ЕДО - Електронний документообіг

Матеріал з Wikiситет
(різн.) ← Попередня версія | Поточна версія (різн.) | Новіша версія → (різн.)
Перейти до навігації Перейти до пошуку
ЕДО
Ворк-Флов.PNG
Система документообігу установи
Технічні умови роботи
Платформа ресурсу Ресурс працює через доступ до Інтернету у браузері Google-Chromе
За інформаційну безпеку та технічне обслуговування відповідає відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.
Консультації та навчання
Викладач Назарук Віталій Дмитрович

Вступна частина

Система електронного документообігу (далі - СЕДО), яка впроваджена в НУВГП, розроблена компанією "іCorе" і має назву "іDoc НУВГП". Інформаційний ресурс СЕДО розміщено на серверних потужностях Національного університету водного господарства та природокористування. З 27.04.2019 р. реалізована нова версія програмного комплексу "іDoc НУВГП". Організація електонного документообігу в НУВГП здійснюється відповідно до вимог Закону України від 22.05.2003 № 851-IV Про електронні документи та електронний документообіг: [1] та Постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.18 № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності": [2]. Відповідальність за організацію електронного документообігу в НУВГП покладено на загальний відділ. Відповідальність за технічну експлуатацію СЕДО та забезпечення захисту інформації в системі покладено на відділ інформаційних технологій інформаційно-обчислювального центру НУВГП.

Реєстрація та внесення змін в облікові дані користувачів СЕДО

Для реєстрації користувачів у системі електронного документообігу керівники підрозділів подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [3].

Для вилучення користувача із СЕДО керівники підрозділів подають заявки із зазначенням прізвища, імені, по-батькові користувача, номеру та дати наказу на звільнення.

Для внесення змін в облікові дані користувачів керівники подають заявки у довільній формі із зазначенням дати та номером наказу та відповідних змін у посадах, підпорядкуванні, прізвищах тощо.

Для внесення змін у випадку реорганізації чи створення нових підрозділів, керівники подають заявки з розширенням .xls або .xlsx. Форма для заповнення даних знаходиться в розділі «Документи» сторінки ІОЦ на сайті університету за посиланням: [4].

Усі заявки подаються через єдиний сервіс надання інформаційних послуг НУВГП: [5] у категорію "Електронний документообіг"

Загальна інформація

Обов'язки користувачів

Користувачі ЕДО НУВГП зобов’язані ознайомитись з даною інструкцією та дотримуватись її вимог. Користувачі зобов’язані коректно та вчасно готувати та відпрацьовувати необхідні документи, щоденно (в робочі дні) заходити на свою сторінку ЕДО для виконання наявних документів. Відеоінструкція розробників системи знаходиться за посиланням: https://www.youtube.com/watch?v=H77lr56ITr4

Порядок підготовки та роботи в системі

Авторизація в системі

Для входу в систему необхідно в командному рядку браузера користувача набрати https://idoc.nuwm.edu.ua/login , або натиснути на [6] даної інструкції, або натиснути на зображення "Електронний документообіг" у вкладці "Працівник" головної сторінки сайту університету.

Вхід з порталу.PNG

У вікні авторизації:

Авторизація.PNG

У рядок «Логін» ввести персональний логін, створений шляхом транслітерації ініціалів та прізвища користувача, наприклад: v.s.koval (для користувачів , підключених в 2018 р.), та nuwm_v.s.koval (для користувачів, підключених з 2019 р.). В командному рядку «Пароль» ввести пароль, потім натиснути «Увійти», в результаті чого відкривається сторінка персонального кабінету користувача.

Персональний каб.PNG

Зміна пароля здійснюється в меню "Мій профіль" в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч) .

Заміна пароля.PNG

Після відкривання вікна зміни пароля необхідно здійснити процедуру вводу Вашого індивідуального пароля.

Пароль бажано підготувати заздалегідь. Перевищення певного часу бездіяльності користувача при виконанні операцій входження в систему, зміни пароля призводить до зупинки процесу і необхідності повторного входження. Вимоги до пароля: не менше 8 символів, не використовувався раніше; рекомендації до пароля – не повинен повторювати дату народження та ініціали (символи, використані в логіні). Пароль повинен змінюватись не рідше, ніж 1 раз в 90 днів. Використання старого пароля забороняється. Пароль необхідно запам'ятати, або записати на недоступний для інших осіб носій.

