


{| class="wikitable"
|-
! № з/п !! Прізвище, ім’я,по батькові !! Посада !! Кому підпорядкований !! Мобільний телефон !! Дата народження !! Електронна адреса !! Підрозділ, коледж
|-
| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;
|}
|}
Заявки подавати в системі корпоративної електронної пошти прикріпленим файлом за підписом керівництва підрозділу на ім’я Назарука Віталія Дмитровича, або Мазур Світлани Федорівни.


<p style="text-align:right;">Додаток 3</p>
<p style="text-align:right;">Додаток 3</p>
<center>'''Заявка'''</center>
===<center>Заявка на підключення користувачів НУВГП до системи електронного документообігу</center>===
<center>'''На відключення користувачів інституту/структурного або відокремленого підрозділу НУВГП від системи електронного документообігу'''</center>
 
{| class="wikitable"
|-
! № з/п !! Прізвище, ім’я,по батькові !! Посада !! Логін !! Підрозділ, коледж, ННІ,кафедра
|-
| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;|| &nbsp;
|}
 
Заявки подавати в системі електронного документообігу ЕДО прикріпленим файлом до службової записки (шаблон 10624) за підписом керівництва підрозділу на ім’я Назарука Віталія Дмитровича, або Мазур Світлани Федорівни
 
==Порядок звернень в службу технічної підтримки==
 
При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки '''Help Desk'''.
 
Порядок звернень наступний.
*Перейти в персональний кабінет УкрДок, натиснути на клавішу «HELP» в правому верхньому кутку.
*Появляється меню звернень до технічної підтримки:
 
<center>[[Файл:Help d.png]]</center>
 
*В першій командній строці вибрати найбільш підходящий варіант та натиснути клавішу «Отправить».
*В другій командній строці вибрати найбільш підходящий варіант та натиснути клавішу «Отправить».
*В наступному діалоговому вікні:


<center>[[Файл:Help d2.png]]</center>
[https://nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/itcentr/dokumenti Шаблон заявки на підключення до СЕДО]


*В строку «Ссылка на документ или номер шаблона» внести: наявні № шаблона, № документа, логін користувача
Заявки подавати в категорію Електронний документообіг через єдиний сервіс надання інформаційних послуг прикріпленим файлом, авторизувавшись з електронної пошти підрозділу, або керівника підрозділу.
*В строку «Добавить скриншот» додати файл із зображенням помилки.
*Натиснути клавішу «Отправить».
*З відповіддю служби технічної підтримки ознайомитись наступного дня на сторінці звернень в меню «История заявки».

Поточна версія на 17:55, 19 вересня 2024

ЕДО
Ворк-Флов.PNG
Система документообігу установи
Технічні умови роботи
Платформа ресурсу Ресурс працює через доступ до Інтернету у браузері Google-Chromе
За інформаційну безпеку та технічне обслуговування відповідає відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
Консультації та навчання
Викладач Назарук Віталій Дмитрович
Цей шаблон:

Вступна частина

Система електронного документообігу (далі - СЕДО), яка впроваджена в НУВГП, розроблена компанією "іCorе" і має назву "іDoc НУВГП". Інформаційний ресурс СЕДО розміщено на серверних потужностях Національного університету водного господарства та природокористування. З 27.04.2019 р. реалізована нова версія програмного комплексу "іDoc НУВГП". Організація електонного документообігу в НУВГП здійснюється відповідно до вимог Закону України від 22.05.2003 № 851-IV Про електронні документи та електронний документообіг: [1] та Постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.18 № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності": [2]. Відповідальність за організацію електронного документообігу в НУВГП покладено на загальний відділ. Відповідальність за технічну експлуатацію СЕДО та забезпечення захисту інформації в системі покладено на відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.

Реєстрація та внесення змін в облікові дані користувачів СЕДО

Для реєстрації користувачів у системі електронного документообігу керівники підрозділів подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [3].

Для вилучення користувача із СЕДО керівники підрозділів подають заявки із зазначенням прізвища, імені, по-батькові користувача, номеру та дати наказу на звільнення.