Відновлення пароля

Якщо користувач не може пригадати свій пароль, він повинен його відновити через кнопку "Забули пароль"

Забули пароль.PNG

Після натискання кнопки Забули пароль відкривається меню відновлення пароля. У верхній рядок необхідно внести логін в ЕДО (наприклад v.s.koval, а в нижній рядок - логін персональної електроннної пошти в домені nuwm.edu.ua, наприклад: v.s.koval@nuwm.edu.ua та натиснути кнопку Отримати пароль. На електронну скриньку користувача надійде тимчасовий пароль, який необхідно змінити зазначеним вище способом

Отримати пароль.PNG

Загальні вимоги по роботі в системі

1. Користувачам рекомендується регулярна очистка файлів куки і кешу (п. 3.1.1)
2. Наполегливо рекомендуємо внести СЕД у винятки розширень браузера, які блокують рекламу. Дані розширення можуть блокувати критично важливі функції документообігу.
3. Рекомендуємо оновлювати пароль кожні 3 місяця для покращення безпеки користувача.

Порядок роботи з документами

Загальні вимоги при роботі з документами

Логіка бізнеспроцесів підготовки документів зображена на нижченаведеній блок-схемі. Узгоджуючих, затверджуючих, адресатів, ознайомлювачів необхідно вибирати залежно від змісту документа Порядок роботи з документом із погодженням При вставці cкопійованого тексту в поле документу слід використовувати комбінацію ctrl+shift+v
На друк документи виводяться з оформленням згідно брендбуку та закону України.

3.1.1 Очистка файлів куків та кешу

Перед кожним сеансом роботи в системі необхідно видаляти накопичені файли куків. Для цього в командному рядку браузера натиснути на значок замка, вибрати необхідні файли куків, послідовно натиснути Видалити та Готово.

Куки.png

Видалення куків.png

Після вибору шаблону для створення документа необхідно скинути кеш та обновити сторінку

Скинути кеш.png

Порядок роботи приведено на прикладі шаблона наказу і стосується всіх інших документів.

Створення документа.

У персональному кабінеті IDoc НУВГП натиснути на клавішу «Створити документ», у випадаючому меню вибрати Наказ.

Заповнити шаблон за наступною схемою:

Назва наказу.PNG

В поле "Назва документу" необхідно внести коротку назву наказу. В поле "Констатуюча частина" необхідно внести коротку преамбулу, підставу. В поле "Наказую" необхідно внести текст наказу. В поля "Констатуюча частина" та "Наказую" можна імпортувати підготовлені тексти, які містяться в інших файлах, натиснувши кнопку "Імпорт doc-файлу".

  • При внесенні тексту в поля дотримуватись наступних вимог: вирівнювання тектсу з обох сторін, абзацні відступи виставляти вручну пробілами.
  • Рядок для підпису ректора не вносити - він підтягується автоматично.

Тіло наказу.PNG

При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".

Узгодження документа.Ознайомлення з документом

Вибір узгоджуючих здійснюється відповідно до змісту наказу. Автоматично підтягуються на узгодження: безпосередній керівник автора документу, начальник юридичного відділу, начальник відділу запобігання та виявлення корупції, коректор. Якщо в процесі узгодження проекту документу виникає необхідність додати узгоджуючого, то це необхідно виконувати в режимі Редагування, натиснувши на кнопку "Зняти з візування". Після заповнення всіх полів необхідно натиснути кнопки "Зберегти" та "Створити" ("Підписати").

Узгодження.PNG

Вибір користувачів, яким необхідно довести наказ, може здійснюється автором під час створення, узгодження та затвердження документу, але до моменту натискання ним кнопки "Ознайомитись". Для цього необхідно відкрити документ та в рядку "Ознайомлення" вибрати необхідних користувачів.Ознайомлення здійснюється індивідуально, або за ролями.

Індикатором кроку, на якому знаходиться документ (узгодження, затвердження, ознайомлення), є жовта вертикальна лінія праворуч від реквізитів користувачів.

Лінія узгодження.png

Додавання узгоджуючого на кроці Затвердження

Якщо на кроці Затвердження було отримано зауваження щодо необхідності додати особу на попередній крок, то автору необхідно взяти документ на редагування,

Додавання узгоджуючого.png

додати необхідного підписанта. Поставити галочку в полі “Повернути на узгодження”, потім натиснути на кнопку “Повернути на візування” або “Повернути на візування та зняти підписи”

Повернення на узгодження.png

Прикріплення файлів додатків до документа.

  • Натиснути на клавішу «Зберегти», перевірити правопис.
  • Натиснути на клавішу «Редагувати».
  • При необхідності виправити помилки.

При наявності додатка до наказу необхідно у відповідне поле внести його назву та вибрати файл самого додатку. Якщо додатків декілька, то кожен з них додається окремо через кнопку "+Додати рядок".

Прикріплення додатків.PNG

Дозволені формати додатків: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, rar, zip. Заборонені формати додатків: exe. Максимальний розмір додатка 3 Мб. Використовувати коми, крапки, пробіли в назвах документів ЗАБОРОНЕНО. Рекомендовано називати додатки ЛАТИНИЦЕЮ

Додавання файлів на редагуванні

В разі неможливості прикріплення додатків слід натиснути ПКМ у виділеному полі та зняти галочку "Тільки читання"

Ronly.png

Вставка гіперпосилання на документ іDoc

Для вставки гіперпосилання необхідно в текст документа, який створюється, внести назву документа, на який буде гіперпосилання та виділити його. В сусідній вкладці браузера відкрити документ, на який буде гіперпосилання та з командного рядка скопіювати посилання. Повернутись до створюваного документа, на панелі інструментів натиснути значок гіперпосилання. У запропонованому меню натиснути на клавішу «Вставити посилання», скопійоване посилання вставити в рядок «URL» та натиснути на клавішу Ok.

Вставка гіперпосилання.PNG

Відправлення документа.

В меню роботи із збереженим документом натиснути клавішу «Створити». Документ надходить до папки "Очікують мене" адресата (угоджуючого, затверджуючого, ознайомлювача).

Видалення документа.

Якщо в процесі створення, редагування, візування документа відпала необхідність у ньому, або документ був випадково відправлений не тому користувачу, його можна видалити до моменту затвердження чи відпрацювання адресатом. Для цього необхідно відкрити документ, натиснути на кнопку зі стрілкою та вибрати пункт «Видалити». Затверджені та відпрацьовані документи видаленню не підлягають.

Idoc remove.png

Відпрацювання документа.

Документи, надіслані користувачу в роботу, потраплять йому в папку "Очікують мене". Користувачу необхідно відкрити документ, озайомитись із змістом та, залежно від змісту, відпрацювати: узгодити, затвердити, додати адресата, додати ознайомлювача, делегувати, написати зауваження чи коментар. Якщо користувач написав зауваження, то документ повертається до автора, котрий повинен внести корективи в документ та написати відповідь.

Тест зауваження.PNG

Тест відповіді.PNG

Ознайомлення з документом інших користувачів.

Для ознайомлення з документом в рядку "Ознайомлення" необхідно натиснути на значок "+", набрати прізвище користувача та натиснути на рядок з його даними. Для ознайомлення з документом групи користувачів, яким присвоєні певні ролі, необхідно в рядку "Ознайомлення" натиснути на значок "+ силует" та вибрати групу користувачів з відповідними ролями.

Ознайомлення кор.PNG

Ознайомлення ролі.PNG

Прикріплення завдання.

До кожного документа можна прикріпити завдання з контролем. Для цього необхідно натиснути на кнопку "Додати завдання" і заповнити всі необхідні поля.

Додавання завдання.PNG

У контролюючого це завдання появиться в папці "Я контролюю", у виконапця - в паці "Мене контролюють".  