Для внесення змін в облікові дані користувачів керівники подають заявки у довільній формі із зазначенням дати та номером наказу та відповідних змін у посадах, підпорядкуванні, прізвищах тощо.

Для внесення змін у випадку реорганізації чи створення нових підрозділів, керівники подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [4].

Усі заявки подаються через єдиний сервіс надання інформаційних послуг НУВГП: [5] у категорію "Електронний документообіг"

Загальна інформація

Обов'язки користувачів

Користувачі ЕДО НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та дотримуватись її вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку ЕДО для виконання наявних документів. Відеоінструкція розробників системи знаходиться за посиланням: https://www.youtube.com/watch?v=H77lr56ITr4

Порядок підготовки та роботи в системі

Авторизація в системі

Для входу в систему необхідно в командному рядку браузера користувача набрати https://idoc.nuwm.edu.ua/login , або натиснути на [6] даної інструкції, або натиснути на зображення "Електронний документообіг" у вкладці "Працівник" головної сторінки сайту університету.

Вхід з порталу.PNG

У вікні авторизації:

Авторизація.PNG

У рядок «Логін» ввести персональний логін, створений шляхом транслітерації ініціалів та прізвища користувача, наприклад: v.s.koval (для користувачів , підключених в 2018 р.), та nuwm_v.s.koval (для користувачів, підключених з 2019 р.). В командному рядку «Пароль» ввести пароль, потім натиснути «Увійти», в результаті чого відкривається сторінка персонального кабінету користувача.

Персональний каб.PNG

Зміна пароля здійснюється в меню "Мій профіль" в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч) .

Заміна пароля.PNG

Після відкривання вікна зміни пароля необхідно здійснити процедуру вводу Вашого індивідуального пароля.

Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему, зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні). Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється. Пароль необхідно запам'ятати, або записати на недоступний для інших осіб носій.

Відновлення пароля

Якщо користувач не може пригадати свій пароль, він повинен його відновити через кнопку "Забули пароль"

Забули пароль.PNG

Після натискання кнопки Забули пароль відкривається меню відновлення пароля. У верхній рядок необхідно внести логін в ЕДО (наприклад v.s.koval, а в нижній рядок - логін персональної електроннної пошти в домені nuwm.edu.ua, наприклад: v.s.koval@nuwm.edu.ua та натиснути кнопку Отримати пароль. На електронну скриньку користувача надійде тимчасовий пароль, який необхідно змінити зазначеним вище способом

Отримати пароль.PNG

Загальні вимоги по роботі в системі

1. Користувачам рекомендується регулярна очистка файлів куки і кешу (п. 3.1.1)
2. Наполегливо рекомендуємо внести СЕД у винятки розширень браузера, які блокують рекламу. Дані розширення можуть блокувати критично важливі функції документообігу.
3. Рекомендуємо оновлювати пароль кожні 3 місяця для покращення безпеки користувача.

Порядок роботи з документами

Загальні вимоги при роботі з документами

Логіка бізнеспроцесів підготовки документів зображена на нижченаведеній блок-схемі. Узгоджуючих, затверджуючих, адресатів, ознайомлювачів необхідно вибирати залежно від змісту документа Порядок роботи з документом із погодженням При вставці cкопійованого тексту в поле документу слід використовувати комбінацію ctrl+shift+v
На друк документи виводяться з оформленням згідно брендбуку та закону України.

3.1.1 Очистка файлів куків та кешу

Перед кожним сеансом роботи в системі необхідно видаляти накопичені файли куків. Для цього в командному рядку браузера натиснути на значок замка, вибрати необхідні файли куків, послідовно натиснути Видалити та Готово.

Куки.png

Видалення куків.png

Після вибору шаблону для створення документа необхідно скинути кеш та обновити сторінку

Скинути кеш.png

Порядок роботи приведено на прикладі шаблона наказу і стосується всіх інших документів.

Створення документа.

У персональному кабінеті IDoc НУВГП натиснути на клавішу «Створити документ», у випадаючому меню вибрати Наказ.