Створення папок та додавання документів до папок

В процесі роботи всі створені користувачем документи в хронологічному порядку поміщаються до папки «Мої документи». Всі відпрацьовані користувачем документи, в т.ч. отримані, але не відпрацьовані іншими користувачами, потрапляють в папку "Інші" Документи, відпрацьовані усіма, без виключення користувачами, переміщаються із папки "Інші" до папки "Історія". Необхідні для подальшого використання документи користувач може додавати до персональних папок

Створення папок.PNG

Для додавання документа до папки необхідно його позначити галочкою (ліворуч від назви), натиснути на значок "Позначити як", дати назву папки , та натиснути значок +:

Делегування документів.

Делегування документа означає передачу права авторства на документ. Делегування можливе в межах одного підрозділу між працівниками, або по вертикальній підпорядкованості.

Заборонено делегувати документ вказаним автором документа користувачам, які виконують роль погоджуючого, затверджуючого, адресата, додаткового виконавця.

В межах одного підрозділу вхідний документ може бути делегований, якщо за змістом документ належить до виконання іншим працівником, відповідно до покладених функціональних обов’язків. Керівник може делегувати вхідний документ на виконання працівнику підпорядкованого підрозділу.

Делегування.PNG

Пошук документів.

Пошук документів здійснюється в меню пошуку за допомогою наступних способів.

  • Пошук за допомогою системного номера документа

ПОшук за сист. №.PNG

  • Пошук за допомогою порядкового номера,або назви документа

Пошук за назвою.PNG

  • Пошук за допомогою інших атрибутів документа

Пощук док.PNG

Генерація документу з КЕП та його верифікація

Для верифікації накладеного КЕП на документ його необхідно завантажити (значок завантаження в правій частині екрану під прізвищем)

верифікація пдф

та скористатись сервісами перевірки КЕП Верифікація Дія

Друк документів.

Відповідальними за реєстрацію підрозділами обов'язково роздруковуються в одному примірнику лише ті документи, які в подальшому будуть передані до архіву. Для друку спочатку через меню перегляду необхідно вибрати, що саме необхідно друкувати - текст документу, чи аркуш погодження. Аркуш погодження роздруковується на звороті останнього аркуша розпорядчого документу.

Друк наказу.PNG

Далі необхідно натиснути на значок принтера

Принтер.PNG

Натиснути кнопку "Роздрукувати"

Принтер вивід.PNG

Натиснути кнопку "Друк". В налаштуваннях принтера необхідно встановити показані на рисунку параметри

Налаштування принтера.PNG

Автоматичний перехід на наступний документ

Для вимкнення функції автоматичного переходу на наступний документ необхідно перейти в меню налаштування та натиснути необхідний чекбокс

Autochange.png

Відкладення підписання з КЕП з мобільних пристроїв

Для того, що відкласти підписання з КЕП з мобільних пристроїв, необхідно:

Авторизуватись в системі
Перейти за посиланням https://idoc.nuwm.edu.ua/tools/profile
Увімкнути режим “Комп’ютерної версії сайту”

Ecpmob 1.jpg

Ecpmob 2.jpg

Натиснути відповідну галочку

Ecpmob 3.jpg

Особливості використання окремих бізнеспроцесів (шаблонів) при підготовці документів

Накази за категоріями

Окрім шаблона Наказ, за допомогою якого готуються накази з основної діяльності, розроблено ряд інших шаблонів, за допомогою яких готуються накази за наступними видами діяльності.

  • Наказ аспірантура
  • Наказ НДЧ
  • Наказ кадри
  • Наказ відпустки
  • Наказ відрядження
  • Наказ студенти
  • Наказ приймальна комісія
  • Наказ ІПО кадри
  • Наказ ІПО студенти

Реєстрація затверджених наказів за порядковими номерами, створеними автоматично системою, здійснюється відповідальними підрозділами. Доступ до зазначених шаблонів надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг" [7]

Розпорядження

Бізнеспроцес "Розпорядження" має таку ж логіку створення, узгодження, затвердження та ознайомлення, що й наказ. Автоматично на узгодження підтягюються безпосередній керівник автора проекту розпорядження та коректор. Доступ до шаблону надається користувачам індивідуально згідно заявок, поданих через єдиний сервіс надання інформаційних послуг в категорію "Електронний документообіг" [8]

Заява

В меню вибору БП необхідно вибрати "Заява".