Заповнити шаблон за наступною схемою:

Назва наказу.PNG

В поле "Назва документу" необхідно внести коротку назву наказу. В поле "Констатуюча частина" необхідно внести коротку преамбулу, підставу. В поле "Наказую" необхідно внести текст наказу. В поля "Констатуюча частина" та "Наказую" можна імпортувати підготовлені тексти, які містяться в інших файлах, натиснувши кнопку "Імпорт doc-файлу".

  • При внесенні тексту в поля дотримуватись наступних вимог: вирівнювання тектсу з обох сторін, абзацні відступи виставляти вручну пробілами.
  • Рядок для підпису ректора не вносити - він підтягується автоматично.

Тіло наказу.PNG

При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".

Узгодження документа.Ознайомлення з документом

Вибір узгоджуючих здійснюється відповідно до змісту наказу. Автоматично підтягуються на узгодження: безпосередній керівник автора документу, начальник юридичного відділу, начальник відділу запобігання та виявлення корупції, коректор. Якщо в процесі узгодження проекту документу виникає необхідність додати узгоджуючого, то це необхідно виконувати в режимі Редагування, натиснувши на кнопку "Зняти з візування". Після заповнення всіх полів необхідно натиснути кнопки "Зберегти" та "Створити" ("Підписати").

Узгодження.PNG

Вибір користувачів, яким необхідно довести наказ, може здійснюється автором під час створення, узгодження та затвердження документу, але до моменту натискання ним кнопки "Ознайомитись". Для цього необхідно відкрити документ та в рядку "Ознайомлення" вибрати необхідних користувачів.Ознайомлення здійснюється індивідуально, або за ролями.

Індикатором кроку, на якому знаходиться документ (узгодження, затвердження, ознайомлення), є жовта вертикальна лінія праворуч від реквізитів користувачів.

Лінія узгодження.png

Додавання узгоджуючого на кроці Затвердження

Якщо на кроці Затвердження було отримано зауваження щодо необхідності додати особу на попередній крок, то автору необхідно взяти документ на редагування,

Додавання узгоджуючого.png

додати необхідного підписанта. Поставити галочку в полі “Повернути на узгодження”, потім натиснути на кнопку “Повернути на візування” або “Повернути на візування та зняти підписи”

Повернення на узгодження.png

Прикріплення файлів додатків до документа.

  • Натиснути на клавішу «Зберегти», перевірити правопис.
  • Натиснути на клавішу «Редагувати».
  • При необхідності виправити помилки.

При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".

Прикріплення додатків.PNG

Дозволені формати додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб. Використовувати коми, крапки, пробіли в назвах документів ЗАБОРОНЕНО. Рекомендовано називати додатки ЛАТИНИЦЕЮ

Додавання файлів на редагуванні

В разі неможливості прикріплення додатків слід натиснути ПКМ у виділеному полі та зняти галочку "Тільки читання"

Ronly.png

Вставка гіперпосилання на документ іDoc

Для вставки гіперпосилання необхідно в текст документа, який створюється, внести назву документа, на який буде гіперпосилання та виділити його. В сусідній вкладці браузера відкрити документ, на який буде гіперпосилання та з командного рядка скопіювати посилання. Повернутись до створюваного документа, на панелі інструментів натиснути значок гіперпосилання. У запропонованому меню натиснути на клавішу «Вставити посилання», скопійоване посилання вставити в рядок «URL» та натиснути на клавішу Ok.

Вставка гіперпосилання.PNG

Відправлення документа.

В меню роботи із збереженим документом натиснути клавішу «Створити». Документ надходить до папки "Очікують мене" адресата (угоджуючого, затверджуючого, ознайомлювача).

Видалення документа.

Якщо в процесі створення, редагування, візування документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути на кнопку зі стрілкою та вибрати пункт «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.

Idoc remove.png

Відпрацювання документа.

Документи, надіслані користувачу в роботу, потраплять йому в папку "Очікують мене". Користувачу необхідно відкрити документ, озайомитись із змістом та, залежно від змісту, відпрацювати: узгодити, затвердити, додати адресата, додати ознайомлювача, делегувати, написати зауваження чи коментар. Якщо користувач написав зауваження, то документ повертається до автора, котрий повинен внести корективи в документ та написати відповідь.

Тест зауваження.PNG

Тест відповіді.PNG

Ознайомлення з документом інших користувачів.

Для ознайомлення з документом в рядку "Ознайомлення" необхідно натиснути на значок "+", набрати прізвище користувача та натиснути на рядок з його даними. Для ознайомлення з документом групи користувачів, яким присвоєні певні ролі, необхідно в рядку "Ознайомлення" натиснути на значок "+ силует" та вибрати групу користувачів з відповідними ролями.

Ознайомлення кор.PNG

Ознайомлення ролі.PNG

Прикріплення завдання.

До кожного документа можна прикріпити завдання з контролем. Для цього необхідно натиснути на кнопку "Додати завдання" і заповнити всі необхідні поля.

Додавання завдання.PNG

У контролюючого це завдання появиться в папці "Я контролюю", у виконапця - в паці "Мене контролюють".  

Створення папок та додавання документів до папок

В процесі роботи всі створені користувачем документи в хронологічному порядку поміщаються до папки «Мої документи». Всі відпрацьовані користувачем документи, в т.ч. отримані, але не відпрацьовані іншими користувачами, потрапляють в папку "Інші" Документи, відпрацьовані усіма, без виключення користувачами, переміщаються із папки "Інші" до папки "Історія". Необхідні для подальшого використання документи користувач може додавати до персональних папок

Створення папок.PNG

Для додавання документа до папки необхідно його позначити галочкою (ліворуч від назви), натиснути на значок "Позначити як", дати назву папки , та натиснути значок +:

Делегування документів.

Делегування документа означає передачу права авторства на документ. Делегування можливе в межах одного підрозділу між працівниками, або по вертикальній підпорядкованості.

Заборонено делегувати документ вказаним автором документа користувачам, які виконують роль погоджуючого, затверджуючого, адресата, додаткового виконавця.

В межах одного підрозділу вхідний документ може бути делегований, якщо за змістом документ належить до виконання іншим працівником, відповідно до покладених функціональних обов’язків. Керівник може делегувати вхідний документ на виконання працівнику підпорядкованого підрозділу.

Делегування.PNG

Пошук документів.

Пошук документів здійснюється в меню пошуку за допомогою наступних способів.

  • Пошук за допомогою системного номера документа

ПОшук за сист. №.PNG

  • Пошук за допомогою порядкового номера,або назви документа

Пошук за назвою.PNG

  • Пошук за допомогою інших атрибутів документа

Пощук док.PNG

Генерація документу з КЕП та його верифікація

Для верифікації накладеного КЕП на документ його необхідно завантажити (значок завантаження в правій частині екрану під прізвищем)

верифікація пдф

та скористатись сервісами перевірки КЕП Верифікація Дія

Друк документів.

Відповідальними за реєстрацію підрозділами обов'язково роздруковуються в одному примірнику лише ті документи, які в подальшому будуть передані до архіву. Для друку спочатку через меню перегляду необхідно вибрати, що саме необхідно друкувати - текст документу, чи аркуш погодження. Аркуш погодження роздруковується на звороті останнього аркуша розпорядчого документу.

Друк наказу.PNG

Далі необхідно натиснути на значок принтера

Принтер.PNG

Натиснути кнопку "Роздрукувати"

Принтер вивід.PNG

Натиснути кнопку "Друк". В налаштуваннях принтера необхідно встановити показані на рисунку параметри

Налаштування принтера.PNG

Автоматичний перехід на наступний документ

Для вимкнення функції автоматичного переходу на наступний документ необхідно перейти в меню налаштування та натиснути необхідний чекбокс

Autochange.png

Відкладення підписання з КЕП з мобільних пристроїв

Для того, що відкласти підписання з КЕП з мобільних пристроїв, необхідно:

Авторизуватись в системі
Перейти за посиланням https://idoc.nuwm.edu.ua/tools/profile
Увімкнути режим “Комп’ютерної версії сайту”

Ecpmob 1.jpg

Ecpmob 2.jpg

Натиснути відповідну галочку

Ecpmob 3.jpg

Особливості використання окремих бізнеспроцесів (шаблонів) при підготовці документів

Накази за категоріями

Окрім шаблона Наказ, за допомогою якого готуються накази з основної діяльності, розроблено ряд інших шаблонів, за допомогою яких готуються накази за наступними видами діяльності.