Вибір заяви.PNG

Поля необхідно заповнити згідно змісту (або імпортувати з doc-файла). Вибирати, згідно змісту заяви, узгоджуючих, затверджуючого, адресата/тів (хто буде обробляти заяву) та, при необхідності - ознайомлювачів. При необхідності прикріпити додатки. Автоматично підтягуються: в узгоджуючі безпосередній керівник автора та начальник відділу кадрів; в ознайомлювачі – діловод загального відділу, яка веде облік заяв.

Поля Заяви.PNG


Натиснути кнопку "На підпис". Підтягується меню ЕЦП - необхідно вибрати АЦСК, де генерувався ЕЦП, вибрати файл, на якому він зберігається та ввести пароль доступу до файлу та підписати з ЕЦП. (Якщо обов’язкові поля не заповнено, або немає ЕЦП – документ не створиться)

Накладення ЕЦП.PNG

Заявка на виконуючого обов'язки

В меню вибору БП вибираємо "Заявка на виконуючого обов'язків". Заповнюємо необхідні поля: підстава, ПІБ основного користувача (той, хто передає права), В.о. (той, хто приймає права), дату початку та дату кінця.

Vo.png

Та натискаємо "На підпис". Необхідні підписанти підтягнуться автоматично. Після присвоєння прав для в. о. слід перезайти в систему для коректного відпрацювання системою.

Перехід до документів користувача

Vo2.png

Натискаємо на Ваше прізвище та обираємо необхідну особу. Далі робота із документами не відрізняється від звичного процесу.

Протокол

В меню вибору БП необхідно вибрати "Протокол". Доступ до шаблону надається згідно заявок діловодам кафедр, секретарям зборів та колегіальних органів. Протокол створюється в день проведення засідань чи зборів. Дата протоколу підтягується автоматично. Номер протоколу проставляється згідно журналу реєстрації.

Протокол створення.PNG

Табель обліку використання робочого часу

Бізнеспроцес «Табель обліку» призначений для використання працівниками усіх підрозділів університету. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність створення таблиці табелю в форматі .doc, .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc. Документ із зразком таблиці додається окремим файлом: Табель обліку

Шаблони

Табель обліку.png

Таблицю потрібно заповнити в програмі Word і зберегти на комп’ютері окремим файлом. Для використання зазначеного бізнеспроцесу необхідно натиснути на кнопку Створити документ і вибрати Табель обліку.

Вибір БП Табель обліку.png

В шаблоні документа внести назву, наприклад, Табель, відділ/центр/кафедра, місяць. Натиснути кнопку Імпорт doc-файлу, вибрати збережений файл таблиці та завантажити його.

Імпорт файла табель.png

Файл вантажиться до 1 хвилини і матиме наступний вигляд.

Табель обліку html.png

Натиснути кнопку «На підпис» та підписати документ з ЕЦП. За достовірність внесених даних відповідає автор документу. Примітка. Всі узгоджувачі, затверджуючий та адресат додаються автоматично.

Акт НДЧ

Бізнеспроцес “Акт НДЧ” призначений для використання працівниками науково - дослідної частини. Особливістю в роботі даного бізнеспроцесу є необхідність заповнення підготовлених документів в форматі .docx з подальшим імпортом в поле HTML СЕДО IDoc:
Акт НДЧ

Тіло документу

Табель обліку

Табель

Перед початком роботи в СЕДО iDoc необхідно заповнити документи формату .docx

Порядок роботи з СЕДО

Для роботи з документом в СЕДО iDoc необхідно:

Створення документу

1. Натиснути “Створити документ” та вибрати “Акт НДЧ”

Заповнення полів Селект

2. Заповнити обов’язкові поля документу. Слід звернути увагу на те, що “Керівник роботи” вибирається через поле селекту

Імпорт

3. Натиснути “Імпорт doc-файлу” в полях “Табель” та “Тіло документу”

Aktndch5.png

4. Натиснути кнопку “На підпис” та накласти візу ЕЦП
Всі необхідні підписанти підтягнуться автоматично

Контракт

Натискаємо “Створити документ” та обираємо “Контракт”

Створення

Імпортуємо заповнений шаблон контракту згідно категорії, що доступний за посиланням (буде прикріплено після публікації на порталі). При потребі додаємо підписантів на крок “Погодження”.