  • Наказ аспірантура
  • Наказ НДЧ
  • Наказ кадри
  • Наказ відпустки
  • Наказ відрядження
  • Наказ студенти
  • Наказ приймальна комісія
  • Наказ ІПО кадри
  • Наказ ІПО студенти

Реєстрація затверджених наказів за порядковими номерами, створеними автоматично системою, здійснюється відповідальними підрозділами. Доступ до зазначених шаблонів надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг" [7]

Розпорядження

Бізнеспроцес "Розпорядження" має таку ж логіку створення, узгодження, затвердження та ознайомлення, що й наказ. Автоматично на узгодження підтягюються безпосередній керівник автора проекту розпорядження та коректор. Доступ до шаблону надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг" [8]

Заява

В меню вибору БП необхідно вибрати "Заява".

Вибір заяви.PNG

Поля необхідно заповнити згідно змісту (або імпортувати з doc-файла). Вибирати, згідно змісту заяви, узгоджуючих, затверджуючого, адресата/тів (хто буде обробляти заяву) та, при необхідності - ознайомлювачів. При необхідності прикріпити додатки. Автоматично підтягуються: в узгоджуючі безпосередній керівник автора та начальник відділу кадрів; в ознайомлювачі – діловод загального відділу, яка веде облік заяв.

Поля Заяви.PNG


Натиснути кнопку "На підпис". Підтягується меню ЕЦП - необхідно вибрати АЦСК, де генерувався ЕЦП, вибрати файл, на якому він зберігається та ввести пароль доступу до файлу та підписати з ЕЦП. (Якщо обов’язкові поля не заповнено, або немає ЕЦП – документ не створиться)

Накладення ЕЦП.PNG

Заявка на виконуючого обов'язки

В меню вибору БП вибираємо "Заявка на виконуючого обов'язків". Заповнюємо необхідні поля: підстава, ПІБ основного користувача (той, хто передає права), В.о. (той, хто приймає права), дату початку та дату кінця.

Vo.png

Та натискаємо "На підпис". Необхідні підписанти підтягнуться автоматично. Після присвоєння прав для в. о. слід перезайти в систему для коректного відпрацювання системою.

Перехід до документів користувача

Vo2.png

Натискаємо на Ваше прізвище та обираємо необхідну особу. Далі робота із документами не відрізняється від звичного процесу.

Протокол

В меню вибору БП необхідно вибрати "Протокол". Доступ до шаблону надається згідно заявок діловодам кафедр, секретарям зборів та колегіальних органів. Протокол створюється в день проведення засідань чи зборів. Дата протоколу підтягується автоматично. Номер протоколу проставляється згідно журналу реєстрації.

Протокол створення.PNG

Табель обліку використання робочого часу

Бізнеспроцес «Табель обліку» призначений для використання працівниками усіх підрозділів університету. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність створення таблиці табелю в форматі .doc, .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc. Документ із зразком таблиці додається окремим файлом: Табель обліку

Шаблони

Табель обліку.png

Таблицю потрібно заповнити в програмі Word і зберегти на комп’ютері окремим файлом. Для використання зазначеного бізнеспроцесу необхідно натиснути на кнопку Створити документ і вибрати Табель обліку.

Вибір БП Табель обліку.png

В шаблоні документа внести назву, наприклад, Табель, відділ/центр/кафедра, місяць. Натиснути кнопку Імпорт doc-файлу, вибрати збережений файл таблиці та завантажити його.

Імпорт файла табель.png

Файл вантажиться до 1 хвилини і матиме наступний вигляд.

Табель обліку html.png

Натиснути кнопку «На підпис» та підписати документ з ЕЦП. За достовірність внесених даних відповідає автор документу. Примітка. Всі узгоджувачі, затверджуючий та адресат додаються автоматично.