Наповнення документу

Натискаємо “За візами” та накладаємо візу КЕП

ECP

Звіт по контракту

В папці “Мої документи” відкриваємо підписаний контракт та натискаємо

створення

"Похідний"
Обираємо категорію “Звіт по контракту”

похідний

Імпортуємо дані з doc - файлу
В поле “До документу” вставляємо системний номер (70-хххххххх) або шукаємо по ключових словах: Контракт Прізвище Ім’я. Обираємо Ваш документ.

похідний

Натискаємо “За візами”
Для перегляду всіх супутних до контракту документів необхідно натиснути на “Дерево”

похідний

Акти прийому - передачі

Шаблони “Акт приймання - передачі основних засобів” та “Акт приймання - передачі запасів” призначені матеріально відповідальним особам для документального оформлення передачі матеріальних цінностей. Документ створює особа, яка ПЕРЕДАЄ матеріальні цінності.

Шаблони

Робота в СЕД iDoc

1. Створюємо на комп’ютері файл за зразком, що подано нижче, заповнюємо відповідно до обраної категорії та зберігаємо у форматі .doc

шаблон шаблон

2. Натискаємо “Створити документ” 3. Обираємо “Акт ПП” необхідної категорії

створення

4.Заповнюємо назву документу та імпортуємо підготовлений .doc файл

наповнення

5. На крок “Узгодження” додаємо особу, яка ПРИЙМАЄ матеріальні цінності

кроки

6. На крок “Затвердження” додаємо проректора за напрямом діяльності та натискаємо “На підпис”

Заява на звільнення

Бізнеспроцес “Заява на звільнення” доступна всім користувачам ЕДО та призначена для забезпечення процесу звільнення працівників НУВГП. Разом із заявою підписанти накладають візу на обхідний лист особи, що звільняється. Порядок роботи: Обираємо БП “Заява на звільнення” в списку шаблонів

створення

В назву документу автоматично підставляться необхідні дані. Слід заповнити тіло документу

наповнення

Натискаємо “На підпис” та накладаємо ЕЦП. Необхідні підписанти підтягнуться автоматично

Затвердження

Шаблон бізнеспроцесу “Затвердження” доступний для всіх науково-педагогічних працівників та керівного складу університету, призначений для затвердження різного роду документів, які не мають окремої процедури підписання. Створюємо документ:

створення

Заповнити назву та тіло документу відповідно до змісту. За необхідностю можна імпортувати документ та завантажити додатки

створення

Погодження не є обов’язковим кроком та не має автоматично прикріплених осіб. Підписання є обов’язковим полем та не має осіб, які будуть підтягуватись автоматично. Передбачено ручне додавання

створення

Накласти КЕП

створення

Для завантаження файлу з КЕП можна скористатись кнопкою “Завантажити"

створення

Силабус

Шаблон "Силабус" доступний для всіх науково-педагогічних працівників, призначений для затвердження Силабусів нормативних та вибіркових дисциплін.
Шаблон для заповнення .docx документу знаходиться за посиланням Макет силабусу

Наповнення шаблону

Додавання фото відбувається через Вставлення > зображення
фото
Для вставки інформації в макет силабусу використовуємо комбінацію клавіш Ctrl + Shift + V або Права Кнопка Миші (далі - ПКМ) > Вставити без форматування.
Заборонено вставляти таблиці в таблиці, використовувати довгі покликання (використовуйте гіперпосилання), вставляти текст зі збереженням форматування.
Необхідні посилання оформлюємо через гіперпосилання:
1. Пишемо "Посилання"
2. Виділяємо текст
3. ПКМ > Посилання > Вставити посилання
додати гіперпосилання
4. Вставляємо посилання в поле "Адреса" та натискаємо "Ок"
додати гіперпосилання

Робота в СЕДО

Створюємо документ, заповнюємо поля (вказуємо назву силабусу, ННІ, тіло документу)

створення

Імпортуємо тіло документу використовуючи браузер Firefox .
ВАЖЛИВО: документ для імпорту повинен мати розширення .docx
ВАЖЛИВО: документ для імпорту повинен починатись з ШИФРУ СИЛАБУСУ. Шапка та ННІ заповнюється користувачем в окремих полях.
"Національний університет водного господарства та природокористування" підтягується автоматично в прінтформу

підписанти

В погодження освітньої компоненти додаємо:
Керівник освітньої програми, секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ.
Для погодження вибіркової освітньої компоненти необхідно додати:
Секретар НМР з якості ННІ, голова (директор) НМР з якості ННІ, Вчений секретар НМР НУВГП.
Сорока В.С., проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи, голова науково-методичної ради НУВГП до підписання додається автоматично. Після заповнення документу відправляємо на підписання та накладаємо КЕП.

Паспорт санітарно-технічного стану приміщення

Перед початком роботи в СЕД необхідно заповнити шаблон

створення

Обираємо процес “Паспорт СТС” у вікні створення документу

наповнення

Наповнюємо необхідні поля з наданого переліку. Обираємо ННІ та кафедру

кафедра

При виборі кафедри обов’язково починати пошук зі слова “кафедра”

імпорт

Імпортуємо завчасно підготовлений шаблон паспорту приміщення через функцію “Імпорт doc-файлу”

На погодження вручну додаємо директора ННІ, на розгляд - завідувача кафедри. Документ готовий до роботи.
Шапка документу автоматично створюється системою і не потребує додаткового наповнення наданого шаблону даними шапки документу

Система завдань та електронного контролю

Система завдань та електронного контролю призначена для здійснення контролю виконанння у встановлені терміни. Для встановлення контролю виконання документа, до нього необхідно прикріпити завдання.

Додати завдання.PNG

Для створення автономного завдавдання та моніторингу існуючого контролю використовується вкладка Завдання

Вкладка Завдання.PNG

При створенні завдання заповнюються всі обов'язкові поля, вибираються виконавці, контролюючі, спостерігачі (при потребі), визначається форма звіту.

Додавання завдання.PNG

Контроль стану виконання завдань контролюючим здійснюється у вкладці Я контролюю

Я контролюю.PNG

Контроль стану виконання завдання виконавцем здійснюється у вкладці Мене контролюють

Мене контролюють.PNG

Порядок звернень в службу технічної підтримки

При наявності технічних збоїв, некоректної роботи системи, неможливості відпрацювати документ користувач має можливість звернутись в службу технічної підтримки Help Desk.

Порядок звернень наступний.

  • Перейти на сайт НУВГП, натиснути на вкладки Працівник та Help Desk http://help.nuwm.edu.ua/.
Хелп Деск.png
  • Необхідно авторизуватись через аккаунт службової пошти НУВГП.
  • Вибрати категорію Електронний документообіг. В тексті заявки детально описати суть проблеми та прикріпити файл із скрином помилки (при її наявності).


Порядок виходу із системи

Вихід із сеансу системи ЕДО здійснюється через кнопку «Вихід» в налаштуваннях (шестерня зверху праворуч).


Рекомендації щодо підготовки і відпрацювання окремих документів в університеті

Додаток 1

Рекомендації щодо змісту та маршрутизації типових документів НУВГП


По даному розділу приймаються доповнення, та пропозиції, які необхідно подавати в категорію Електронний документообіг через Єдиний сервіс надання інформаційних послуг http://help.nuwm.edu.ua/

№ з/п Назва та короткий зміст Узгоджуючі Затверджуючий Адресат Ознайомлення
1 Заяви
1.1 На щорічну відпустку Прізвище І.П. (В тексті вказувати за який період роботи має бути надана відпустка) Безпосередній керівник Ректор чи проректор за напрямом діяльності Начальник відділу кадрів
1.2 На житлову комісію Прізвище І.П.