Акт НДЧ

Бізнеспроцес “Акт НДЧ” призначений для використання працівниками науково - дослідної частини. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність заповнення підготовлених документів в форматі .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc:
Акт НДЧ

Тіло документу

Табель обліку

Табель

Перед початком роботи в СЕДО iDoc необхідно заповнити документи формату .docx

Порядок роботи з СЕДО

Для роботи з документом в СЕДО iDoc необхідно:

Створення документу

1. Натиснути “Створити документ” та вибрати “Акт НДЧ”

Заповнення полів Селект

2. Заповнити обов’язкові поля документу. Слід звернути увагу на те, що “Керівник роботи” вибирається через поле селекту

Імпорт

3. Натиснути “Імпорт doc-файлу” в полях “Табель” та “Тіло документу”

Aktndch5.png

4. Натиснути кнопку “На підпис” та накласти візу ЕЦП
Всі необхідні підписанти підтягнуться автоматично

Контракт

Натискаємо “Створити документ” та обираємо “Контракт”

Створення

Імпортуємо заповнений шаблон контракту згідно категорії, що доступний за посиланням (буде прикріплено після публікації на порталі). При потребі додаємо підписантів на крок “Погодження”.

Наповнення документу

Натискаємо “За візами” та накладаємо візу КЕП

ECP

Звіт по контракту

В папці “Мої документи” відкриваємо підписаний контракт та натискаємо

створення

"Похідний"
Обираємо категорію “Звіт по контракту”

похідний

Імпортуємо дані з doc - файлу
В поле “До документу” вставляємо системний номер (70-хххххххх) або шукаємо по ключових словах: Контракт Прізвище Ім’я. Обираємо Ваш документ.

похідний

Натискаємо “За візами”
Для перегляду всіх супутних до контракту документів необхідно натиснути на “Дерево”

похідний

Акти прийому - передачі

Шаблони “Акт приймання - передачі основних засобів” та “Акт приймання - передачі запасів” призначені матеріально відповідальним особам для документального оформлення передачі матеріальних цінностей. Документ створює особа, яка ПЕРЕДАЄ матеріальні цінності.

Шаблони

Робота в СЕД iDoc

1. Створюємо на комп’ютері файл за зразком, що подано нижче, заповнюємо відповідно до обраної категорії та зберігаємо у форматі .doc

шаблон шаблон

2. Натискаємо “Створити документ” 3. Обираємо “Акт ПП” необхідної категорії

створення

4.Заповнюємо назву документу та імпортуємо підготовлений .doc файл

наповнення

5. На крок “Узгодження” додаємо особу, яка ПРИЙМАЄ матеріальні цінності

кроки

6. На крок “Затвердження” додаємо проректора за напрямом діяльності та натискаємо “На підпис”

Заява на звільнення

Бізнеспроцес “Заява на звільнення” доступна всім користувачам ЕДО та призначена для забезпечення процесу звільнення працівників НУВГП. Разом із заявою підписанти накладають візу на обхідний лист особи, що звільняється. Порядок роботи: Обираємо БП “Заява на звільнення” в списку шаблонів

створення

В назву документу автоматично підставляться необхідні дані. Слід заповнити тіло документу

наповнення

Натискаємо “На підпис” та накладаємо ЕЦП. Необхідні підписанти підтягнуться автоматично

Затвердження

Шаблон бізнеспроцесу “Затвердження” доступний для всіх науково-педагогічних працівників та керівного складу університету, призначений для затвердження різного роду документів, які не мають окремої процедури підписання. Створюємо документ:

створення

Заповнити назву та тіло документу відповідно до змісту. За необхідностю можна імпортувати документ та завантажити додатки

створення

Погодження не є обов’язковим кроком та не має автоматично прикріплених осіб. Підписання є обов’язковим полем та не має осіб, які будуть підтягуватись автоматично. Передбачено ручне додавання

створення

Накласти КЕП

створення

Для завантаження файлу з КЕП можна скористатись кнопкою “Завантажити"

створення

Силабус

Шаблон "Силабус" доступний для всіх науково-педагогічних працівників, призначений для затвердження Силабусів нормативних та вибіркових дисциплін.
Шаблон для заповнення .docx документу знаходиться за посиланням Макет силабусу