В тексті вказати (для проживаючих в гуртожитку) - № кімнати і гуртожитку та перелік членів сім’ї, термін дії контракту

Голова студентського профкому,

Директор студентського містечка

Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Директор студентського містечка
1.3 На погодинну оплату Прізвище І.П. назва документа для завантаження - 10.01_Заява_на_роботу_викл

посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/publichna-informacija/normativni-dokumenti/zrazki-zajav-ta-zvernenj

Завідувач кафедри, Начальник навчально-методичного відділу Проректор з науково-педагогічної та навчальної роботи Начальник відділу кадрів
1.4 На матеріальну допомогу Прізвище І.П. Голова профкому,

Начальник планово-фінансового відділу

Ректор Начальник відділу кадрів
1.5

Заяви щодо прийняття за основним місцем роботи, сумісництвом та за погодинною оплатою праці (зовнішніми) подаються із переліком необхідних документів. Заяви на прийняття за сумісництвом (внутрішнім), за погодинною оплатою праці (внутрішньою), всіх видів звільнення та переведення, всіх видів відпусток, а також будь яких звернень з кадрового діловодства подаються за допомогою системи IDoc.

згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями

назва документа для завантаження - Наказ про розподіл обов’язків між ректором та проректорами

посилання для завантаження - nuwm.edu.ua/strukturni-pidrozdili/law/ndu

згідно з наказом НУВГП від 26.12.2014 року “Про розподіл обов’язків між ректором та проректорами Національного університету водного господарства та природокористування, відповідно до затвердженої структури університету” зі змінами та доповненнями Начальник відділу кадрів
1.6
2 Службові записки
2.1 На заправку та відновлення картриджів, ремонт принтерів. Безпосередній керівник Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Директор інформаційно-обчислювального центру
2.2 На закупівлю периферії та комплектуючих комп’ютерної техніки Директор інформаційно-обчислювального центру,

Начальник планово-фінансового відділу, Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи

Ректор Директор інформаційно-обчислювального центру, Начальник відділу закупівель Заступник начальника планово-фінансового відділу
2.3 На розміщення нових сторінок на сайті Університету та внесення змін в структуру сайту Начальник відділу інформаційних технологій Проректор з науково-педагогічної, методичної та виховної роботи Директор інформаційно-обчислювального центру
2.4 На відрядження Прізвище І.П.

(вказувати джерело фінансування: за кошти університету, за рахунок приймаючої сторони. тощо)

Безпосередній керівник,

Начальник планово-фінансового відділу

Ректор Начальник загального відділу
2.5 На відрядження за кордон Прізвище І.П.

Згідно Положення про службові відрядження за кордон працівників та осіб, які навчаються в НУВГП

Безпосередній керівник,

Начальник планово-фінансового відділу, Провідний фахівець з інформаційного та протокольно-візового забезпечення (Туз М.В.)

Проректор з наукової роботи та міжнародних зв'язків Начальник загального відділу
2.6 На преміювання Прізвище І.П. Безпосередній керівник, Голова профкому,

Головний бухгалтер, Начальник планово-фінансового відділу, Проректор за напрямом діяльності

Ректор Начальник відділу кадрів
2.7 Проведення ремонтних робіт Директор ННІ, Начальник ПФВ. Проректор з НП та АГР Начальник ЕТВ
2.8 Закупівля госп. товарів, комплектуючих, будівельних матеріалів,запчастин тощо. Начальник планово-фінансового відділу, Головний бухгалтер, Проректор з НП та АГР. Ректор Начальник ВМТЗ
2.9 Щодо перевірки на плагіат (методичних вказівок) Безпосередній керівник автора Директор ІОЦ Начальник відділу ЗІТН
2.10
3 Заявка на призначення виконуючим обов’язки
3.1 Вибираються: основний користувач та користувач, який буде виконувати обов’язки; дати початку та закінчення виконання обов’язків. - - -
4 Протокол
4.1 Протокол засідання (зборів) колегіального органу Головуючий
5 Розпорядження
5.1
6 Накази
6.1

Додаток 3

Заявка на підключення користувачів НУВГП до системи електронного документообігу

Шаблон заявки на підключення до СЕДО

Заявки подавати в категорію Електронний документообіг через єдиний сервіс надання інформаційних послуг прикріпленим файлом, авторизувавшись з електронної пошти підрозділу, або керівника підрозділу.