Наповнення шаблону

Додавання фото відбувається через Вставлення > зображення
фото
Для вставки інформації в макет силабусу використовуємо комбінацію клавіш Ctrl + Shift + V або Права Кнопка Миші (далі - ПКМ) > Вставити без форматування.
Заборонено вставляти таблиці в таблиці, використовувати довгі покликання (використовуйте гіперпосилання), вставляти текст зі збереженням форматування.
Необхідні посилання оформлюємо через гіперпосилання:
1. Пишемо "Посилання"
2. Виділяємо текст
3. ПКМ > Посилання > Вставити посилання
додати гіперпосилання
4. Вставляємо посилання в поле "Адреса" та натискаємо "Ок"
додати гіперпосилання

Робота в СЕДО

Створюємо документ, заповнюємо поля (вказуємо назву силабусу, ННІ, тіло документу)

створення

Імпортуємо тіло документу використовуючи браузер Firefox .
ВАЖЛИВО: документ для імпорту повинен мати розширення .docx
ВАЖЛИВО: документ для імпорту повинен починатись з ШИФРУ СИЛАБУСУ. Шапка та ННІ заповнюється користувачем в окремих полях.
"Національний університет водного господарства та природокористування" підтягується автоматично в прінтформу

підписанти

В погодження освітньої компоненти додаємо:
Керівник освітньої програми, секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ.
Для погодження вибіркової освітньої компоненти необхідно додати:
Секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ, Вчений секретар НМР НУВГП.
Сорока В.С., проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи, голова науково-методичної ради НУВГП до підписання додається автоматично. Після заповнення документу відправляємо на підписання та накладаємо КЕП.

Паспорт санітарно-технічного стану приміщення

Перед початком роботи в СЕД необхідно заповнити шаблон

створення

Обираємо процес “Паспорт СТС” у вікні створення документу

наповнення

Наповнюємо необхідні поля з наданого переліку. Обираємо ННІ та кафедру

кафедра

При виборі кафедри обов’язково починати пошук зі слова “кафедра”

імпорт

Імпортуємо завчасно підготовлений шаблон паспорту приміщення через функцію “Імпорт doc-файлу”

На погодження вручну додаємо директора ННІ, на розгляд - завідувача кафедри. Документ готовий до роботи.
Шапка документу автоматично створюється системою і не потребує додаткового наповнення наданого шаблону даними шапки документу

Система завдань та електронного контролю

Система завдань та електронного контролю призначена для здійснення контролю виконанння у встановлені терміни. Для встановлення контролю виконання документа, до нього необхідно прикріпити завдання.

Додати завдання.PNG

Для створення автономного завдавдання та моніторингу існуючого контролю використовується вкладка Завдання

Вкладка Завдання.PNG

При створенні завдання заповнюються всі обов'язкові поля, вибираються виконавці, контролюючі, спостерігачі (при потребі), визначається форма звіту.

Додавання завдання.PNG

Контроль стану виконання завдань контролюючим здійснюється у вкладці Я контролюю

Я контролюю.PNG

Контроль стану виконання завдання виконавцем здійснюється у вкладці Мене контролюють

Мене контролюють.PNG

Порядок звернень в службу технічної підтримки

При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки Help Desk.

Порядок звернень наступний.

  • Перейти на сайт НУВГП, натиснути на вкладки Працівник та Help Desk http://help.nuwm.edu.ua/.
Хелп Деск.png
  • Необхідно авторизуватись через аккаунт службової пошти НУВГП.
  • Вибрати категорію Електронний документообіг. В тексті заявки детально описати суть проблеми та прикріпити файл із скрином помилки (при її наявності).


Порядок виходу із системи

Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється через кнопку «Вихід» в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч).


Рекомендації щодо підготовки і відпрацювання окремих документів в університеті

Додаток 1

Рекомендації щодо змісту та маршрутизації типових документів НУВГП


По даному розділу приймаються доповнення, та пропозиції, які необхідно подавати в категорію Електронний документообіг через Єдиний сервіс надання інформаційних послуг http://help.nuwm.edu.ua/

№ з/п Назва та короткий зміст Узгоджуючі Затверджуючий Адресат Ознайомлення
1 Заяви
1.1 На щорічну відпустку Прізвище І.П. (В тексті вказувати за який період роботи має бути надана відпустка) Безпосередній керівник Ректор чи проректор за напрямом діяльності Начальник відділу кадрів
1.2 На житлову комісію Прізвище І.П.

В тексті вказати (для проживаючих в гуртожитку) - № кімнати і гуртожитку та перелік членів сім’ї, термін дії контракту

Голова студентського профкому,

Директор студентського містечка

Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Директор студентського містечка
1.3 На погодинну оплату Прізвище І.П. назва документа для завантаження - 10.01_Заява_на_роботу_викл

посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/publichna-informacija/normativni-dokumenti/zrazki-zajav-ta-zvernenj

Завідувач кафедри, Начальник навчально-методичного відділу Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Начальник відділу кадрів
1.4 На матеріальну допомогу Прізвище І.П. Голова профкому,

Начальник планово-фінансового відділу

Ректор Начальник відділу кадрів
1.5

Заяви щодо прийняття за основним місцем роботи, сумісництвом та за погодинною оплатою праці (зовнішніми) подаються із переліком необхідних документів. Заяви на прийняття за сумісництвом (внутрішнім), за погодинною оплатою праці (внутрішньою), всіх видів звільнення та переведення, всіх видів відпусток, а також будь яких звернень з кадрового діловодства подаються за допомогою системи IDoc.

згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями

назва документа для завантаження - Наказ про розподіл обов’язків між ректором та проректорами

посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/law/ndu

згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями Начальник відділу кадрів
1.6
2 Службові записки
2.1 На заправку та відновлення картриджів, ремонт принтерів. Безпосередній керівник Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Директор інформаційно-обчислювального центру
2.2 На закупівлю периферії та комплектуючих комп’ютерної техніки Директор інформаційно-обчислювального центру,

Начальник планово-фінансового відділу, Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи

Ректор Директор інформаційно-обчислювального центру, Начальник відділу закупівель Заступник начальника планово-фінансового відділу
2.3 На розміщення нових сторінок на сайті Університету та внесення змін в структуру сайту Начальник відділу інформаційних технологій Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Директор інформаційно-обчислювального центру
2.4 На відрядження Прізвище І.П.

(вказувати джерело фінансування: за кошти університету, за рахунок приймаючої сторони. тощо)

Безпосередній керівник,

Начальник планово-фінансового відділу

Ректор Начальник загального відділу
2.5 На відрядження за кордон Прізвище І.П.

Згідно Положення про службові відрядження за кордон працівників та осіб, які навчаються в НУВГП

Безпосередній керівник,

Начальник планово-фінансового відділу, Провідний фахівець з інформаційного та протокольно-візового забезпечення (Туз М.В.)

Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків Начальник загального відділу
2.6 На преміювання Прізвище І.П. Безпосередній керівник, Голова профкому,

Головний бухгалтер, Начальник планово-фінансового відділу, Проректор за напрямом діяльності

Ректор Начальник відділу кадрів
2.7 Проведення ремонтних робіт Директор ННІ, Начальник ПФВ. Проректор з НП та АГР Начальник ЕТВ
2.8 Закупівля госп. товарів, комплектуючих, будівельних матеріалів,запчастин тощо. Начальник планово-фінансового відділу, Головний бухгалтер, Проректор з НП та АГР. Ректор Начальник ВМТЗ
2.9 Щодо перевірки на плагіат (методичних вказівок) Безпосередній керівник автора Директор ІОЦ Начальник відділу ЗІТН
2.10
3 Заявка на призначення виконуючим обов’язки
3.1 Вибираються: основний користувач та користувач, який буде виконувати обов’язки; дати початку та закінчення виконання обов’язків. - - -
4 Протокол
4.1 Протокол засідання (зборів) колегіального органу Головуючий
5 Розпорядження
5.1
6 Накази
6.1

Додаток 3

Заявка на підключення користувачів НУВГП до системи електронного документообігу

Шаблон заявки на підключення до СЕДО

Заявки подавати в категорію Електронний документообіг через єдиний сервіс надання інформаційних послуг прикріпленим файлом, авторизувавшись з електронної пошти підрозділу, або керівника підрозділу.

Отримано з https://wiki.nuwm.edu.ua/index.php?title=ЕДО_-_Електронний_документообіг&oldid=38926